La tecnica del pomodoro: più produttività e meno stress

Forse hai già sentito parlare della tecnica del pomodoro, quello che non sai è che non si tratta di una semplice leggenda, se sai come metterla in pratica funziona davvero. Imprenditori, liberi professionisti o dipendenti, tutto posso imparare e utilizzare questa strategia per una migliore e più pratica gestione del tempo. 

La produttività è una caratteristica fondamentale da acquisire per migliorare tantissimi ambiti della propria vita. Dallo studio, ai progetti personali fino al lavoro quotidiano in azienda, la produttività determina la qualità della tua vita e dei risultati che ottieni. 

Ma come si incrementa la produttività? Questa è la domanda da un milione di euro.

Attraverso una corretta gestione del tempo. Riuscire a gestire il proprio tempo in modo proficuo, ossia eliminando le distrazioni e i tempi morti, ti consente di raggiungere più velocemente l’obiettivo che ti sei prefissato e di avere anche del tempo a disposizione per te stesso. 

Questo è ciò che io chiamo essere produttivi. 

La tecnica del pomodoro è una delle strategie più efficaci (e aggiungerei infallibile) con cui puoi gestire al meglio il tuo tempo. Anche se hai già sentito nominare questo metodo, forse non conosci le mie 3 regole personali che applico quotidianamente per riuscire a renderla più efficace. 

Conoscere qualche piccola variante già testata può aiutarti a rendere più efficaci i tuoi pomodori e ad ottimizzare al meglio il tuo lavoro. 

Quindi, vediamo in cosa consiste la tecnica del pomodoro, perché è utile e come applicarla anche con strumenti digitali per essere un imprenditore o in generale una persona di successo. 

Verso la fine dell’articolo troverai le mie 3 semplici varianti che, a mio parere, ti renderanno ancora più produttivo.

Se vuoi approfondire direttamente alcuni metodi per rendere più efficace il tuo lavoro o quello dei tuoi collaboratori, contattami.

Cos’è la tecnica del pomodoro?

La tecnica del pomodoro è un metodo per l’ottimizzazione del tempo e ti può essere molto utile per portare a termine le tue attività lavorative. Viene anche utilizzata da molti studenti universitari per passare gli esami. 

Ma perché si chiama tecnica del pomodoro?

Il motivo è molto semplice. Questa tecnica è stata introdotta alla fine degli anni ’80 da Francesco Cirillo, sviluppatore e imprenditore di origini italiane. 

Lui utilizzava un timer a forma di pomodoro per cronometrare i blocchi di 25 minuti. Proprio uno di quei timer che vengono usati in cucina per impostare la durata per la cottura dei cibi.

Cirillo ha iniziato ad utilizzare la tecnica del pomodoro timer style per un motivo del tutto personale: andava all’università ma non riusciva ad ottenere grandi risultati. Dopo il primo anno brillante si è trovato a dover fronteggiare un periodo di scarsa produttività. Quando è arrivato il giorno in cui si è stancato di come stavano andando le cose ha cercato un modo per smettere di procrastinare.

Dunque, ha preso un timer e ha iniziato ad impostare dei blocchi di tempo in cui avere la massima concentrazione nello studio.

Perché funziona il metodo del pomodoro?

Devo ammettere che io all’inizio ero un po’ scettico sulla sua effettiva efficacia, poi un giorno ho deciso di provarci.

Com’è andata a finire? Il risultato è che sono qui a consigliartela perché può davvero aiutare a migliorare le performance lavorative e insegna come essere più produttivi.

Con la Tecnica del Pomodoro sarai in grado di:

• Eliminare l’abitudine a fare troppe cose contemporaneamente;
• Portare a termine più lavorazioni;
• Evitare di dilungarti nel continuo perfezionamento;
• Diminuire il livello di stress.

Non importa quale sia il compito che devi svolgere, se sai di avere poco tempo puoi aumentare la tua capacità di concentrazione per portarlo a termine.

Come funziona la tecnica del pomodoro?

Il funzionamento di base della tecnica del pomodoro è quello di riuscire a fissare la tua attenzione per un determinato periodo di tempo e poi prenderti una piccola pausa per ricaricare subito energie e concentrazione. I blocchi da 25 minuti, o sessioni, vanno cronometrati in modo preciso, utilizzando il timer pomodoro esattamente come Cirillo, un cronometro fisico o digitale o una app pomodoro, disponibile proprio per applicare la tecnica del pomodoro. 

Dunque, prima di utilizzare il metodo pomodoro per ottimizzare il tuo lavoro dovrai stabilire quale strumento utilizzare.

Successivamente potrai dedicarti alle tue sessioni, seguendo i passaggi della tecnica del pomodoro:

1. Fai un elenco degli obiettivi della tua giornata, annotando tutte le attività che intendi svolgere nel tuo orario di lavoro;
2. stabilisci in quale ordine preferisci portare avanti il lavoro e inizia a dedicarti alla prima attività per 25 minuti;
3. alla fine della sessione, segna il punto in cui sei arrivato e le attività che sei riuscito a svolgere;
4. dopo 25 minuti prendi una pausa di 5 minuti per riposare e ritrovare energia; 
5. continua a lavorare in questo modo per altre tre sessioni, ossia applica i passaggi due, tre e quattro per altre tre volte;
6. dopo le quattro sessioni, prendi una pausa più lunga e riposa per 15/30 minuti;
7. continua a lavorare in questo modo, controllando quanti pomodori ci vogliono per svolgere ogni attività del tuo programma. 

Per chi lavora tutta la giornata, l’ideale sarebbe completare circa 16 pomodori. Tuttavia, questo non è obbligatorio ma, al contrario, sei tu a poter stabilire quanto tempo e quale impegno dedicare alle attività.

Ti consiglio di prendere nota dei cicli lavorativi e delle attività svolte durante le sessioni. Questo ti aiuterà a pianificare bene la tua giornata e ad avere un approccio più strutturato al lavoro.

I miei consigli per rendere la tecnica del pomodoro ancora più efficace

Gestire bene il tuo tempo non solo ti permette di portare a termine i tuoi impegni, ma anche di ricavare altro tempo da dedicare ad occupazioni diverse. 

Per farti capire meglio voglio citarti la Legge di Parkinson, che dice:

“Il lavoro si espande fino ad occupare tutto il tempo disponibile; più è il tempo e più il lavoro sembra importante e impegnativo”.

Il significato di questa Legge è che se ti prendi tempo per un progetto, tenderai ad utilizzare tutto quel tempo. Questa è una delle prime cause dell’accumulo del lavoro, della procrastinazione e della poca efficienza anche sul luogo di lavoro.

La Tecnica del Pomodoro ti aiuta a combattere proprio questa legge, a rendere più produttivo il tuo lavoro, a svolgere più attività e a trovare anche del tempo libero da dedicare a ciò che vuoi. 

Se hai un’azienda, come me, è di tuo interesse riuscire ad ottimizzare i tuoi tempi perché, più tempo hai a disposizione, più riuscirai a sfruttarlo per trasformarlo in profitto. 

Ecco allora che, per rendere ancora più efficace la tecnica del pomodoro, ho inserito 3 regole che reputo molto utili per ottenere maggiori risultati.

1. Sfrutta bene le pause

Nel momento in cui senti il timer suonare, smetti di lavorare. Non ci sono scuse, nemmeno se sei uno stacanovista come me.

Anche se ti sembra di poter andare avanti senza particolari sforzi, alla lunga arriveresti ad accusare una stanchezza che ti rallenterebbe il doppio di quanto hai guadagnato.

Questo momento di pausa ti serve per recuperare le energie e dare il massimo durante ogni Pomodoro.

Come puoi sfruttare i 5 minuti che hai a disposizione? Bevendo acqua, mangiando uno snack veloce o andando in bagno. Ma non pensando ad altro lavoro!

Questo aspetto è particolarmente importante affinché la pausa mantenga il suo significato. Lo stesso principio vale per le pause più lunghe.

Ogni 4 pomodori puoi fare una passeggiata o uno sport, giocare con il tuo cane o il tuo gatto, mangiare qualcosa, curare le piante oppure dedicarti ad un lavoretto manuale poco impegnativo. Qualsiasi cosa che ti piace e che ti aiuti a distogliere l’attenzione dal lavoro vero e proprio che stavi facendo.

Un altro suggerimento su cosa fare durante le pause previste dal metodo pomodoro è quello di rendere l’ambiente di lavoro più accogliente: potresti mettere in ordine la tua postazione, scegliere della buona musica, prepara un tè o un caffè purché la pausa esuli dalle attività lavorative.

2. Gestisci con intelligenza ogni pomodoro

Se tu volessi applicare rigidamente la tecnica del pomodoro, ogni volta in cui vieni interrotto da un qualsiasi inconveniente dovresti ricominciare da capo. Io non sono d’accordo!

Il mio consiglio è di aggiungere la quantità del tempo mancante al pomodoro successivo per continuare a progredire con il lavoro. 

Ti faccio un esempio. Se dopo 15 minuti dal momento in cui hai iniziato il Pomodoro ricevi una telefonata importante che non puoi rimandare, aggiungi quei 10 minuti al Pomodoro successivo. Quindi, dopo la telefonata e i 5 minuti di pausa (la telefonata non è una pausa!), imposta il successivo blocco di tempo di 35 minuti. Ovvero i 25 minuti standard e i 10 minuti persi nel pomodoro precedente. 

Se sei solito utilizzare questa tecnica forse non concorderai con me, ma io ho provato sulla mia pelle questa modifica al metodo standard e l’ho trovata molto proficua.

Anche perché, se continui a tornare sempre sullo stesso pomodoro perché la prima volta ricevi una telefonata, la seconda volta il corriere suona il campanello o la terza volta devi rispondere ad un’e-mail importante, arriverai a fine giornata sfiduciato sentendo di non aver concluso nulla. 

Invece, recuperando il tempo perso con i pomodori successivi, riuscirai a completare il tuo lavoro e a sentirti produttivo. 

3. Assembla più attività semplici

La teoria dice che questa tecnica funziona perché in quei 25 minuti ti imponi la massima concentrazione nell’attività che stai svolgendo. Ad aiutarti a mantenere alta l’attenzione c’è l’obiettivo a breve termine di avere 5 minuti di pausa. Può sembrare sciocco ma il concetto è quello di “Come si fa a mangiare un elefante intero?” la risposta è “Un pezzetto alla volta”. 

Quando sai di avere poco tempo per portare a casa il risultato tendi a mettere da parte tutto quello che potrebbe toglierti la concentrazione. La tecnica del pomodoro ti permette di fare proprio questo: impostare 25 minuti alla volta in cui dare tutto te stesso, o te stessa. Avere un periodo breve e definito in cui dover dare la massima concentrazione ti aiuterà a vedere tutto il lavoro diviso in parti più piccole e quindi, anche inconsciamente, ti sembrerà più fattibile da affrontare.

In teoria, ad ogni Pomodoro corrisponde un’attività. Tuttavia, io credo che questo dipenda anche dalla complessità del lavoro da svolgere.

La variazione in questi casi può prevedere più attività brevi e semplici, realizzate tutte nello stesso blocco di tempo. Diversamente, un’attività semplice ma lunga può essere portata a termine sommando due o tre Pomodori insieme.

Mi spiego meglio.

Se devi controllare i messaggi sui tuoi social network aziendali, ad esempio, potresti svolgere tutto il lavoro passando da un social all’altro, anche all’interno di un unico blocco di tempo.

Viceversa, se devi rispondere a molte e-mail potresti portare avanti il lavoro anche più di 25 minuti. In questo caso puoi sommare più pomodori fino a che non termini la tua attività. Poi prenditi una pausa più lunga prima di passare all’impegno successivo. 

Invece, se hai attività che richiedono molto sforzo, rispetta i Pomodori per usare sempre il massimo della tua concentrazione.

Come vedi, la Tecnica del Pomodoro è una base intelligente che puoi utilizzare come punto di partenza per impiegare in modo più efficace il tuo tempo. Tuttavia, i casi che si verificano nella vita quotidiana sono infiniti e variegati e, proprio per questo motivo, ti ho suggerito le mie varianti.

Come applicare la tecnica del pomodoro

Il bello di questa tecnica, oltre ad essere semplice da attuare e a portare a risultati immediati, è che non necessita di strumenti elaborati per poter essere sfruttata.

Come ho già suggerito all’inizio, basta un qualsiasi timer da cucina per poter applicare ogni giorno la Tecnica del Pomodoro.

Ok Mirko, ma con tutta la tecnologia che abbiamo dobbiamo ancora utilizzare un timer rumoroso?

Hai ragione. Se il timer da cucina non fa per te, puoi ricorrere ad una delle app che trovi sugli store online. Ne esistono molte dedicate proprio a questa funzione.

La scelta dello strumento dipende soprattutto dalla tua personalità e dall’ambiente all’interno del quale lavori.

In questo senso, potresti prediligere uno strumento più vintage, come il timer da cucina, anche per riuscire a sentire il tempo scandito dal ticchettio.

Oppure, se sei un devoto digitale, puoi dirigerti direttamente verso il mondo delle app. Pensa che alcune riproducono persino il rumore del timer.

Scegli lo strumento adatto

Se vuoi fare onore al buon vecchio Cirillo puoi seguire le sue orme e armarti di un timer a forma di pomodoro. 

Il timer pomodoro è indicato se lavori a casa e non hai altre persone vicino costrette a sopportare il ticchettio. Magari tu riesci a concentrarti meglio, ma non è detto che anche i tuoi colleghi la pensino così.Se lavori in ufficio, oppure se ti sposti spesso per lavoro, trascinarti dietro il timer pomodoro può essere un po’ scomodo. Ecco perché sono state create delle applicazioni apposite da poter scaricare direttamente sullo smartphone o sul tablet ed utilizzare in sostituzione del timer da cucina.

Ora passiamo alla parte preferita dagli amanti del digitale e scopriamo quali sono le migliori applicazioni per la Tecnica del Pomodoro.

App utilizzabili su più dispositivi

• Focus To-Do – Pomodoro Technique & Tasks: questa app è basata esattamente sulla Tecnica del Pomodoro. È un’app per la gestione del tempo di utilizzo molto semplice ed intuitivo. Puoi impostare un tempo di esecuzione per ogni attività (25 minuti appunto) così da concentrarti su di essa fino allo scadere del termine. Puoi accedere da qualsiasi dispositivo, smartphone, tablet o computer;
• Focus Booster: un’app per la gestione del tempo che puoi utilizzare online, con Windows, Mac oppure da mobile. Prevede un timer, una to-do list di impegni da portare a termine, un tracking dei risultati e la possibilità di bilanciare i tuoi goal.
• PomoDone: il download è possibile su Mac, Windows, Linux, iOS, Android ed è utilizzabile come Web App. Puoi addirittura connetterla con altri servizi di gestione della produttività come Trello, Evernote, Wunderlist e tanti altri.

App per Android

• Brain Focus Productivity Timer: su Google Play puoi trovare questa app che ti aiuta a cronometrare il periodo di lavoro e a gestire le pause. Puoi impostare le sessioni con le relative pause e prevedere anche delle pause più lunghe dopo un certo numero di sessioni. Puoi impostare un tema a piacimento e spuntare le notifiche per essere avvisato della fine di ogni sessione;
• Tomato Planner: sempre su Google Play puoi trovare questa app per la pianificazione che, attraverso un algoritmo interno, ti aiuta ad alternare i momenti di lavoro a quelli di pausa;
• Clockwork Tomato: questa applicazione contiene un timer, un orologio e persino un registro delle attività. L’interfaccia è semplice ed intuitiva e può essere utilizzata anche attraverso il comodo widget. Puoi impostare più profili, liste di obiettivi di lavoro e registri di attività con il riepilogo;
• Focus Timer Reborn: è l’app più sofisticata in assoluto in termini di produttività. Oltre a prevedere il timer, contiene le statistiche e le analisi delle tue prestazioni e delle sessioni di lavoro. Puoi misurare tre tipi di unità di lavoro, configurare la durata delle unità, modificare le statistiche e salvare i dati su cloud.

App per Apple

• Be Focused- Focus Timer:  per gli amanti di Apple, questa è la migliore app per la gestione del tempo. È possibile impostare il timer, programmare le pause, inserire le note, gestire i compiti, visualizzare i report, impostare diversi suoni d’allarme e il relativo volume, utilizzarlo da Apple Watch e tanto altro ancora;
• Focus Keeper – Time Management: un’altra app che ti consente di fare tantissime cose è questa. Il principio di funzionamento è sempre quello della Tecnica del Pomodoro, ma la tecnologia ha perfezionato questa metodologia integrandola con tante altre funzioni utili al momento del lavoro.

Altri metodi per la gestione del tempo

Il tempo è talmente prezioso da aver decretato la nascita di diversi metodi che consentissero alle persone di gestirlo nel migliore dei modi.

Oltre alla Tecnica del Pomodoro troviamo i seguenti metodi di gestione del tempo:

• To Do List: aumentare la produttività è più semplice se abbiamo ben chiare le attività sulle quali dobbiamo concentrare i nostri sforzi. Scrivere su un foglio (o su un’app) le attività da fare è un buon inizio per avere sempre sotto controllo le priorità della giornata;
• Timeboxing: è un metodo particolarmente utilizzato dai manager che devono gestire più attività o più gruppi di lavoro. Ad ogni attività viene dedicato uno slot orario ben preciso e questo consente di prendere le decisioni più velocemente ottimizzando il tempo a disposizione;
• Metodologia Agile: si tratta di metodi di project management che hanno come scopo quello di utilizzare dei cicli brevi di lavoro per concentrarsi al meglio su quell’attività specifica.

Hai mai usato qualcuna di queste tecniche per la gestione del tempo? Se vuoi fare un passo successivo e trovare metodi efficaci per una migliore gestione del tuo business, contattami!

Una pratica infografica sulla tecnica del pomodoro

Questi sono i punti principali che ti devi tenere a mente e che riassumono – davvero in breve – tutto quello che ti ho detto nell’articolo.

Adesso tocca a te! Inizia ad applicare la Tecnica del Pomodoro e ottieni subito maggiori e migliori risultati.