Analisi degli scostamenti: cos’è, a cosa serve e quando farla

Vuoi sapere se la tua azienda ha aree grigie o, al contrario, margini di miglioramento? Uno strumento efficace per verificare l’andamento del tuo business è l’analisi degli scostamenti, con cui puoi confrontare gli obiettivi stabiliti con i risultati realmente ottenuti.

Non pensare che a te non serva o che non sia necessario dedicarsi ad analisi degli scostamenti e reporting.

È vero che un imprenditore attento si rende conto facilmente se sta andando nella direzione giusta e se, effettivamente, si sta avvicinando ai propri obiettivi aziendali. Ma la sola percezione di cosa sta accadendo non rende la dimensione esatta del fenomeno.

Per intervenire sulle performance dell’azienda, raddrizzare la rotta e ottimizzare l’andamento del tuo business hai bisogno di dati molto precisi. E questi si ottengono solo evidenziando eventuali differenze tra il punto in cui sei e quello in cui dovresti essere, ossia tra i risultati attuali e gli obiettivi attesi.

Se emerge un risultato positivo vuol dire che l’organizzazione funziona e stai superando le attese. In caso di scostamento negativo, al contrario, è essenziale individuare le criticità e muoversi per cambiare la situazione.

Nell’articolo ti spiego cos’è l’analisi degli scostamenti e in quali occasioni può risultare utile. Ricorda che approcciarsi a un concetto è basilare per un imprenditore ma lo è ancora di più saper declinare i concetti a seconda delle caratteristiche del proprio business. Per avere una strategia su misura per la tua azienda contattami per una consulenza personalizzata.

Cos’è l’analisi degli scostamenti? 

Nell’ambito del management aziendale conoscere la definizione dell’analisi degli scostamenti consente di ottimizzare i processi e mettere in atto interventi mirati per correggere la situazione.

Dunque, cosa significa analisi degli scostamenti?

L’analisi degli scostamenti è la tecnica che si utilizza per confrontare gli obiettivi prefissati con i risultati ottenuti. Sebbene possa sembrare una nozione astratta, in realtà, questa metodologia è funzionale in diversi ambiti:

• gestione della forza vendita;
• HR e misura delle performance dei dipendenti;
• reparti di produzione;
• finanza;
• marketing e comunicazione.

La sua particolarità, infatti, è che può essere declinata in più ambiti, scegliendo i KPI inerenti alla situazione in oggetto.

Un tipico esempio di analisi degli scostamenti è legato alla misurazione delle performance dei dipendenti. Se i tuoi collaboratori non raggiungono il risultato previsto questo comporta perdite significative non solo in termini di denaro ma, soprattutto, di produzione e obiettivi. Tuttavia, se hai dei parametri di riferimento, puoi arginare il problema e migliorare la situazione.

E considera che il discorso può essere esteso ad ogni comparto aziendale. Ciò che importa è utilizzare dati corretti e KPI o OKR di valore, che puoi ottenere da fonti interne o da fonti esterne all’azienda. 

A che scopo fare l’analisi degli scostamenti?

Gli obiettivi, così come le aree di intervento, possono essere molteplici, ma quello principale è di allocare meglio le risorse e gestire il budget in maniera proficua.

A cosa serve l’analisi degli scostamenti? 

Concetto chiave nel controllo di gestione dell’azienda, l’analisi degli scostamenti è connessa al budget, alla pianificazione, all’utilizzo delle risorse, alla strategia aziendale. Non pensare che sia un aspetto marginale, ma fornisce indicazioni preziose e, soprattutto, concrete sull’andamento del tuo business.

Chiaramente devi essere in grado di leggere i dati, ossia sapere che: 

• uno scostamento neutro vuol dire che c’è corrispondenza tra il tuo operato e le tue prospettive di sviluppo;
• in caso di scostamento negativo bisogna individuare le criticità e correggere gli errori;
• lo scostamento positivo indica che stai percorrendo la direzione giusta e puoi incrementare il tuo investimento.

Partiamo dal budget in modo che tu possa comprendere meglio. Avere una visione esatta della corrispondenza o della discrepanza tra i risultati attesi e quelli reali ti permette di intervenire velocemente. In pratica, hai una sorta di navigatore che ti indica in tempo utile se stai andando nella direzione corretta. 

Ciò che rende prezioso questo strumento è che lavora su dati certi e numerici. Niente previsioni, niente ipotesi. Dunque, se la tua strategia va rivista e il budget deve essere allocato meglio puoi intervenire velocemente e con un buon margine di precisione.

Perché i dati sugli scostamenti hanno tanto valore?

La loro funzione non è esclusivamente legata alla percezione di ciò che accade in azienda, ma va ben oltre: ti forniscono informazioni per risalire alle cause dello scostamento. Ciò significa che puoi intervenire e lavorare diversamente a seconda delle necessità organizzative. 

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Analisi degli scostamenti e budget 

Torniamo al budget. Come abbiamo già visto, l’analisi degli scostamenti è connessa agli investimenti dell’azienda e può essere fatta solo considerando il budget annuale. Definendo un lasso temporale di riferimento, infatti, puoi comprendere l’effettiva differenza tra il budget destinato a un progetto e il budget utilizzato.

Come si calcola il budget dell’analisi degli scostamenti?

Il processo avviene per step. Per prima cosa vanno raccolti e analizzati tutti i dati disponibili relativi alle attività che ti interessano. Dunque, si prende in considerazione lo storico, si considerano le informazioni sull’area o sull’attività e, infine, si confronta il tutto con le previsioni future.

In questo lavoro non va sottovalutato nessun tipo di dato: investimenti, costi, previsioni di vendita, spese vive, spese legate a eventuali finanziamenti, tasse.  

Credo che non ci sia bisogno di sottolineare quanto la completezza dei dati sia essenziale. Immagina di aver bisogno dell’analisi degli scostamenti sul tuo investimento in digital marketing e di non prendere in considerazione il costo della consulenza o dei dipendenti che se ne occupano. Oppure di valutare le vendite di un prodotto fisico ma di non inserire tra le spese i costi del materiale.

A tutto questo va anche aggiunta la possibilità che lo scostamento possa verificarsi per variabili esterne e la pandemia è l’esempio più recente in tal senso.   

Quando è necessario farla? 

La versatilità è una delle caratteristiche dell’analisi degli scostamenti, che può essere fatta in vari momenti: 

• con cadenza periodica; 
• durante le fasi di pianificazione e di allocazione delle risorse; 
• in corrispondenza di situazioni esterne che possono alterare gli equilibri aziendali; 
• in caso di cambiamenti interni all’organizzazione.

In condizioni normali, ogni imprenditore dovrebbe analizzare gli scostamenti mensilmente o con cadenza trimestrale, così da poter agire immediatamente sulle problematiche ed evitare conseguenze decisamente più sgradevoli.

Per quanto riguarda la programmazione dell’analisi degli scostamenti, ti consiglio di fissarla ogni mese o ogni tre mesi, a seconda delle dimensioni dell’azienda e del tuo progetto. 

Si tratta di un’attività essenziale per stabilire il budget e destinare le risorse ai vari progetti e comparti. Un’idea realistica e obiettivi concreti e realizzabili si possono ottenere con un’analisi dello storico relativo alle diverse attività. Studiando le variazioni nel tempo può essere più facile definire la strategia e occuparsi della determinazione del budget.

È decisivo mettere in atto l’analisi degli scostamenti anche durante i cambiamenti, esterni o interni, che influiscono sull’organizzazione. Tra gli eventi esterni che possono alterare l’andamento dell’azienda basti pensare alla pandemia o al conflitto in Ucraina; mentre per quanto riguarda le dinamiche interne, è importante tenere sotto controllo la differenza tra i tuoi obiettivi e i risultati previsti durante i cambiamenti societari o quelli di tipo organizzativo.

Come si calcolano gli scostamenti? 

Molte persone vanno in cerca di formule per l’analisi degli scostamenti. Tuttavia, è importante che tu sappia che si tratta di un processo piuttosto complesso che prevede vari step:

1. Nella fase iniziale si valutano gli scostamenti generali, ossia la differenza tra i dati attesi e quelli reali;
2. durante la seconda fase si distinguono gli scostamenti globali da quelli elementari;
3. dati alla mano, si va poi ad indagare sui fattori che hanno provocato gli scostamenti.

Di fronte a tutto questo, di quali attività potresti occuparti nell’ultima fase?

Nel momento in cui hai a disposizione dati reali e conosci le cause degli scostamenti puoi finalmente intervenire sulla situazione. Ciò vuol dire che è il momento di correggere gli errori e mettere in ordine la situazione.

Analisi degli scostamenti globali 

I parametri necessari per effettuare l’analisi degli scostamenti a livello globale sono tre: i costi fissi, i costi variabili e i ricavi. Grazie a questi fattori è possibile stimare l’eventuale scostamento tra le aspettative e i risultati ottenuti.

I costi fissi, in genere, sono quelli più prevedibili e includono le spese per la struttura e l’eventuale affitto. Le imposte, le spese per la fornitura di materie prime e la logistica, invece, vanno inserite tra i costi variabili. 

I ricavi rappresentano le entrate lorde dell’azienda.

Analisi degli scostamenti elementari 

Per rimediare alle problematiche che riguardano l’organizzazione e ridurre al minimo lo scostamento negativo è necessario un ulteriore approfondimento rispetto all’analisi degli scostamenti globali, ossia l’analisi degli scostamenti elementari.

Ma in cosa consiste?

In particolare, l’analisi degli scostamenti elementari indaga alcune variabili che sono il volume di produzione, il prezzo e l’efficienza.

• lo scostamento di volume riguarda la produzione, ovvero la variazione di volumi di produzione rispetto alle aspettative;
• quando c’è una differenza tra il prezzo di acquisto o di vendita rispetto a quello stabilito inizialmente si parla di scostamento di prezzo;
• infine, abbiamo uno scostamento di efficienza se il rendimento non corrisponde a quello previsto.

Quali sono le cause degli scostamenti? 

Determinare le cause degli scostamenti aziendali richiede una valutazione attenta ed estremamente approfondita. Ma costituisce un enorme vantaggio e un’occasione di crescita unica. 

Per effettuare un’indagine esatta dei fattori che provocano la differenza tra i risultati attesi e quelli previsti vanno considerate sia le cause interne che le cause esterne. Per cause interne si intendono tutti gli aspetti che influiscono sulla gestione dell’impresa; le cause esterne, d’altra parte, sono quegli elementi provenienti da fuori ma che impattano sull’andamento dell’azienda.

Non pensare che sia così semplice individuare le cause degli scostamenti. Nella mia attività di consulenza alle imprese mi sono reso conto di quanto sia complicato far venire a galla i fattori scatenanti e intervenire su di essi. Si tratta di un lavoro che richiede grande esperienza, competenze di economia e marketing, e visione d’insieme.

Le cause degli scostamenti esterne possono essere legate a fattori che impattano sui costi (prezzi delle materie prime, costi della logistica, adeguamenti normativi, processi produttivi inadeguati, crisi nazionali o internazionali di varia natura, calamità naturali).

Per quanto riguarda le cause degli scostamenti interne, invece, sono riconducibili a variazioni nell’assetto societario, alla gestione delle risorse umane, a cambiamenti nei processi produttivi o nel settore marketing.

Dopo aver individuato le cause, si va alla ricerca dei possibili correttivi per evitare che gli scostamenti siano in negativo.

Errori da evitare e come farlo 

A questo punto so che ti sarai reso conto di quanto sia utile l’analisi degli scostamenti. Tuttavia non credere che portare avanti ogni fase della tua ricerca sia così semplice. Ci sono degli errori che molti imprenditori hanno fatto e continuano a fare negli esercizi di analisi degli scostamenti. Errori o disattenzioni che possono alterare non solo i risultati ma anche la tua interpretazione dei dati.  Per questo motivo ho preparato una check-list degli errori da evitare:

• Ignorare parte delle persone o dei settori coinvolti nel processo. Molte informazioni preziose possono arrivare da persone o dati insospettabili.
• Valutare solo lo scostamento iniziale senza monitorare i risultati delle azioni correttive.
• Non avere un piano B. L’azienda non è un monolite, così come la realtà che la circonda. Per questo motivo è necessario che ci sia la volontà di adeguarsi ai cambiamenti e alle evoluzioni interne ed esterne.
•  Basare l’analisi degli scostamenti su dati poco attendibili o incompleti. Così facendo, infatti, si ottengono risultati falsati a partire dai quali si raggiungono conclusioni errate.
• Non stabilire l’obiettivo prima di partire con l’analisi degli scostamenti. Gli obiettivi d’analisi, per essere utili e attendibili, vanno messi in chiaro fin da subito insieme alle motivazioni.
• Non considerare le cause in maniera corretta. Se le cause non vengono stabilite con precisione non è facile avere un comportamento adatto alla risoluzione del problema.

L’analisi degli scostamenti è uno strumento dalla portata enorme. Purtroppo però nella definizione di questi dati è necessario porre la massima attenzione: non tutti nascono imprenditori e potrebbero aver bisogno di piccolo aiuto. Io sono qui per questo, ossia per offrirti una mano nella gestione della tua impresa.

Contattami per una consulenza, ti aiuterò a trovare i parametri giusti per avere un business vincente.