OKR: cosa sono, esempi e perché usarli

Ha rivoluzionato la Silicon Valley ed è una delle metodologie di gestione più valide da applicare ai progetti aziendali e personali: il metodo OKR permette di organizzare le attività in maniera estremamente efficace affinché tutte le risorse coinvolte lavorino per un obiettivo comune.

Il sistema si è diffuso intorno agli anni Ottanta, quando ha totalmente invertito i sistemi tradizionali di gestione per obiettivi. In pratica, con l’utilizzo degli OKR, o Objectives and Key Results, il processo non è più imposto dall’alto e in modo gerarchico. Il management stabilisce gli obiettivi e i KR, ma sono i team o i singoli reparti a decidere come organizzare il lavoro.

Secondo Grove, l’ideatore della metodologia OKR, le persone sono più motivate se riescono a focalizzarsi sugli obiettivi, cercando direttamente il sistema per raggiungerli. 

Anch’io utilizzo il framework OKR in azienda perché mi garantisce sempre ottimi risultati. Ogni risorsa, infatti, tende ad allinerasi agli obiettivi prefissati e va diretta ai risultati da raggiungere previsti.

Se sei interessato a implementare gli OKR nella tua azienda, contattami subito per una consulenza di business. Per approfondire la tua conoscenza sugli OKR, capire cosa sono e come possono esserti utili, continua nella lettura.

Cosa sono gli OKR? 

Si tratta di uno dei sistemi più utili e funzionali per l’organizzazione dei processi aziendali, quello basato sugli OKR è un metodo estremamente diffuso tra aziende di rilevanza internazionale come Amazon, Google, Linkedin e Facebook. Ma come funziona e cosa vuol dire OKR?

Partiamo dall’acronimo. OKR sta per Objective and Key Results, ossia obiettivo e risultati chiave. In pratica, si tratta di una metodologia mirata al raggiungimento degli obiettivi aziendali, che segue un percorso particolare rispetto alla norma: l’azienda fissa l’obiettivo, poi vengono stabilite le metriche per misurare, i Key Results. Quindi, a partire dal risultato atteso vengono definiti gli step da fare e le operazioni da portare a termine.

Ciò permette di avere ben chiaro il quadro delle azioni da mettere in atto e di creare un programma estremamente strutturato per ogni risorsa coinvolta.

I risultati raggiunti possono essere misurati in base all’obiettivo a cui tende l’azienda.

Come ti ho anticipato, l’utilizzo degli OKR sovverte l’ordine tradizionale dei processi perché, se è vero che l’obiettivo viene comunque fissato dal management, è a livello operativo che si decide il percorso migliore per arrivare al traguardo.

Dunque, grazie agli OKR, tutti risultano allineati e si muovono nella stessa direzione. Ogni risorsa sa quali sono le sue task e i suoi obiettivi, ed ha perfettamente contezza di quale sia la distanza dall’obiettivo.

Uno degli aspetti più interessanti degli OKR è che possono essere adottati da qualsiasi tipo di realtà imprenditoriale, dalle aziende più strutturate a quelle di piccole dimensioni. Addirittura, la metodologia basata sugli objective e key results è perfetta anche nei progetti da portare avanti in solitaria come framework di crescita personale.

Perché utilizzarli in azienda? 

Allineamento e vision condivisa sono le parole giuste per spiegarti i vantaggi degli OKR. A differenza dei processi Top-down, in cui la dirigenza orienta il lavoro, utilizzando gli OKR gli obiettivi e le priorità sono condivisi. Ognuno sa quali sono gli obiettivi dell’altro e capisce a che punto si trova rispetto al suo piano di lavoro. 

L’aspetto più interessante è che tutto viene organizzato per priorità, curando in maniera adeguata la comunicazione tra le risorse.

Ma i vantaggi degli OKR non finiscono certo qui.

Perché ti consiglio di utilizzare gli OKR?

Gli OKR possono aiutarti perché:

• sono versatili: possono essere utilizzati da qualsiasi azienda e a qualsiasi livello;
• crei obiettivi SMART: con questo metodo si tende a fissare obiettivi realistici, misurabili, chiari, raggiungibili e definiti nel tempo; 
• si possono associare gli obiettivi ai KPI: puoi valutare a che punto sei e renderti conto facilmente dei passaggi che ti mancano per raggiungere il tuo obiettivo;
• migliora la comunicazione all’interno dell’azienda: ogni risorsa sa cosa sta facendo l’altro e la gestione del lavoro risulta più rapida e semplice;
• tutti contribuiscono al raggiungimento degli obiettivi: tutti i membri dell’azienda vanno nella stessa direzione e lavorano per raggiungere l’obiettivo comune;
• aumenta la motivazione: tutte le risorse si rendono conto di quanto sia importante l’apporto che danno e per questo si sentono più motivate a contribuire al raggiungimento degli obiettivi.

In effetti, si tratta di vantaggi reali che possono dare una forte accelerata allo sviluppo della tua azienda. Ma in che modo si utilizzano gli OKR e come funzionano?

Come funzionano gli OKR

Immagino che ora tu sia curioso e voglia sapere come si utilizzano gli OKR in azienda. Entriamo nel dettaglio.

La metodologia OKR può essere considerata un sistema di performance management, in cui l’Objective spiega l’obiettivo da raggiungere entro tempistiche stabilite, mentre il Key Result descrive le modalità che verranno utilizzate per arrivare al target. Ogni passaggio può essere monitorato e misurato.

Inventata da Andy Grove per Intel, successivamente la metodologia OKR è stata rivista e implementata da John Doerr, ottenendo grande successo in aziende come Allbirds, Apartment Therapy e Netflix.

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Per misurare i progressi si utilizzano diversi tipi di metriche che, generalmente, si stabiliscono a priori. Per ogni Objective Key Result possono essere utilizzate da tre fino a cinque metriche, oltre le quali non bisogna andare per non avere troppi aspetti da controllare.

Quando si parte con un nuovo progetto si vanno a definire gli obiettivi – questi possono essere a livello aziendale, per settori o anche a livello personale – dopodiché si identificano i KR. Ciò che è fondamentale è che i key results siano misurabili, ovvero che possa essere assegnato un valore numerico a ogni passaggio. Questo perché, mentre gli obiettivi sono qualitativi, i risultati devono poter essere misurati.

Periodicamente si monitorano i risultati e si valuta quali obiettivi sono stati centrati. Gli obiettivi che non vengono raggiunti possono essere rivisitati e riproposti per il periodo successivo insieme ai nuovi obiettivi da raggiungere.

Differenza tra KPI e OKR

Quando si parla di metriche e indicatori di performance non si può che pensare ai KPI, gli indicatori chiave di prestazione che permettono di monitorare l’andamento dei progetti. L’associazione tra KPI e OKR, quindi, viene naturale poiché entrambi misurano le prestazioni.

Ma quali sono le differenze tra KPI e OKR?

In linea generale, è vero che sia gli OKR che i KPI sono fondamentali per valutare l’andamento dei progetti, tuttavia sono basati su approcci molto diversi.

Mentre i KPI sono metriche funzionali per valutare i progressi del tuo lavoro, la metodologia OKR ha un approccio olistico. Quest’ultima, infatti, è un vero e proprio framework che comprende sia la definizione che il raggiungimento degli obiettivi.

Dunque, possiamo dire che gli OKR danno una visione più completa anche sul contesto e sulla direzione che sta prendendo l’azienda. I KPI, invece, sono metriche che restituiscono una panoramica più ampia di come sta andando l’impresa, soprattutto nel lungo periodo. Si tratta di indicatori chiave che vanno monitorati per avere sempre sotto controllo la crescita strategica del business.

Dunque, se i KPI sono essenziali per misurare le iniziative che metti in atto, gli OKR mostrano i progressi del tuo progetto verso gli obiettivi prefissati. 

Esempi di OKR in azienda 

Prima, nel mio percorso di imprenditore e, successivamente, come business coach, ho moltissima esperienza nell’implementazione degli OKR. Non si tratta di un concetto intuitivo e per questo motivo ho preparato degli esempi concreti e molto comprensibili su come si implementano gli OKR in azienda e nei team.

Il primo esempio si riferisce all’azienda di calzature Allbirds, che si era proposta di creare una calzatura estremamente sostenibile. L’obiettivo stabilito dall’azienda, quindi, era chiaro e come risultati chiave, ossia come KR, erano stati fissati alcuni punti specifici:

• 100% zero rifiuti: la catena di approvvigionamento e infrastruttura di spedizione non avrebbero dovuto produrre emissioni;

• 100% di compensazione del carbonio per le emissioni di anidride carbonica calcolate;
• 25% del materiale compostabile: utilizzo di materiale compostabile;
• 75% del materiale biodegradabile: riduzione dei rifiuti da portare in discarica a fine vita.

Questo è un esempio di OKR su una nota azienda, ma qui sotto ti lascio anche qualche esempio sull’uso degli OKR nei team.

Partiamo dalla forza vendita. Uno degli obiettivi principali della forza vendita è l’aumento delle entrate ricorrenti.

Ma quali KR vanno fissati in questo caso?

• aumento percentuale dei rinnovi annuali;
• riduzione in percentuale del tasso di abbandono;
• raggiungimento di un tot di entrate ricorrenti.

Il team di marketing, invece, potrebbe dover aumentare la visibilità del brand. I risultati chiave potrebbero essere:

• attirare visitatori sul sito web;
• aumentare i follower sui profili social;
• aumentare i membri della community.

Quelli che ti ho presentato sono dei validi esempi di OKR. Ma come devi fare per stabilire dei buoni OKR per la tua azienda?

Come definire dei buoni OKR? 

Ogni azienda ha le sue specificità e non si può dare a priori una regola per definire gli OKR. Si tratta di un lavoro strategico che richiede il supporto di un consulente aziendale esperto. Se avessi mal di denti non ti affideresti a un dentista? Penso proprio di sì. E questo vale anche per il tuo business: se hai la volontà di crescere e proiettarti sul mercato in modo competitivo non puoi che affidarti a persone capaci.Dunque, attraverso la consulenza di  business andrai a formulare gli OKR adatti alla tua organizzazione. 

I requisiti principali per definire dei buoni OKR sono due: devono essere misurabili e verificabili. Per rendere ancora più concreto l’utilizzo degli OKR è necessario che gli obiettivi e i key results siano correlati al tuo lavoro e che tu e i tuoi collaboratori possiate avere quotidianamente un riscontro sul campo. Sai che nella maggior parte delle aziende che fissano gli obiettivi da raggiungere i dipendenti non percepiscono quale sia il loro ruolo? Questo è gravissimo, poiché è chiaro che che questo strumento non viene utilizzato al meglio delle sue potenzialità.

Ogni persona coinvolta nella crescita aziendale deve essere a conoscenza del suo valore e del ruolo che ricopre per il raggiungimento degli obiettivi aziendali. 

In linea generale, ti lascio un paio di dritte su cui dovrebbe basarsi il lavoro. 

1. Vanno definiti un numero di OKR non superiore a dieci per ogni team o settore.
2. Successivamente, è necessario fissare le tempistiche per raggiungere gli obiettivi e per effettuare le dovute verifiche sull’andamento del lavoro. 

Come misurare gli OKR? 

Fino a questo momento abbiamo sottolineato che gli OKR devono essere misurabili per poter valutare i risultati raggiunti. 

Hai raggiunto il tuo obiettivo? 

Sei sulla strada giusta?

Queste risposte possono arrivare solo dalla valutazione del processo in corso o del percorso fatto.

A livello di punteggio dei KR, l’obiettivo si ritiene centrato quando si arriva al 100%, ma ti svelo un segreto: è praticamente impossibile che l’OKR scoring dia un risultato così alto.

Al massimo, si ottengono risultati vicini all’70, che vengono considerati di grande valore.

Per misurare con più esattezza gli OKR si può fare riferimento all’OKR Scorecard, una scala di valutazione da 0 a 1 che ti indica se il risultato è stato raggiunto o meno. 

In particolare:

• da 0 a 0.3: non hai fatto progressi di nessun tipo. Dunque potresti non aver lavorato al tuo progetto o aver iniziato senza proseguire;
• da 0.3 a 0.5: hai provato a portare avanti il tuo progetto ma senza risultati apprezzabili;
• tra 0.6 e 0.7: il risultato è di valore e in linea con le aspettative;
• a 1: hai centrato pienamente gli obiettivi prefissati.

Ricorda sempre che queste sono misurazioni standard ma che ogni situazione va valutata nel complesso. Per capire quanti e quali progressi ci sono stati bisogna sempre considerare il contesto, il punto di partenza e gli obiettivi che erano stati stabiliti a priori.

Come implementare gli OKR? 

Gli Objectives and Key Results sono uno strumento prezioso per coordinare le risorse aziendali e far lavorare tutti verso una direzione univoca e precisa. Si tratta di un framework ideale per le aziende ma anche per la crescita personale che può essere adattato a settori, progetti o persone differenti. 

Restituisce risultati misurabili e permette di valutare l’avanzamento del processo verso gli obiettivi stabiliti. A differenza dei KPI, offre una visione più olistica che tiene in considerazione il contesto, la situazione e gli obiettivi. Si applica per archi temporali ben definiti e questo permette di valutare a che punto sei rispetto al tuo obiettivo, che eventualmente può essere rimodulato, cambiato o posticipato.

Il valore più grande delle metodologia OKR risiede nella capacità di trasformare le idee in azioni concrete. Fissando gli obiettivi e stabilendo gli step per raggiungerli, infatti, è più semplice passare alla fase operativa e arrivare al traguardo.

Se anche tu vuoi che la tua realtà imprenditoriale sia più proficua e solida inizia a implementare gli OKR in azienda. Contattami per una consulenza di business e ti guiderò in questo percorso.