Ciclo di Deming (PDCA): significato, fasi ed esempi

Vorresti che la tua azienda fosse ancora più produttiva? Pensi che ci siano delle lacune e vorresti eliminarle? Desideri che il tuo personale produca di più con minor dispendio di tempo e denaro?

Esiste un modo per dare risposta a tutte queste domande, è il ciclo di Deming.

Il Ciclo di Deming, noto anche come Plan-Do-Check-Act (PDCA), è un approccio strategico al miglioramento continuo nelle organizzazioni. 

Ideato dallo statista e guru della qualità W. Edwards Deming, questo ciclo fornisce un quadro concettuale per gestire il cambiamento in modo strutturato ed efficace. 

Non ne hai mai sentito parlare? Allora sei nel posto giusto perché oggi ci occuperemo proprio di studiare le basi del ciclo di Deming per capire quali vantaggi può portare nella tua azienda e come impostarlo per migliorare la produttività. 

Le aziende odierne hanno bisogno di produrre sempre più velocemente e in modo efficace, con il minor dispendio di risorse. Sono qui per spiegarti come raggiungere questo obiettivo. 

Cosa si intende per ciclo di Deming?

Il ciclo di Deming è un processo circolare, il che significa che le quattro fasi da cui è composto – e che approfondiremo tra pochissimo – si ripetono continuamente, in un processo di miglioramento continuo.

Si basa infatti sulla convinzione che qualsiasi processo può essere migliorato, anche se è già efficiente. Per questo il metodo continua a ripetersi, per garantire un miglioramento continuo dei risultati ottenuti.

Il ciclo di Deming può essere applicato a qualsiasi tipo di attività, sia in ambito aziendale che in ambito personale. 

In ambito aziendale, il ciclo di Deming viene utilizzato per migliorare la qualità dei prodotti e dei servizi, la produttività, l’efficienza e la soddisfazione dei clienti. 

In ambito personale, il ciclo di Deming può essere utilizzato per migliorare le proprie capacità, raggiungere i propri obiettivi e migliorare la propria qualità della vita.

È un processo efficace perché permette di:

• Definire obiettivi chiari e misurabili;
• Sviluppare piani realistici e attuabili;
• Verificare i risultati e identificare le aree di miglioramento;
• Prendere le azioni necessarie per migliorare i risultati.

Ovviamente è un processo che richiede impegno e costanza, ma che può portare a risultati significativi.

Perché si chiama ciclo di Deming?

Il ciclo di Deming deve il suo nome da W. Edwards Deming, il teorico che lo ha sviluppato e promosso. 

W. Edwards Deming è stato uno statistico, consulente e professore statunitense, noto per i suoi contributi significativi alla qualità e alla gestione aziendale. 

Durante il secondo dopoguerra, Deming ha svolto un ruolo cruciale nel contribuire al rinnovamento economico del Giappone, lavorando con le industrie giapponesi per migliorare i loro processi di produzione.

Il ciclo di Deming, o PDCA, rappresenta un ciclo di miglioramento continuo, basato su un processo iterativo di pianificazione, attuazione, controllo e azione. La sua metodologia ha dimostrato di essere efficace nel promuovere la qualità, l’efficienza e la competitività aziendale.

Il nome “Ciclo di Deming” è diventato sinonimo del modello PDCA e riflette il ruolo chiave di Deming nello sviluppo e nella diffusione di questo concetto nel contesto della gestione della qualità e dell’efficienza aziendale. 

Da quell’epoca, la filosofia di Deming ha influenzato profondamente le pratiche di gestione in tutto il mondo, rendendo il ciclo di Deming una pietra miliare nelle strategie di miglioramento continuo.

Le fasi del ciclo di Deming (PDCA)

Il metodo in esame viene chiamato ciclo di Deming a causa della sua paternità, ma ancora più chiaro è chiamarlo Plan-Do-Check-Act, perché queste quattro parole ti permettono di identificare esattamente ogni fase del processo. 

Senza perdere altro tempo, scopriamo subito quali sono le fasi che permettono di migliorare l’organizzazione aziendale. 

Plan, o Pianificazione

La prima fase del PDCA è la “Pianificazione” (Plan). In questa fase, l’obiettivo principale è stabilire gli obiettivi e definire i processi necessari per raggiungerli.

La pianificazione costituisce le fondamenta del ciclo, fornendo una guida strategica per le attività future.

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Durante la fase di pianificazione, le organizzazioni identificano le sfide, determinano le opportunità di miglioramento e stabiliscono gli obiettivi specifici da perseguire. 

Questo coinvolge la definizione chiara delle strategie, la pianificazione delle attività necessarie e l’allocazione delle risorse adeguate. Gli stakeholder pertinenti sono coinvolti nella formulazione dei piani, garantendo un approccio collaborativo e una comprensione condivisa degli obiettivi.

La robustezza della fase di pianificazione è essenziale per il successo del ciclo, poiché influisce direttamente sulla qualità delle azioni che seguiranno. 

Una pianificazione accurata fornisce una base solida su cui costruire, aiutando le organizzazioni a evitare errori costosi e a massimizzare l’efficacia del processo di miglioramento continuo. 

Completato correttamente questo passaggio, puoi procedere alla seconda fase. 

Do, o Attuazione

La seconda fase del PDCA è l'”Attuazione” (Do). Dopo la fase iniziale di pianificazione, in cui gli obiettivi sono stati definiti e i piani stabiliti, l’attenzione si sposta all’effettiva esecuzione delle azioni pianificate.

Durante questa fase, le organizzazioni mettono in pratica i piani elaborati nella fase di pianificazione. 

Significa che devi implementare concretamente procedure, processi o progetti pianificati. È il momento in cui vengono assegnate le risorse, eseguite le attività e introdotti i cambiamenti nel contesto operativo dell’organizzazione.

L’attuazione è una fase critica, perché rappresenta il passaggio dalla teoria alla pratica. 

La coerenza nell’attuare i piani è fondamentale se vuoi che gli sforzi di miglioramento siano efficaci. Durante questa fase, monitora attentamente il processo e raccogli dati pertinenti che ti saranno utili per valutare le performance alla luce degli obiettivi prefissati.

Una corretta esecuzione delle attività stabilite prepara il terreno per le fasi successive del ciclo, contribuendo al successo complessivo del processo di miglioramento continuo. 

Check, o Controllo 

Scivoliamo così nella terza fase del ciclo di Deming, la fase di “Controllo” (Check). Dopo aver completato la fase di attuazione, devi valutare e controllare i risultati ottenuti rispetto agli obiettivi e alle specifiche stabilite nella fase di pianificazione.

Durante la fase di controllo, raccogli dati e informazioni pertinenti per valutare le performance del processo. 

Questa valutazione è fondamentale per determinare se gli obiettivi sono stati raggiunti, se ci sono deviazioni rispetto alle aspettative e per identificare eventuali aree di miglioramento. È un momento di verifica critica che fornisce dati concreti sulla riuscita o meno delle azioni intraprese.

Durante il controllo puoi comparare i risultati ottenuti con gli standard di qualità o gli indici di produttività prestabiliti e verificare la conformità alle procedure stabilite. 

Qualsiasi variazione significativa viene identificata e analizzata per comprendere le cause sottostanti, il motivo per cui si è verificata. 

L’obiettivo della fase di controllo è quello di ottenere una comprensione chiara delle performance del processo, fornendo così una base per prendere decisioni informate nella fase successiva. 

Act, o Azione

Arriviamo così alla quarta e ultima fase del ciclo di Deming, la fase di “Azione” (Act). Dopo aver valutato le performance e controllato i risultati nella fase precedente, devi intraprendere azioni correttive o di miglioramento in risposta alle informazioni che hai raccolto durante la fase di controllo. 

La fase di azione riguarda l’implementazione di modifiche o correzioni basate sull’analisi dei dati. 

Quindi, se durante la fase di controllo emergono deviazioni o inefficienze rispetto agli obiettivi prefissati, l’azione mira a correggerle. 

D’altra parte, se il processo è risultato efficace e in linea con gli obiettivi, l’azione può concentrarsi sull’implementazione di miglioramenti incrementali.

Questa fase enfatizza l’apprendimento organizzativo. L’analisi delle informazioni raccolte durante il ciclo di Deming fornisce insight preziosi per comprendere meglio il funzionamento dei processi e per identificare opportunità di ottimizzazione continua.

Una volta implementate le azioni correttive o di miglioramento, il ciclo ricomincia con una nuova fase di pianificazione. Come dicevamo, in un ciclo continuo per adattarsi dinamicamente alle sfide e alle opportunità che emergono nel contesto operativo.

Esempio del ciclo di Deming

Sai che a un certo punto mi piace passare dalla teoria alla pratica e cercare di contestualizzare sempre le metodologie che descrivo. Anche in questo caso, voglio offrirti un esempio di ciclo di Deming nel concreto. 

Supponiamo che un’azienda di produzione voglia migliorare il processo di assemblaggio di un particolare prodotto per ridurre il numero di difetti e aumentare l’efficienza. 

Fase 1: Pianificazione

• Obiettivo: migliorare l’efficienza e ridurre i difetti nell’assemblaggio del prodotto;
• Piani: identificare le aree del processo di assemblaggio che potrebbero essere ottimizzate, pianificare nuove procedure, fornire formazione al personale e stabilire nuovi indicatori di performance.

Fase 2: Attuazione

• Attività: implementare le nuove procedure di assemblaggio;
• Esecuzione: introdurre le modifiche pianificate, formare il personale sulle nuove pratiche e avviare la produzione secondo i nuovi standard.

Fase 3: Controllo 

• Raccolta di dati: monitorare la produzione per raccogliere dati sulla qualità e sull’efficienza;
• Analisi: confrontare i risultati con gli indicatori di performance definiti nella fase di pianificazione, identificare eventuali deviazioni e aree che richiedono attenzione.

Fase 4: Azione 

• Decisioni basate sui dati: se i dati indicano un miglioramento, considerare di rendere le nuove procedure uno standard; se ci sono ancora difetti o inefficienze, identificare le cause sottostanti e apportare correzioni;
• Miglioramenti: implementare azioni correttive o migliorative basate sull’analisi dei dati, e se necessario, regolare nuovamente le procedure di assemblaggio.

Questo è un esempio molto semplice, ma è chiaro che il ciclo può essere adattato alle esigenze specifiche di qualsiasi processo.

Quando e come applicarlo in azienda

Quando applicarlo? Quando vuoi!

Il ciclo di Deming può essere applicato in azienda in qualsiasi momento in cui si desidera migliorare un processo o risolvere un problema.

Tuttavia, ci sono delle situazioni in cui può essere particolarmente utile implementarlo:

• Quando vuoi migliorare la qualità di un prodotto o di un servizio;
• Per ridurre i costi o i tempi di produzione;
• Se vuoi migliorare l’efficienza di un processo;
• Per risolvere un problema o un’anomalia.

Mi sento di darti anche qualche suggerimento per applicare il ciclo di Deming in azienda:

• Coinvolgi il personale in tutte le fasi del ciclo;
• Prendi decisioni informate sfruttando tutti i dati raccolti;
• Sii flessibile e pronto ad apportare modifiche se necessario.

Anche se non è tra le metodologie più conosciute dalle grandi masse, il ciclo di Deming è uno strumento potente che può aiutare le aziende a migliorare i propri processi e risultati.

Se sei interessato a implementare il ciclo di Deming nella tua azienda ma non sai da dove partire, prenota una consulenza insieme a te. Con decenni di attività imprenditoriale alle spalle posso darti le dritte giuste da cui partire per migliorare i processi, gestire la qualità o affrontare sfide specifiche che la tua azienda si trova a fronteggiare.

Avvia un processo di miglioramento continuo per rendere la tua azienda il più produttiva possibile.