Comunicazione asincrona: cos’è e come usarla al lavoro

Inviare un’email e ricevere risposta dopo 3 giorni, oppure inoltrare una richiesta via pec e ottenere esito entro 2 ore. Lasciare un messaggio sulla chat di lavoro e vedere i colleghi connettersi e rispondere dopo minuti.

Ti è mai capitato?

Beh, quasi tutti i giorni, immagino.

Sai che queste dinamiche fanno parte della comunicazione asincrona?

Ogni volta che fai una domanda o invii un messaggio senza dare per scontato che la risposta arrivi nell’immediato, stai avendo a che fare con la comunicazione asincrona. Se ci pensi bene, questo tipo di comunicazione esiste da sempre, sin dalle vecchie lettere scritte a mano.

Al contrario, una chiamata Zoom, dove tutto avviene in tempo reale, riguarda la comunicazione sincrona, poiché il dialogo avviene con un “botta e risposta” continuo, senza pause prolungate. 

Non a caso vi sono comunicazioni che possono essere affrontate in modalità asincrona ed altre esclusivamente in modalità sincrona.

Lavorando nel mondo del business coaching da anni, conosco bene l’importanza delle tecniche di comunicazione nei contesti aziendali, ed è per questo che con questo articolo voglio scendere più nel dettaglio a riguardo della comunicazione sincrona e asincrona e di come, soprattutto quest’ultima, deve essere curata all’interno dei team di lavoro.

Cos’è la comunicazione asincrona?

Per spiegare bene la definizione di comunicazione asincrona, dobbiamo fare un passo indietro e partire da dei tecnicismi.

A-Sincrono

Prefisso “a-“: che indica negazione o assenza di qualcosa

“Sincrono“: che si riferisce a eventi che avvengono contemporaneamente.

In generale, quindi, “asincrono” si riferisce a qualcosa che non avviene simultaneamente o contemporaneamente ad altro, ma che può avvenire in momenti diversi o senza un ordine preciso.

Nella comunicazione, “asincrono” indica un tipo di interazione dove i partecipanti non devono essere presenti contemporaneamente per scambiare messaggi. Esempi comuni, come abbiamo già visto, includono email, messaggi di testo, forum online. Tutti mezzi di comunicazione dove le risposte possono avvenire con ritardi variabili nel tempo.

Se sei solito erogare corsi di formazione, avrai notato che molti enti tendono a fornire lezioni asincrone, appunto, con materiali didattici che gli studenti possono consultare autonomamente, senza dover partecipare a lezioni in tempo reale.

La comunicazione asincrona, nei contesti aziendali, offre flessibilità, permettendo ai partecipanti di gestire il tempo e le priorità, riducendo la necessità di essere simultaneamente disponibili. Favorisce anche una riflessione più approfondita nelle risposte, in quanto non c’è la pressione del tempo reale.

Ma dei vantaggi della comunicazione asincrona ne parleremo meglio tra qualche riga. Intanto passiamo a vedere le differenze rispetto alla comunicazione sincrona.

Differenza con la comunicazione sincrona

La comunicazione sincrona, come suggerisce il termine greco “syn-” che significa “insieme” o “al tempo stesso”, si riferisce a forme di interazione o comunicazione in cui i partecipanti sono presenti simultaneamente e rispondono in tempo reale. 

Qui ci ritroviamo davanti ad un dialogo immediato, continuo, dove le risposte sono date senza ritardi significativi tra la trasmissione del messaggio e la sua ricezione.

Al contrario degli esempi elencati in precedenza, la comunicazione sincrona si ha nel caso delle chiamate telefoniche o delle videoconferenze, come le riunioni su Zoom, Teams, o Skype, dove i partecipanti possono vedere e sentire gli altri contemporaneamente.

Valgono anche tutte le chat in tempo reale, come quelle delle piattaforme Slack, WhatsApp, o Messenger.

Ovviamente, non sono escluse le discussioni faccia a faccia, dove le persone si incontrano fisicamente e interagiscono direttamente.

La comunicazione sincrona è solitamente preferita quando è necessaria una risposta immediata, un feedback immediato o un dialogo interattivo e dinamico. Tuttavia, può anche essere più impegnativa in termini di coordinamento degli orari e può causare interruzioni se non gestita correttamente.

I vantaggi della comunicazione asincrona

Se sei un imprenditore che tiene alla cura della comunicazione all’interno del suo contesto aziendale, devi sapere che per vantare una comunicazione persuasiva devi essere ben formato anche su ciò che riguarda la comunicazione asincrona.

Essa presenta dei vantaggi non di poco conto, che devono essere conosciuti nel dettaglio.

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Eccone alcuni:

• Concentrazione e flusso: la comunicazione asincrona permette ai membri del team di entrare in uno stato profondo di concentrazione e flusso poiché riduce la frequenza delle interruzioni causate dalle riunioni in tempo reale;
• Adattabilità ai fusi orari: se la tua azienda opera a livello internazionale, leggi bene questo punto. La comunicazione asincrona elimina la necessità di coordinare le disponibilità di tutti i membri per le comunicazioni in tempo reale, consentendo a ciascuno di partecipare e contribuire secondo il proprio orario di lavoro;
• Registrazione dei dialoghi: tutte le conversazioni sono documentate e archiviate. Questo facilita la revisione delle informazioni, la rilevazione di errori o malintesi e la consultazione delle decisioni prese in tempi passati;
• Chiarezza e dettaglio: i partecipanti hanno il tempo di riflettere prima di rispondere, il che favorisce messaggi più chiari, dettagliati e ben pensati;
• Massimizzazione della produttività individuale: gli individui possono lavorare durante le ore più produttive per loro, sfruttando al massimo i loro periodi di picco di concentrazione e energia;
• Gestione efficiente del tempo: la comunicazione asincrona consente ai team di gestire meglio il proprio tempo, riservando momenti specifici per la comunicazione invece di essere costantemente disponibili per risposte immediate;
• Flessibilità operativa: la capacità di rispondere e contribuire quando è più conveniente per ogni individuo favorisce l’operatività aziendale più flessibile e adattabile ai cambiamenti e alle esigenze emergenti.

I limiti della comunicazione asincrona

Più che limiti, la comunicazione asincrona presenta delle sfide che nei contesti aziendali è bene saper superare.

Stiamo parlando di sfide come i ritardi, che possono complicare la comunicazione e rallentare il processo decisionale o l’azione da dover compiere nell’immediato. Oppure sfide come il tempo richiesto per la scrittura, in quanto per scrivere messaggi chiari è necessario tempo e sforzo. Questo può essere visto come un investimento di risorse rispetto alla comunicazione più rapida e informale in tempo reale.

Altro limite sono i silos informativi, poiché quando gli strumenti di comunicazione sono frammentati o non ben integrati, le informazioni possono essere disperse in diversi luoghi, rendendo difficile per i membri del team accedere alle informazioni utili.

La mancanza di interazioni faccia a faccia, inoltre, può diminuire il senso di coesione e connessione tra i membri del team. Attività regolari di team-building possono essere necessarie per mitigare questo problema e promuovere un ambiente collaborativo.

Altro aspetto sfidante è che la comunicazione scritta asincrona, può non trasmettere completamente le sfumature emotive o tonali presenti nelle interazioni faccia a faccia e a causa della mancanza di feedback immediato e di chiarimento in tempo reale, ci può essere un rischio maggiore di malintesi.

Altre sfide sono la necessità di protocolli, cruciali per garantire che la comunicazione asincrona sia efficace e la dipendenza da strumenti tecnologici.

In conclusione, nonostante i vantaggi evidenti, la comunicazione asincrona presenta anche sfide che devono essere considerate e gestite attentamente per massimizzare i benefici e mantenere efficaci le dinamiche di gruppo all’interno dell’organizzazione.

Per essere certo che la comunicazione asincrona, nella tua azienda, venga gestita agilmente come la comunicazione verbale, cerca sempre il supporto di professionisti esperti in materia.

Come sfruttare la comunicazione asincrona a lavoro

Sebbene possa sembrare banale, è arrivato il momento di spiegarti come sfruttare la comunicazione asincrona sul posto di lavoro.

Tramite messaggi, email e chat… Mi dirai.

Se questo bastasse, sarebbe veramente molto bello.

Ma la comunicazione asincrona, va saputa mettere in atto.

Passa ai paragrafi successivi per scoprire qualche trucco…

1. Studia e personalizza la tua strategia di comunicazione asincrona

Quali canali deve utilizzare il tuo team? Quali messaggi sono consentiti? Quando preferire la comunicazione sincrona evitando quella asincrona? Quando è il momento di condividere comunicazioni? Quali sono i tempi massimi di visualizzazione dei messaggi? 

Se non hai chiare le risposte a queste domande, forse è il caso di rimediare.

2. Metti a disposizione del tuo team uno spazio di lavoro condiviso

Condividi e gestisci applicazioni, informazioni e conoscenze in un unico punto virtuale, così da supportare il lavoro del tuo team. Piattaforme come SharePoint e Basecamp aiutano a centralizzare tutte le informazioni utili alla realizzazione di progetti. In questo modo permetterai al tuo team di trovare subito i contenuti che cercano e a collaborare senza problemi.

3. Promuovi incontri virtuali di puro piacere

Per migliorare l’efficacia della comunicazione asincrona, organizza sessioni virtuali informali dove i membri del team possono interagire in tempo reale. 

Questi momenti favoriscono il senso di appartenenza e riducono l’isolamento, creando un ambiente più collaborativo e inclusivo.

4. Fai rispettare le linee guida

Tempi di risposta, modalità di archiviazione delle informazioni e uso appropriato degli strumenti di comunicazione devono essere stabiliti con chiarezza. Inoltre, è necessario fare in modo che tali regole vengano rispettate. 

Assicurarsi che tutti i membri del team comprendano e aderiscono a queste linee guida aiuta a mantenere la trasparenza, migliorare la collaborazione e sostenere un ambiente di lavoro produttivo.

5. Non prolungare le comunicazioni asincrone oltre il dovuto

Le riunioni virtuali non dovrebbero mai avere una durata superiore ai 30 minuti, così da mantenere alto il coinvolgimento e la produttività. 

Se possibile, includi anche delle pause, così da aiutare i partecipanti a rimanere concentrati sui temi trattati.

6. Organizza in maniera strategica le riunioni

Non è facile gestire riunioni a distanza, specialmente se i componenti parlano lingue diverse e operano seguendo fusi orari diversi.

Le riunioni devono sempre avere un ordine del giorno e obiettivi specifici, così da ottimizzare i tempi ed evitare sprechi di tempo. Anche in questo caso è necessario indicare chiaramente cosa è possibile affrontare in riunione e cosa è bene rimandare ad altre modalità.

7. Comunica gli orari di lavoro dei partecipanti

Quando si utilizzano metodi di comunicazione asincroni, è buona abitudine invitare i membri del team a condividere i loro orari lavorativi, così che tutti abbiano chiare le fasce orarie di disponibilità e prevedere eventuali tempi di risposta.

Questo aiuta a garantire che le comunicazioni siano gestite in modo efficace e rispettoso, migliorando la coordinazione e la collaborazione complessiva.

8. Programma pause e lassi di tempo dedicati alla concentrazione

Questo trucco serve a disattivare, in specifici orari, notifiche e distrazioni varie. 

Prima di dare il via alle comunicazioni asincrone, sottolinea l’importanza dei periodi di pausa e di focus. Incoraggia i membri del team a programmare pause regolari per rigenerarsi e periodi dedicati alla concentrazione profonda. Questo promuove una comunicazione asincrona più efficace, riducendo interruzioni e migliorando la produttività individuale e di gruppo.

Impara tutti i segreti della perfetta comunicazione

Per gestire efficacemente la comunicazione sul posto di lavoro, inclusa quella asincrona, è necessario acquisire competenze e strategie ben definite. 

Consulenze di business coaching possono proporre migliorare significativamente la qualità e l’efficacia della comunicazione all’interno dell’azienda.

I business coach aiutano i leader e i team a sviluppare competenze di comunicazione chiave, come la capacità di gestire le aspettative di risposta, stabilire protocolli chiari e promuovere una cultura di comunicazione aperta e trasparente. 

Il supporto di questi esperti è cruciale anche nell’ambito della comunicazione asincrona, poiché aiutano a strutturare e gestire efficacemente le comunicazioni scritte, promuovendo chiarezza e diminuendo i malintesi.

Oltre a migliorare le competenze di comunicazione individuale e di gruppo, i business coach possono anche supportare nel creare un ambiente di lavoro più collaborativo e coeso. 

Nei team distribuiti geograficamente o con membri che operano su fusi orari diversi, l’ottimizzazione della comunicazione asincrona può contribuire a ridurre l’isolamento dei dipendenti e a promuovere una cultura aziendale più inclusiva e partecipativa.

Questo supporto non solo migliora le dinamiche di comunicazione interne, ma può anche avere un impatto positivo sulla produttività, sull’innovazione e sul clima organizzativo complessivo.

Se desideri affinare le competenze di comunicazione, inclusa quella asincrona, contribuendo alla crescita della tua azienda, richiedi subito una consulenza specializzata per il tuo business.