Il vantaggio della comunicazione via email efficace con i tuoi clienti

Vuoi avere una comunicazione via email efficace con i tuoi clienti?

Allora hai preso la decisione giusta cliccando su questo articolo. È importante che tu conosca le strategie per scrivere email che funzionano e qui te ne parlo portando la mia esperienza.

La posta elettronica è un ottimo strumento di comunicazione, ma spesso è anche un’arma a doppio taglio.

Infatti, da un lato abbassa o elimina le normali barriere della comunicazione: il linguaggio del corpo, il tono, il volume della voce, l’aspetto. Dall’altro lato, si può essere maggiormente fraintesi proprio perché mancano quegli ausili a supporto della comunicazione verbale.

Ora che comunichiamo quasi esclusivamente attraverso i canali digitali, nella sfera privata e nell’ambito professionale, è nostro dovere imparare i metodi migliori per la comunicazione efficace.

Ogni messaggio che invii ai tuoi clienti diventa per te un’opportunità di fidelizzarli o di chiudere una vendita. Se non vuoi perdere queste occasioni per il tuo business, continua a leggere.

La comunicazione via email: quando?

Sai quando è stata inviata la prima email?

Permettimi una piccola nozione di storia: l’inizio di tutto risale al 1971. Ray Tomlison è stato lo sviluppatore del software per inviare le email e l’ideatore della chiocciola che serviva a far capire a chi doveva essere inviata.

E ora miliardi di email vengono inviate ogni giorno da impiegati, addetti al marketing, docenti, studenti e ogni altra persona. È un metodo che premette al diffusione rapida di informazioni, a una o più persone.

Quindi, in quali situazioni la comunicazione via email è il modo giusto di inviare il tuo messaggio?

• Quando devi inviare una comunicazione che non necessita per forza di risposte immediate (che è invece una caratteristica specifica delle chat). In realtà adesso negli uffici le email vengono gestite in breve tempo, ma solitamente non oltre l’orario lavorativo.

• Se devi o vuoi distribuire rapidamente informazioni a più di una persona (per esempio documenti, memo, pianificazioni, report ecc).

• Per avere comunicazioni formali o quando hai la necessità che la conversazione rimanga tracciata.

• Quando vuoi mantenere una relazione con i tuoi clienti e dare loro informazioni che gli possano essere utili. Le email sono il mezzo giusto perché arrivano direttamente nella casella di posta dell’utente ma lui non è tenuto a rispondere.

Quindi, la comunicazione via email è lo scambio di messaggi brevi o lunghi, informativi o di vendita, tra due o più persone. Tutto tramite la rete e il computer.

Se utilizzi bene questo strumento e lo rendi efficace, sarà per te un pilastro della comunicazione aziendale. Ecco come puoi diversificare la tua strategia di comunicazione per costruire relazioni solide con i tuoi clienti.

Tipi di comunicazione via email?

Quando pensi alle email, sono sicuro che la prima cosa che ti viene in mente è la newsletter.

Non posso darti torto, è un metodo diretto e solido per relazionarti con i tuoi clienti. Ma la posta elettronica offre anche altre tipologie di comunicazione.

Con le diverse strategie di email marketing puoi coinvolgere l’utente nelle diverse fasi del processo di acquisto.

Vediamo i tipi di email e i ruoli che ricoprono.

• Newsletter: il suo scopo è di coltivare le relazioni con i tuoi clienti. Puoi utilizzarla per fornire informazioni, dimostrare la tua esperienza, intrattenere gli utenti. Concentrati sulle esigenze del target per inviare comunicazioni che siano di loro interesse.

• Event Triggered Email: questo è un messaggio che viene inviato in automatico quando l’utente esegue un’azione. Puoi utilizzarla in seguito all’abbandono del carrello, per ricordarti di un compleanno, per la conferma di un ordine, una spedizione o per un’email di benvenuto.

• Email di remarketing: questo è il metodo per recuperare occasioni che sembravano perse. Per esempio, in questo modo puoi ricontattare quelle persone che hanno mostrato un interesse ma che poi non hanno completato l’acquisto.

• Email per chiedere recensioni: le recensioni positive sono fondamentali per le piccole e medie imprese che devono farsi conoscere e attirare nuovi clienti. Perciò puoi chiedere, attraverso le email, dei commenti positivi ai clienti che sono rimasti soddisfatti.

• Sondaggi: le persone adorano esprimere la propria opinione, ma attenzione a come proponi i sondaggi agli utenti. Spesso vengono visti come dei tentativi da parte delle aziende di fingersi interessate. Invia i tuoi sondaggi solo se sono davvero un modo per capire come migliorare le cose. Valida il tuo sondaggio dicendo, per esempio, come hai già migliorato altri servizi grazie al contributo critico di altri clienti.

Una strategia di comunicazione e-mail completa richiede lungimiranza, automazione e una comunicazione persuasiva.

Come rendere più efficace la tua comunicazione via email?

Ormai ogni persona riceve innumerevoli email quasi ogni giorno. Questi volumi di posta rendono gli utenti sempre più indifferenti alle comunicazioni, soprattutto quando sentono che vuoi vendergli qualcosa.

Non è un segreto che è sempre più difficile entrare nelle grazie degli utenti e ottenere la loro attenzione. Devi dargli veramente quello che gli interessa e utilizzare un linguaggio che gli faccia arrivare in modo chiaro e semplice il messaggio.

Quindi, ti stati chiedendo come poter utilizzare questo strumento e farlo funzionare?

Sono qui per questo. Ho detto che è un lavoro difficile ma non impossibile. Segui i miei consigli e fatti strada tra le montagne di email facendoti apprezzare dai tuoi clienti.

1. Decidi qual è il tuo scopo

Prima di iniziare a digitare sulla tastiera, fai mente locale su qual è il tuo scopo. Questo in realtà lo devi fare ogni volta che vuoi comunicare qualcosa.

Se non sai il punto che vuoi raggiungere tutto il percorso sarà confusionario.

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Ti sembra una cosa scontata?

Bè, ti dico che davvero in pochi sanno esattamente che messaggio vogliono comunicare. Per conoscere il tuo messaggio devi avere le idee ben chiare e puntare ad un obiettivo.

Se cerchi di raggiungere più di un risultato in una email, stai sbagliando in partenza.

È indispensabile pensare prima di agire. Uno dei punti fondamentali per farti ascoltare è riuscire a farti capire e se tu non hai le idee chiare neanche l’utente le avrà. Sentendo confusione generale chiuderà la tua email per passare ad altro.

Perciò, fissa bene quale deve essere il tuo punto di arrivo e poi inizia…

2. Scrivi un’oggetto attraente

Lo sapevi che l’oggetto nelle tue email è considerato uno degli elementi più importanti per invogliare le persone a cliccare?

Sì perché, con il numero di email che inondano le caselle di posta, gli utenti devono selezionare quelle da aprire. Quindi, sceglieranno le email il cui oggetto attira maggiormente la loro attenzione.

Quali sono le caratteristiche che rendono un oggetto efficace?

Ecco i diversi elementi da tenere in considerazione.

• Presenta la tua offerta: esprimi già nell’oggetto quello che offri al destinatario.

• Crea un senso di urgenza: se fai percepire che l’offerta scade nel breve termine le persone sono più tentate almeno a capire di cosa si tratta. Principi di scarsità e urgenza.

• Ispira la curiosità: se riesci a stuzzicare la voglia di sapere dell’utente avrai maggiori possibilità che la tua email venga aperta.

• Pertinenza: ciò che esprimi nell’oggetto deve essere argomentato nel testo della email. In caso contrario perderai immediatamente di credibilità.

Tieni presente che ogni cosa che scrivi deve seguire il tuo stile personale. Altrimenti creerai solamente confusione e questo fa allontanare le persone.

3. Definisci il tuo stile

Per sapere con quale tono scrivere le tue email, devi prendere in considerazione due cose: chi sei tu e chi è il tuo pubblico.

Devi capire che tipo di immagine e di valori vuoi trasmettere, dopodiché sarà una naturale conseguenza anche lo stile comunicativo. Infatti, se tu sei un’azienda formale e che si rivolge a clienti formali, il tuo linguaggio dovrà essere adeguato.

Non tradire mai il tuo modo di essere altrimenti manderai messaggi fuorvianti agli utenti. La creazione del brand personale e aziendale è fondamentale soprattutto nel mercato di oggi. Devi costruire la tua autorità nel mercato e agli occhi del pubblico per essere credibile e diventare leader nel tuo settore.

4. Mantieni i messaggi chiari e brevi

Le comunicazioni via email che invii ai tuoi clienti sono come le tradizionali lettere commerciali. Perciò è importante che siano chiare e dirette.

Cosa significa?

Significa che quello che vuoi dire deve essere facile da capire, senza giri di parole. Stai attento all’uso corretto della lingua, ma mantieni un linguaggio semplice da comprendere. Senza troppi tecnicismi che i tuoi clienti non capirebbero.

Allo stesso tempo, però, devi mostrarti professionale e competente. Devono percepire che sei un esperto in materia.

E quindi?

Quindi, devi trovare il giusto equilibrio e riuscire a spiegare concetti complicati con parole semplici. Questo è importante per far sentire a proprio agio gli utenti che leggono la tua email. Se questo non avviene non staranno a perdere tempo. Se si sentono in difficoltà, passeranno ad altro.

Sii sempre chiaro nel rivolgerti alle persone e invitale a fare le azioni che vuoi che compiano. Se non glielo dici tu non lo faranno.

Inoltre, segui una formattazione del testo che inviti alla lettura. Utilizza frasi abbastanza brevi (diciamo fino alle 20 parole), dividi in più paragrafi, fai punti elenco che facilitano la lettura.

Non perderti in ragionamenti complicati e non lasciare troppo spazio alle loro considerazioni. Il tuo messaggio deve essere limpido da recepire. Se gli viene anche solo un dubbio non passeranno all’azione.

L’obiettivo delle tue comunicazioni via email è fare in modo che i tuoi potenziali clienti non rimangano spettatori (o lettori) passivi, ma che compiano un’azione che li avvicini alla tua azienda.

5. Correzione e controllo

Hai finito di scrivere la tua bella email e il pulsante di invio è lì che aspetta il tuo click.

Fermati!

Mai e poi mai inviare un messaggio senza averlo riletto. Ricordati sempre di ricontrollare il tuo testo perché ci sarà sicuramente qualcosa da mettere a posto. Errori grammaticali, refusi, ripetizioni, spazi in meno o in più, parentesi aperte e mai chiuse.

Ogni virgola diventa fondamentale quando stai scrivendo una comunicazione via email, soprattutto se nel contesto aziendale. In realtà questo vale per tutto quello che scrivi.

Inoltre, la rilettura ti permette di capire se hai scritto tutto in modo chiaro, se ci sono punti da spiegare meglio o se ci sono parti da tagliare.

Questa è un’altra cosa importante. Tutto ciò che è superfluo lo devi togliere. Non ti serve per arricchire il testo, sarà soltanto una distrazione per il lettore.

Quando si scrive una email, l’obiettivo è tenere attratto il lettore. Se ti dilunghi in particolari inutili rischi solo di far abbassare il suo livello di interesse.

E questo è proprio ciò che devi evitare.

Punti chiave da portare con te

Scrivere comunicazioni via email efficaci ti permette di mantenere relazioni durature con i tuoi clienti, senza farti dimenticare.

Ma la prima cosa da fare quando vuoi scrivere una email è chiederti se ha davvero senso farlo. Sì, hai capito bene! Ogni strumento che utilizzi deve avere uno scopo preciso all’interno della tua strategia complessiva. Altrimenti finirai per non comunicare niente di utile.

Se sei indeciso sulla strategia da applicare, contattami e valutiamo insieme.

Rendi le tue email concise e pertinenti, inviale alle persone giuste e comunica un messaggio chiaro. Ricorda che ogni tua comunicazione è il riflesso della tua azienda e della tua personalità, in una parola sola, del tuo brand.

Chiarisci bene chi sei, cosa fai e cosa puoi fare per i tuoi clienti prima di qualsiasi comunicazione.

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