Come gestire gli ordini in azienda

Ti sei mai chiesto da cosa dipende la soddisfazione del cliente? 

La verità è una: i consumatori vogliono ricevere esattamente il bene che hanno ordinato nel minor tempo possibile. 

Facile, no? Non troppo! Tutto dipende dal modo in cui viene strutturata la supply chain. Per questo motivo ogni imprenditore deve sapere come gestire gli ordini in azienda, in che modo organizzare le relazioni con i fornitori e coordinare il flusso di comunicazione tra i diversi settori.

In effetti, gli elementi che incidono sulla customer satisfaction sono svariati e includono il rispetto delle tempistiche, l’assortimento e l’offerta on-time, tutti correlati alla gestione del magazzino, ai rapporti con i fornitori, ai sistemi di comunicazione interna, alla logistica. Insomma, il tutto è riconducibile alla gestione degli ordini dei clienti e dei fornitori.

Un grande supporto arriva dalle tecnologie digitali, che velocizzano e standardizzano i processi, fornendo una panoramica molto chiara dei flussi di acquisto. Questo permette di rispondere sempre alle esigenze del cliente, con un magazzino assortito e una logistica adeguata. Inoltre, tenendo costantemente sotto controllo l’assortimento, si limitano le rimanenze che possono tradursi in un problema pesante per le organizzazioni.

Inoltre, impostare in modo corretto la gestione degli ordini, sia in entrata che in uscita, è essenziale affinché l’impresa sia preparata a eventuali cambiamenti nei flussi di lavoro e possa rispondere velocemente a nuove richieste.

Se hai deciso di dedicarti all’ottimizzazione dei processi interni alla tua azienda contattami subito per una consulenza di business. Da anni mi occupo con successo di ottimizzazione del business e posso farlo anche per la tua organizzazione.

In ogni caso, leggi con attenzione questo articolo su come gestire gli ordini in azienda, pensato proprio per gli imprenditori che intendono investire sul futuro. 

Cos’è la gestione degli ordini? 

In senso stretto la gestione degli ordini comprende le attività che vanno dall’invio dell’ordine da parte del cliente alla consegna del prodotto. Ma si tratta di una fase del processo di vendita estremamente importante per il consumatore e, di conseguenza, per l’azienda.

Proprio durante il processo, infatti, il cliente testa il brand e attribuisce un valore alla sua esperienza di acquisto.

Per questo motivo è fondamentale che ogni imprenditore comprenda come gestire gli ordini dei clienti e modulare la user experience in maniera ottimale. Ma da dove si comincia?

Innanzitutto, bisogna conoscere a fondo tutte le attività che si fanno durante la gestione degli ordini, ossia:

• pianificazione;
• organizzazione;
• esecuzione dell’ordine;
• controllo di ogni fase legata agli ordini;
• consegna della merce.

Nell’insieme, il processo funziona solo gestendo al meglio la supply chain. Ciò significa magazzino assortito, fornitori efficienti, logistica ben organizzata.

Dunque, l’inventario è uno degli aspetti a cui devi guardare con attenzione, puntando in primis sulla digitalizzazione. Con un controllo diretto sulla merce disponibile e sul picking, si ottimizzano i processi, limitando i ritardi di consegna e incrementando la quantità di ordini evasi. Ad esempio, tra i sistemi per preparare gli ordini ed efficientare i processi, si può contare sul criterio “merce all’uomo”, grazie al quale si limitano gli spostamenti degli addetti alla logistica. Ma i sistemi per gestire gli ordini efficacemente sono molti altri e solo un esperto di business coaching come me può spiegarteli in modo puntuale e personalizzato.

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L’importanza di una corretta gestione degli ordini 

Sai cosa si aspettano i consumatori? Come ti ho accennato prima, la risposta è più semplice di quello che pensi: vogliono ricevere il bene che hanno ordinato nel minor tempo possibile, a prescindere dal canale di acquisto scelto. Quindi il segreto per aumentare le vendite online è garantire tempi di spedizioni brevi, legati a un servizio di logistica efficiente e a una gestione degli ordini ottimale.

Ma, imparando come gestire gli ordini in maniera ottimale, ci sono molti altri vantaggi:

• aumenta la competitività dell’azienda: migliorando la supply chain le aziende sono più competitive e attirano l’interesse dei clienti;
• migliora la percezione della marca: se i clienti sono soddisfatti tendono a rivolgersi di nuovo al brand. Quindi si fidelizzano e lasciano recensioni positive;
• si rafforzano le relazioni commerciali: migliora il rapporto brand-cliente;
• vengono ottimizzate le risorse: quando si gestiscono correttamente gli ordini le risorse lavorano in maniera più efficiente. Si evitano sprechi di tempo e ognuno esegue il suo lavoro rapidamente;
• si gestisce meglio il magazzino: controllando il magazzino in tempo reale si evita la mancanza di merce o l’accumulo di prodotti invenduti;
• migliora la pianificazione aziendale: è possibile capire come gestire gli ordini dei fornitori e destinare le risorse in modo razionale.

Cambiando le modalità di gestione degli ordini si vanno a ottimizzare tutte le fasi del processo di acquisto. Questo permette di incrementare il fatturato e avere un business più solido ed efficiente.

Come gestire gli ordini dei clienti?

Il miglior modo per capire come gestire gli ordini dei clienti è mettersi nei loro panni: così facendo potrai davvero cogliere quali sono le esigenze di chi acquista o potrebbe entrare nel tuo funnel di vendita.

In pratica, dovresti avere una visione customer centric, in cui ti soffermi su tutti i pain point che incontra il consumatore durante il suo percorso di acquisto. Questa è una strategia valida per aumentare il tasso di conversione ecommerce ma anche per incrementare il fatturato di aziende e negozi fisici.

Un aiuto prezioso arriva dalla digitalizzazione, grazie alla quale puoi controllare al meglio i tuoi ordini e le diverse fasi del processo. 

Il processo può essere compreso al meglio analizzando le varie fasi che vanno dalla conclusione dell’ordine alla consegna:

1. acquisto del prodotto;
2. invio dell’ordine in magazzino;
3. picking;
4. imballaggio;
5. ritiro da parte del corriere e consegna al cliente;
6. gestione dei resi.

Per assicurarti che tutto il processo vada nel modo migliore i diversi reparti devono lavorare in maniera coordinata. Dunque, è necessario che tu dedichi una grandissima attenzione alla comunicazione tra chi gestisce gli ordini, il magazzino e la logistica. 

Non sottovalutare assolutamente le date di consegna e le eventuali richieste del cliente su personalizzazioni e luogo di consegna.

Come gestire gli ordini dei fornitori? 

Se i clienti rappresentano il fulcro del funnel di vendita, la corretta gestione degli ordini dei fornitori è parte integrante della supply chain. L’organizzazione, infatti, può funzionare in maniera ottimale solo se gli acquisti e le vendite vengono valutati con coerenza, considerando che nessuno dei due può processi può esistere senza l’altro.

La trasformazione digitale è un processo chiave per gestire gli ordini dei fornitori, che possono essere inviati solo al termine del processo approvativo. Quando si invia l’ordine al fornitore bisogna assolutamente accertarsi delle tempistiche e dell’effettiva disponibilità della merce ordinata. Monitorare l’ordine, infatti, permette di gestire al meglio il magazzino e garantire al cliente un servizio realmente valido. 

Non ci crederai ma è meglio fissare una data di consegna leggermente posticipata che ritardare la consegna rispetto ai tempi prefissati. Dunque, ti consiglio di attendere la risposta del fornitore su disponibilità e tempistiche prima di prendere accordi con il cliente. Questo modo di fare viene chiamato approccio on time, in cui tutti i vari settori lavorano in maniera estremamente coordinata per soddisfare il cliente in tempo reale. 

Soprattutto nell’e-commerce, è necessario ottimizzare il flusso di lavoro sfruttando la tecnologia. Esistono numerosi software utili a questo scopo, grazie ai quali si può digitalizzare sia il ciclo attivo che quello passivo.  

Come migliorare la gestione degli ordini

Gestire gli ordini in maniera efficiente ha un impatto notevole sulla produttività dell’azienda. Tuttavia, si tratta di un obiettivo che non si raggiunge da solo ma va perseguito con attenzione alle nuove tecnologie, coordinamento della comunicazione e lungimiranza.

Come consulente di business ho stilato una checklist per l’ottimizzazione della gestione degli ordini di clienti e fornitori:

1. sfrutta le nuove tecnologie per automatizzare i processi;
2. digitalizza la tua azienda;
3. tieni sempre sotto controllo il magazzino e l’inventario;
4. ottimizza le fasi operative;
5. migliora la gestione della logistica;
6. coordina i soggetti coinvolti con un buon sistema di comunicazione;
7. seleziona con cura i fornitori.

Utilizzando la tecnologia è possibile migliorare la gestione degli ordini e ridurre il margine di errore. Necessariamente questo si traduce in una riduzione dei costi e in un efficientamento del sistema produttivo. 

La digitalizzazione dell’azienda permette di velocizzare i processi e garantisce una maggiore precisione lungo tutta la supply chain. I benefici sono visibili a tutti i livelli e il brand acquista maggior valore agli occhi del mercato.

Ottimizzare la supply chain si traduce anche in una riduzione delle merci in eccedenza che, spesso, causano ingenti perdite per gli imprenditori. I fornitori, parte integrante del processo, devono essere affidabili e garantire il rispetto degli accordi presi.

La comunicazione va curata ad ogni livello, in modo che non ci siano perdite di dati, distrazioni o mancanze dovute all’uno o all’altro settore.

Il momento per cambiare la tua azienda è arrivato: preparati ad accogliere le opportunità che offre il mercato. Contattami per una consulenza e ti aiuterò ad affrontare il futuro con un business solido e procedure valide. 

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