Autofattura: cos’è, esempi e perché è utile per l’azienda nel 2024

Gli aspetti fiscali in azienda sono tra i più complessi da gestire, ma ci sono strumenti particolarmente utili che ogni imprenditore dovrebbe conoscere, come l’autofattura.

Tecnicamente si tratta di una fattura che l’azienda emette verso sé stessa per tracciare al meglio le transazioni interne, adempiere agli obblighi fiscali o evitare sanzioni per omissione della documentazione.

In pratica, ti sto spiegando che esistono casi in cui è il soggetto che riceve il pagamento a emettere la fattura. 

Posso realmente emettere una fattura verso me stesso? Ma si tratta di una scelta legale?

So bene che l’idea di fatturare alla tua azienda direttamente e in termini legali può sembrarti un po’ contraddittoria. Ma sappi che l’autofattura è uno strumento fiscale di grandissimo valore previsto dalla normativa. 

È chiaro che non si può utilizzare con leggerezza. Prima di emettere fatture in questo modo è essenziale che tu capisca cos’è, quando si fa l’autofattura e quali sono i casi in cui è ammessa dalla normativa vigente. 

In particolare, può essere utile per documentare i costi dell’azienda o gli omaggi, come ad esempio i consumi dei beni prodotti dall’azienda da parte del titolare, oppure per regolarizzare a livello fiscale l’invio di campioni e prodotti ai clienti più affezionati o ad influencer.

Continuando nella lettura dell’articolo troverai tutte le informazioni sull’autofatturazione. Mentre se vuoi accelerare i tempi e avere dei consigli personalizzati per ottimizzare la gestione della tua azienda, contattami per una consulenza. 

Cosa significa fare un’autofattura 

Per fare un po’ di chiarezza, ti spiego quali sono le principali caratteristiche dell’autofattura:

• si tratta di una fattura vera e propria;
• è un documento perfettamente valido ai fini fiscali;
• a differenza di una fattura normale, l’emittente coincide con il ricevente.

Detto questo approfondiamo ogni aspetto e vediamo come può esserti utile all’interno della tua organizzazione.

Come si capisce dal nome, l’autofattura è una fattura che l’azienda emette nei confronti della propria organizzazione. Ossia il soggetto che fornisce il servizio o il prodotto da fatturare coincide con lo stesso fruitore.

Ma per quale motivo dovresti fare un’autofattura?

In linea generale, la fatturazione nei confronti della propria organizzazione è utilissima nella contabilità aziendale: permette di registrare i flussi finanziari, aiuta nell’adempimento degli obblighi fiscali, è indispensabile per la registrazione delle transazioni interne che, altrimenti, potrebbero essere omesse. 

Insomma, l’autofatturazione è uno strumento importante per far quadrare i conti aziendali, in relazione alla liquidazione dell’IVA, ai costi interni e ai ricavi.  

È importante sottolineare che, nel momento in cui il cedente e il cessionario sono lo stesso soggetto, di fatto non vi è passaggio di denaro e la transazione è gratuita.

Interessante, vero? Ti spiego meglio quali sono i vantaggi dell’autofatturazione.

Perché emettere autofattura?

La scelta di emettere autofattura può essere vantaggiosa sia per la contabilità interna che per l’analisi delle performance aziendali. 

Sappi, innanzitutto, che l’autofatturazione arriva proprio per adempiere agli obblighi di legge. Molti imprenditori ignorano che ai fini fiscali è obbligatorio registrare anche le transazioni interne. Ciò implica il versamento dell’IVA per evitare sanzioni anche decisamente salate. Le autorità, infatti, vedono nell’autofatturazione un mezzo particolarmente utile per ridurre l’evasione fiscale.

Dunque, ricorrendo all’autofatturazione si regolarizzano alcuni tipi di transazione e si registra l’IVA in maniera corretta.

Questo è decisamente un motivo valido per fatturare direttamente alla propria organizzazione, ma ti consiglio di avere una visione più ampia della fiscalità e capire come potrebbe esserti d’aiuto in altri ambiti.

Le fatture, così come le autofatture hanno un ruolo eccezionale nella contabilità: ti aiutano a tracciare tutti i costi e i ricavi dell’organizzazione. Avendo sotto controllo i flussi finanziari, puoi renderti conto di quali siano i reparti più produttivi, che spese vadano a pesare maggiormente sul bilancio aziendale e dove invece il lavoro non fluisce come dovrebbe. Dunque, grazie all’autofatturazione potresti estrapolare dati fondamentali per pianificare il tuo business a livello finanziario e impostare le operazioni future. 

Ma quali sono le differenze tra la fatturazione e l’autofatturazione? Perché dovresti optare per una soluzione piuttosto che per l’altra?

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Differenza tra fattura e autofattura

Sostanzialmente fattura e autofattura sono due documenti identici: in entrambi i casi vanno inseriti i dati dell’emittente e del ricevente, il dettaglio dei beni o dei servizi forniti, la quantità dei beni o dei servizi forniti, l’importo da pagare, l’IVA, le eventuali tasse previste.

Ciò che distingue i due documenti è il soggetto che emette fattura:

• nell’autofattura, il soggetto che emette fattura è lo stesso che la riceve. Quindi i dati e la P.IVA sono i medesimi tra soggetto cedente e cessionario;
• nella fattura, invece, il soggetto che emette fattura non è lo stesso che la riceve.

La fattura è utilizzata per documentare ogni tipo di transazione commerciale che coinvolge un venditore e un acquirente. E lo scopo di chi emette fattura è quello di richiedere il pagamento all’acquirente del bene o del servizio indicato nel documento.

L’autofattura è prevista dal DPR n. 633/72, riferimento normativo che va indicato anche all’interno del documento. Ogni autofattura, dunque, deve contenere la dicitura “autofatturazione di cui all’articolo 21, comma 6-ter del DPR n 633/72″.

L’ultima differenza tra le due tipologie di fattura è che nella fatturazione vera e propria avviene una transazione di denaro; l’autofatturazione, invece, viene gestita a titolo gratuito, ossia non ci sono transazioni di denaro.

Quando si emette autofattura

L’autofattura, dunque, si emette per documentare diverse tipologie di transazioni interne all’azienda. Queste non riguardano esclusivamente l’autoconsumo di beni aziendali, ma anche la cessione gratuita di beni o servizi o gli acquisti effettuati da produttori agricoli esonerati dalla fatturazione. Inoltre, l’autofatturazione è uno strumento che si utilizza per la denuncia nel caso in cui un fornitore non abbia emesso fattura oppure per gli acquisti di beni e servizi fuori dall’Unione Europea.

Ti spiego quali sono i casi in cui si può ricorrere all’autofatturazione.

Autofattura per autoconsumo

Se hai un’azienda di grandi dimensioni o con diverse sedi l’autofattura può esserti molto utile: in questo modo riesci a tracciare i flussi e monitorare tutte le spese delle diverse filiali e dei vari comparti aziendali. 

L’autofattura per tracciare i consumi interni all’azienda, tuttavia, è obbligatoria anche per le realtà imprenditoriali di piccole dimensioni, nelle quali vanno comunque documentate tutte le spese interne.

Per fornirti un’informazione più completa, c’è da precisare che l’autoconsumo è inteso sia come consumo interno che come consumo esterno. Nel primo caso sei tu imprenditore, o i soci, a utilizzare le risorse aziendali per attività inerenti l’organizzazione. Al contrario, se le risorse aziendali vengono utilizzate per motivi al di fuori dell’attività si parla di autoconsumo esterno.

Autofattura per omaggi 

Tra gli strumenti più utili nel marketing ci sono gli omaggi ai clienti e l’invio di campioni di prodotto a stakeholder e ad influencer. Questi possono essere inviati sia in occasioni particolari come le festività natalizie, il lancio di nuovi prodotti o l’inaugurazione di una nuova sede, che per la promozione di nuove linee. In ogni caso, costituiscono delle spese di cui l’azienda si fa carico che vanno documentate e inserite tra i costi. Per contabilizzarle è obbligatoria l’autofattura, grazie alla quale il costo può essere inserito nel bilancio aziendale.

Con l’autofattura è possibile sistemare i conti e regolarizzare il versamento dell’IVA.

Autofattura come denuncia 

Ti è mai capitato che un fornitore non emettesse la fattura per un bene che hai acquistato o per un servizio erogato?

Purtroppo, nonostante il comportamento scorretto sia portato avanti dal fornitore, la legge prevede l’obbligo di mantenere i conti ordinati anche per l’azienda cliente. Ciò vuol dire che nel caso in cui il fornitore non emetta fattura, sia in ritardo o commetta errori nella compilazione della stessa, la tua azienda è obbligata a emettere autofattura come denuncia.

Vediamo nel dettaglio i casi in cui è prevista l’autofattura come denuncia:

• quando la fattura non viene emessa;
• se l’importo della fattura è inferiore rispetto a quello pattuito e non venga corretto nel termine di trenta giorni dalla data di emissione;
• qualora la fattura venga emessa in ritardo rispetto alle tempistiche stabilite dalla legge.

Sappi che per non incorrere in sanzioni, l’autofattura come denuncia implica il pagamento dell’IVA.

Autofattura estera

Acquisti beni o servizi in paesi che non hanno una sede stabile in Italia o nell’Unione Europea?

Per gli acquisti extra UE – ossia gli acquisti di beni e servizi da paesi con una sede stabile fuori dall’Italia o dai paesi membri dell’UE – è prevista l’emissione dell’autofattura. Quest’ultima è necessaria per il pagamento dell’IVA, generalmente differente da paese a paese. Pensa che anche tra gli stessi stati membri le aliquote IVA sono differenti, ma in virtù degli accordi interni all’Unione, non c’è bisogno di emettere nessuna autofattura.

La questione è diversa se importi beni dall’estero. Nell’importazione, infatti, è previsto il pagamento dei dazi doganali con i quali vengono sostituiti gli oneri relativi all’IVA.

Autofattura agricoltura 

Un settore particolare è quello dei produttori agricoli: alcune aziende agricole sono esonerate dal pagamento dell’IVA, mentre per i clienti vige l’obbligo di regolarizzare le transazioni IVA attraverso l’autofattura.

In pratica, se acquisti prodotti agricoli da un’azienda agricola esonerata dall’obbligo di fatturazione dal comma 6 dell’articolo 34 del DPR n. 633/72, è necessario che tu provveda all’ autofatturazione.

In questo modo riuscirai sempre a monitorare gli acquisti e a mantenere un rapporto regolare con il fisco.

Autofatturazione elettronica

L’introduzione della fatturazione elettronica obbligatoria riguarda anche l’autofatturazione, soggetta alla stessa normativa.

In particolare, ogni tipo di fattura va emessa in formato elettronico. Dopo l’emissione, è prevista la trasmissione tramite lo SDI, il Sistema di Interscambio che facilita la trasmissione dei dati allo stato. 

Per ogni tipologia di autofattura è previsto l’inserimento di un codice specifico, che permette di gestire al meglio i pagamenti delle imposte.

Attualmente, la fatturazione elettronica è un obbligo che riguarda solo le aziende europee. Al di fuori dei confini europei, infatti, la fatturazione elettronica non è ancora necessaria.

Per agevolarti il lavoro, ti riporto anche i codici relativi alle diverse tipologie di autofatture:

• autofattura elettronica di denuncia: nel caso in cui l’autofattura venga emessa in seguito alla mancata ricezione della fattura da parte del fornitore, il codice è autofattura TD20;
• autofatture elettroniche per autoconsumo: gli autoconsumi interni ed esterni vanno inviati con il codice Autofattura TD27;
• autofatture elettroniche per omaggi: per gli omaggi a clienti particolari, stakeholder o influencer il codice è Autofattura TD27;
• acquisto di beni da fornitori extra-UE: per tracciare gli acquisti di beni da fornitori extraeuropei il codice è TD19;
• acquisto servizi da fornitori extra-UE: per segnalare gli acquisti di servizi da fornitori extraeuropei il codice è TD17;
• imprese agricole in regime fiscale di esonero: per gli acquisti dalle aziende agricole esonerate dal pagamento dell’IVA il codice è TD01.

Ora so già che ti starai chiedendo quale sia il procedimento per l’emissione dell’autofattura. Te lo spiego nel prossimo paragrafo.

Come emettere l’autofattura

Come avrai capito, l’autofattura è semplicemente una fattura che l’azienda emette nei propri confronti, ossia il cedente e il cessionario sono lo stesso soggetto. Di conseguenza la compilazione dell’autofattura risulta piuttosto semplice: basta inserire i dati della tua azienda sia nell’intestazione che nello spazio destinato al ricevente. I dati richiesti sono la Ragione sociale, l’indirizzo, la partita IVA, l’indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) o il codice SDI. A livello formale, dovrai descrivere i beni o i servizi forniti. 

È importante che ricordi di inserire la dicitura inerente l’autofattura in cui si citano le norme di riferimento.

L’autofattura va registrata in contabilità come una normale fattura, in modo che risulti nei libri contabili. 

Come avrai capito, l’autofattura è uno strumento di estremamente utile per le aziende per mantenere sotto controllo i flussi economici, evitare sanzioni e ottenere dati sui diversi comparti e dipartimenti. 

Questo è uno dei segreti che ho imparato durante la mia attività di business e ho voluto condiverlo per essere da supporto anche ad altri imprenditori. Per avere una consulenza personalizzata contattami ora. Analizzando da vicino la tua azienda saprò cogliere eventuali criticità e potrò aiutarti a migliorare il flusso di lavoro all’interno del tuo business.