Come fare un piano d’azione aziendale

Ti sei mai sentito disorientato, incerto o incapace di raggiungere il tuo obiettivo? Questa condizione si presenta spesso quando non si ha un piano d’azione, ossia nel momento in cui non hai fissato i passaggi necessari per raggiungere gli obiettivi che ti eri prefissato.

La motivazione, l’innovazione o la lungimiranza sono fattori cruciali per avere successo nel business. Per realizzare un progetto, però, c’è bisogno di concretezza: qualsiasi traguardo è a portata di mano ma bisogna individuare e seguire un percorso ben preciso per raggiungerlo.

Nella vita privata, così come nell’ambito aziendale, esistono degli schemi a cui è quasi impossibile sottrarsi. Sono le azioni da compiere per poter passare dall’idea alla sua realizzazione. 

Chiaramente non si tratta di schemi intoccabili poiché ogni step può essere modellato e ogni passaggio rimodulato a seconda delle condizioni e del contesto. Tuttavia, se hai intenzione di far evolvere le cose, è necessario che tu faccia un salto in avanti e, a partire dalla fase progettuale, inizi a mettere in atto azioni concrete.

Nella strategia d’impresa, pianificare e schematizzare ogni step ha un grande valore. Permette di visualizzare l’obiettivo, di perseguirlo nel modo corretto o di raddrizzare la rotta. Nel mio lavoro, il piano d’azione è sempre stato uno strumento cruciale a cui continuo a ricorrere. Ed è per questo motivo che spiego ai miei clienti – imprenditori, liberi professionisti, commerciali – come fare un piano d’azione aziendale e che vantaggi ha. 

Se vuoi accelerare i tempi e raggiungere i tuoi obiettivi di business, contattami ora per una consulenza.

Altrimenti continua nella lettura dell’articolo, dove ti spiego come fare un piano d’azione aziendale e come potresti sfruttarlo in maniera proficua per il tuo business.   

Cos’è un piano d’azione aziendale? 

Per spiegarti cos’è un piano d’azione voglio partire da un esempio di vita pratica: la cucina. Quando si prepara un piatto non è sufficiente avere in casa gli ingredienti o pregustarne il sapore. Per ottenere una pietanza deliziosa bisogna seguire una serie di passaggi, cercando di rispettarne l’ordine e le tempistiche. 

Non si può fare la pizza senza la giusta lievitazione, oppure senza portare il forno alla temperatura corretta. Che risultato otterresti?

Bene, puoi pensare ai tuoi obiettivi come ad una pietanza da preparare e il piano d’azione è la tua ricetta per ottenere un risultato perfetto.

L’action plan o piano d’azione aziendale, quindi, è il documento in cui vengono descritti gli obiettivi da raggiungere e gli step necessari per concretizzarli. Nella pratica, si vanno a delineare tutte le singole azioni per attuare la strategia d’impresa.

Nella creazione del documento, devi saper individuare i passaggi strategici dai quali dipende il raggiungimento dell’obiettivo finale. Così riesci a focalizzare l’attenzione, tua e del team di lavoro, sul singolo target in modo che sia eseguito nella maniera più funzionale.

Affinché il piano d’azione sia efficace va scandito con un ordine temporale, stabilendo la data iniziale e finale di ogni fase. Questo rende i risultati misurabili ed è possibile affinare i passaggi in caso di necessità.

L’action plan è direttamente collegato al business plan poiché descrive i passaggi necessari per raggiungere gli obiettivi aziendali. La differenza tra piano strategico e piano d’azione, tuttavia, è che il primo delinea i passaggi in maniera generica, mentre il secondo ha un approccio prettamente operativo.

A cosa serve? 

Il piano d’azione è uno strumento versatile che può essere applicato a più obiettivi. Che siano singoli o multipli è comunque valido e di grande aiuto sia nella sfera professionale che personale.

Avendo uno schema da seguire, è possibile dedicare tempo e risorse economiche in modo più preciso, evitando sprechi o ritardi. Per il raggiungimento degli obiettivi il piano d’azione aziendale va condiviso con tutto il team, che può allinearsi e lavorare in sinergia. Io consiglio sempre di redigere il documento di concerto con i propri collaboratori, in modo che ognuno possa fornire il proprio apporto specifico alla strategia.

Grazie al documento, si arriva più velocemente a scelte decisive relative ai diversi processi. Risultano, infatti, estremamente chiare le condizioni in cui si è, le tempistiche e i passaggi da fare per raggiungere un obiettivo.

Come approccio alla gestione delle attività, il piano d’azione aziendale favorisce il team working: i dipendenti hanno una vision più puntuale dei propri compiti, si rendono conto di eventuali criticità, possono efficientare le attività; i manager riescono a vedere l’andamento dei processi in maniera completa, riuscendo a controllare il rispetto dei tempi, dei diversi task e del budget.

Suddividendo il percorso in micro obiettivi è possibile intervenire rapidamente su ognuno di essi, prima che le conseguenze siano irreparabili. Dunque, si riduce il rischio di sprecare denaro, tempo e professionalità.

Come si fa un piano d’azione aziendale? 

Finalmente siamo arrivati alla parte pratica e nelle prossime righe ti spiegherò quali sono le regole per creare un piano d’azione.

Considera che si tratta di una procedura piuttosto standardizzata che può essere applicata su più fronti: è valida per impostare e monitorare la tua strategia di marketing aziendale così come per ottimizzare il lavoro dei diversi reparti dell’azienda.

I passaggi da seguire per fare un piano d’azione aziendale sono essenzialmente sei:

1. analisi della situazione di partenza;
2. analisi del contesto;
3. definizione degli obiettivi;
4. redazione dell’action plan;
5. esecuzione del piano d’azione;
6. monitoraggio dei risultati.

In ogni passaggio, è essenziale che tu metta in gioco la tua visione d’insieme e che sappia determinare al meglio punti e tempistiche. Con un po’ di elasticità puoi applicare questo strumento a qualunque situazione, declinando i vari passaggi a seconda delle tue necessità.

Il punto di partenza chiaramente è il contesto di riferimento, che va delineato tenendo conto delle risorse a disposizione (persone, tempi, risorse economiche). Dopodiché vanno delineati gli obiettivi, quanto più realistici possibile, e le azioni da intraprendere per realizzarli.

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Vediamo come fare un piano di azione aziendale step by step.

1. Analizza lo stato di partenza (analisi SWOT)

Hai mai sentito parlare di analisi SWOT? 

Per quanto mi riguarda è uno degli strumenti che ritengo più utili nel marketing. 

SWOT è un acronimo che sta per Strengths (forza), Weaknesses (debolezza), Opportunities (opportunità) e Threats (minacce). Mettendola in atto, quindi, si analizzano i punti di forza, i punti di debolezza, le opportunità e le minacce che riguardano la tua realtà imprenditoriale.

Questo tipo di approccio mette in risalto le caratteristiche dell’azienda, considerata sia dal punto di vista interno che in relazione all’esterno e, quindi, alla concorrenza e al mercato.

Ciò che emerge dall’analisi SWOT permette di lavorare al piano d’azione aziendale con la consapevolezza di quali sono le aree di opportunità e gli aspetti da implementare. Permette di far leva sui punti forza e utilizzare al meglio le risorse a disposizione. Infine, emergono le aree potenzialmente a rischio, alle quali si dovrebbe prestare particolare attenzione.

2. Considera il contesto generale 

Dopo aver valutato le condizioni dell’azienda in relazione all’ambiente interno e all’ambiente esterno è essenziale valutare il contesto in cui operi. 

Com’è strutturato il tuo mercato di riferimento? Quali sono i tuoi competitor? Che tipo di opportunità ci sono?

È essenziale che tu abbia una visione chiara del mercato perché è esattamente lì che si trova il tuo target e si apre il tuo ventaglio di opportunità.

In pratica, effettuando l’analisi di mercato hai la possibilità di individuare le condizioni del mercato, o della tua nicchia di riferimento, e dei fattori che lo influenzano. Si tratta di un processo estremamente concreto, costruito su dati reali definiti in maniera qualitativa e quantitativa.  

Per ottenere dati funzionali alla tua analisi è necessario che tu stabilisca gli obiettivi dell’indagine a priori, definendo i margini entro i quali lavorare: target, canali di comunicazione. 

3. Imposta obiettivi SMART 

Quali sono i tuoi obiettivi di business? Sei sicuro di aver individuato il bersaglio giusto?

Prima di arrivare alla redazione del piano d’azione devi sapere con esattezza quali sono i tuoi obiettivi, ossia dove vuoi condurre la tua impresa. Sebbene possa sembrare un compito facile, ti assicuro che non è affatto così. Se non hai una visione chiara e non fissi degli intenti corretti rischi di sprecare tempo e denaro in modo controproducente.

Anche per impostare gli obiettivi ci vuole metodo e uno dei modi migliori per farlo è quello di seguire lo schema SMART, per definire obiettivi specifici, misurabili, raggiungibili e basati sul tempo.

Vediamo da vicino come applicarlo:

• Specific: un obiettivo diventa specifico quando è definito con estrema esattezza. Vanno evitate definizione generiche e, proprio alla luce dei dati raccolti in precedenza, bisogna entrare nel dettaglio;
• Measurable: è essenziale che gli obiettivi siano misurabili, così da poter valutare i progressi e le eventuali azioni correttive da intraprendere;
• Attainable: a cosa serve un obiettivo se non è raggiungibile? Bisogna avere mire realistiche così da poter mettere in atto ogni passaggio per conquistarle;
• Relevant: sì ad obiettivi funzionali in linea con la mission aziendale;
• Time-based: il tempo è una componente importante da cui dipende la riuscita di qualsiasi progetto. Ogni obiettivo deve avere tempistiche reali per essere realizzato.

Dopo la definizione degli obiettivi si inizia con la redazione dell’action plan.

4. Scrivi il tuo piano d’azione per punti 

In molti casi, guardare ad un obiettivo lontano può spaventare. In realtà, bisognerebbe imparare a lavorare in maniera diversa, suddividendo il percorso in passaggi brevi e definiti.

Creare delle tappe intermedie rende più scorrevole il piano d’azione e, di sicuro, aiuta a perseguire il proprio scopo finale.

A livello ottico, è molto utile schematizzare il piano e creare delle tabelle per visualizzare i diversi step. All’interno, sarà importante indicare le risorse coinvolte in ogni parte del processo, descrivendo i vari task.  

5. Segui il piano e fai in modo che venga seguito 

Il raggiungimento degli obiettivi prefissati dipende in primo luogo dal team di lavoro. Tutte le persone che ne fanno parte devono avere piena coscienza degli obiettivi e dei propri compiti e lavorare attivamente per portarli a termine.

Ascoltare dubbi o perplessità è utile per aumentare il coinvolgimento e capire se effettivamente seguono tutti una stessa linea.

Nel portare avanti il piano vanno rispettate le scadenze. Questo permette al team di lavorare di concerto e valutare come sta andando il progetto. Tieni presente che il piano di lavoro può essere anche modificato in corso d’opera, laddove sia necessario intervenire sulle tempistiche, sulle risorse e sui micro obiettivi. Per tenere sotto controllo chi sta lavorando a cosa potrebbe essere utile fare uno schema simile ad un organigramma aziendale, in cui inserire il nome delle persone che prendono le decisioni e guidano il team da quelle che svolgono le varie attività e così via.

6. Monitora e analizza i risultati 

Durante l’esecuzione del piano d’azione bisogna dedicare tempo al monitoraggio e all’analisi dei risultati. Valutando i diversi step riesci a capire se sei nella direzione giusta e se le azioni previste sono in linea con l’obiettivo finale. In questa fase possono emergere eventuali criticità che tu puoi contenere 

e affrontare in modo rapido. Grazie ai risultati dell’analisi, è possibile rivalutare il piano d’azione e rivederlo in prospettiva dei nuovi dati.

È importante che il monitoraggio e l’analisi vengano eseguiti periodicamente così da intervenire in maniera rapida. 

Esempio di piano d’azione aziendale 

Voglio farti un esempio concreto di piano d’azione aziendale. Un cliente mi ha chiesto una consulenza per incrementare le vendite della sua attività.

Dall’analisi SWOT ci siamo resi conto che la forza vendita non era sufficiente per rispondere alle esigenze della clientela e che non era adeguatamente formata.

A quel punto abbiamo stabilito che l’obiettivo realistico era di aumentare il fatturato del 40% entro i successivi due anni.

Cosa abbiamo fatto poi?

Ci siamo posti degli obiettivi mensili rispetto ai profitti. 

Ma il piano d’azione aziendale iniziava da un lavoro importante proprio sulla forza vendita. Innanzitutto abbiamo dedicato un mese alla ricerca di nuovi collaboratori da inserire nel team di vendita. E successivamente siamo partiti con un periodo di formazione di due mesi.

Questo ha portato a un cambio radicale nello scenario: l’aumento del numero di venditori è stato utile per rispondere a un maggior numero di richieste da parte dei clienti; la formazione adeguata ha permesso di concludere più vendite, riducendo le obiezioni dei clienti.

Entro il primo anno i profitti sono aumentati del 15%, mentre entro ventiquattro mesi siamo riusciti addirittura a raggiungere un 47% di incremento.

Come fare un piano d’azione efficace

Come avrai capito, il piano d’azione è uno strumento operativo di grande importanza per un’azienda. Descrive in maniera particolareggiata le azioni da intraprendere per portare a termine gli obiettivi prefissati. Ma non solo. Scandisce le tempistiche, elenca le risorse coinvolte, fissa le scadenze e le task.

La suddivisione del percorso in passaggi più piccoli agevola il lavoro, aumenta la motivazione del team e facilita il monitoraggio delle attività. Questo a favore della buona riuscita del progetto.

Versatile e chiaro, l’action plan può essere utilizzato da imprenditore, professionisti e venditori. Tuttavia ciò non vuol dire che tutti sappiano farlo. Si tratta di uno strumento complesso, da maneggiare con competenza ed estrema visione d’insieme.

Basta che siano stabiliti gli obiettivi sbagliati per mandare all’aria mesi di lavoro. O che in fase di monitoraggio vengano trascurati aspetti importanti per mancare l’obiettivo finale.

Per raggiungere i tuoi obiettivi professionali e aziendali, dovresti rivolgerti a un professionista. Se hai bisogno di una mano io sono a tua disposizione per una consulenza di business.  Sono qui per mostrarti le opportunità e le risorse che possiedi e per aiutarti a metterle a frutto.