Come essere più produttivi: 15 consigli [2024]

Tutti noi abbiamo sperimentato quelle giornate produttive dove sentiamo di avere il mondo ai nostri piedi.

Ma poi cosa succede? Arrivano altre giornate nelle quali tutto sembra andare storto, in cui non riusciamo a raggiungere gli obiettivi che ci siamo prefissati e durante le quali anche la più piccola mansione ci sembra una immensa montagna da scalare.

Come essere produttivi nel modo giusto concedendosi anche un doveroso riposo fisico e mentale?

Ci sono tantissime pratiche di time management che aiutano ad organizzare al meglio il lavoro in base al tempo che si ha a disposizione per svolgerlo. Ed è lì che nascono le problematiche maggiori.

Sempre scadenze imminenti, imprevisti, attività che si accumulano e altre che entrano proprio nel ben mezzo della tua agenda già piena.

Tutto questo porta sicuramente scariche di adrenalina, ma anche stress, affanno per le famose “corse contro il tempo” e ore di lavoro in più per riuscire a fare tutto.

Se alla fine ti senti stanco non devi fartene una colpa. Siamo esseri umani e abbiamo bisogno anche di ricaricare le pile per continuare a produrre e sostenere i ritmi che il lavoro ci impone.

Quindi come essere produttivi? Trovando il giusto compromesso tra giornate frenetiche ed altre vuote.

Continua a leggere per scoprire come!

Cosa significa essere produttivi?

Tutti vogliono essere produttivi. Ma, se dovessi chiederti una definizione, tu cosa mi risponderesti?

Tanti potrebbero rispondere che essere produttivi significa lavorare 9 o 10 ore invece delle 8 canoniche. Altri potrebbero dire che essere produttivi significa completare più mansioni rispetto a quelle previste per la giornata.

Ma siamo sicuri che sia davvero questo il significato di “produttivo”?

In realtà, produttività significa riuscire a completare tutte le attività che ti sei prefissato nel minor tempo possibile, ritagliandoti anche dei momenti di svago.

Essere produttivi non significa uccidersi di lavoro, ma svolgere il giusto in modo organizzato.

Per questo esistono tante strategie per essere più produttivi, come la tecnica del pomodoro.

A dare vita a questa tecnica dal buffo nome è stato l’imprenditore Francesco Cirillo alla fine degli anni ’80.

La conosci già?

Il funzionamento è molto semplice:

• Scegli una delle mansioni che devi completare;
• Imposta sul tuo smartphone un timer di 25 minuti (corrispondente ad un pomodoro) e lavora finché non suona;
• Fai una pausa di 5 minuti;
• Riprendi con il secondo pomodoro e, ogni 4, concediti una pausa più lunga di massimo mezz’ora.

È difficile? Non direi! Però ti permette di organizzare al meglio il tempo che hai a disposizione perché in quei 25 minuti tu dai il massimo. Sei produttivo.

 15 consigli per essere più produttivi

Per quanto il nostro lavoro ci appassioni, almeno per me è così, non possiamo essere sempre produttivi al 100% se non ci concediamo dei momenti di pausa.

Allora aspettiamo le ferie estive e controlliamo compulsivamente sul calendario tutti i ponti dell’anno. Lo fai anche tu? Tranquillo, nessun rimorso o senso di colpa, non siamo macchine puramente razionali. Abbiamo bisogno anche di tanto altro.

Per questo motivo, è fondamentale riuscire a trovare il giusto equilibrio tra lavoro e svago per gestire lo stress ed evitare di sovraccaricarsi.

Come farlo? Segui i 15 consigli che sto per darti. Su di me hanno funzionato!

1. Evita l’eccesso di multitasking

Il mondo del lavoro ci richiede spesso di seguire più attività contemporaneamente.

Questo cosa significa? Preparare una presentazione da mostrare al team, rispondere al telefono e aiutare il proprio collega che sta ancora imparando il mestiere.

Apparentemente, riuscire a destreggiarti tra attività così diverse tra loro può darti l’impressione di portare a termine più incarichi. Ma la verità è ben diversa.

L’American Psychological Association ha dimostrato in una ricerca che cambiare continuamente focus da un’attività all’altra ti costa 40 minuti in più del tuo tempo.

Come mai? Ripensa alla tecnica del pomodoro. È una strategia che ti sprona ad individuare una attività, ed una soltanto, per concentrarti al meglio su quella.

Se continui a passare da una mansione all’altra la tua mente dovrà concentrarsi di nuovo ogni volta e per fare questo passaggio ti servirà molto più tempo.

Quindi, se hai diverse attività da fare, applica il secondo consiglio che sto per darti.

2. Organizzati secondo le priorità

Abbiamo detto che cercare di svolgere più compiti contemporaneamente è controproducente, giusto? Ma come scegliere quello da cui partire?

Prendi un bigliettino o una nota del cellulare e fai una lista di tutte le mansioni che devi fare. Poi seleziona da 1 a 3 attività che devi assolutamente portare a termine durante la giornata.

Ora gira il foglietto o apri una nuova nota e scrivi solo le attività selezionate in ordine di importanza. Adesso puoi iniziare con la prima.

Se ti avessi semplicemente detto di scrivere una lista di attività e poi spuntarle man mano, saresti partito con il controllo delle cose più semplici.

In questo modo, invece, riesci ad eliminare le priorità della giornata e poi passare agli aspetti secondari.

Per creare una to do list veramente utile e performante, puoi avvalerti di app e software, come ad esempio:

• Any.do
• Todoist
• Wunderlist
• Trello
• Google Keep

3. Crea ordine nel disordine

È possibile concentrarsi sulle attività quando si è circondati dal disordine? Direi proprio di no. 

Essere immersi nel caos è l’antitesi della produttività. 

Per questo, è fondamentale organizzare in modo efficace il proprio spazio di lavoro, che si tratti della scrivania dell’ufficio o degli scaffali del negozio.

Secondo Fast Company, mantenere l’area di lavoro pulita e ordinata è uno dei metodi più semplici e rapidi per risparmiare tempo e aumentare la produttività. Il disordine fisico genera disordine mentale, rendendo difficile completare le attività con una scrivania piena di oggetti sparsi.

Questo principio si applica anche al mondo digitale.

Assicurati di organizzare i file sul tuo computer in modo che siano facilmente reperibili. 

Non vorrai certo perdere tempo ogni volta che cerchi un documento! 

4. Inizia con i compiti più impegnativi

Lo so, tutti vorrebbero iniziare dai lavori più semplici come controllare la posta o fare qualche telefonata.

Tuttavia, le prime ore della giornata sono quelle più produttive perché la mente è fresca e non è ancora stata messa alla prova da tutto il trambusto quotidiano.

Quindi, come devi ordinare le attività da svolgere? Semplicemente iniziando dalla più complessa.

Se prima di partire pensi che ti stancherai molto, prova a vederla dal punto di vista opposto? Quanto sarebbe pesante svolgerla a fine giornata dopo aver affrontato tante altre questioni e problematiche?

Io scelgo sempre di svolgere per primo il lavoro più impegnativo perché così so che la strada sarà tutta in discesa.

5. Evita le interruzioni non necessarie

Una notifica su Instagram, un messaggino di troppo su Whatsapp e il danno è fatto.

Cellulari, tablet e pc sono strumenti utili nella vita lavorativa quanto fastidiosi e dannosi. Se vuoi sapere come essere più produttivo, sappi che dispositivi di questo tipo devono essere usati con parsimonia. 

Per risparmiare tempo ed essere più produttivo, evita di consultare notifiche, messaggi ed email fino a una certa ora. 

Stabilisci un orario preciso da rispettare, prima del quale non ti è possibile consultare app e chat.

Se hai la possibilità, durante le ore di lavoro, lascia che sia la segreteria a rispondere ad alcune chiamate. 

Lo so, non è facile, ma è un’abitudine che vale la pena di adottare per essere più performanti e… Meno stressati!

Non ci credi?

Piero Barbanti, neurologo dell’Irccs-Università San Raffaele di Roma, afferma che «La stimolazione cognitiva ed emotiva data dallo smartphone rappresenta un interruttore che spegne e riaccende il cervello in modo più rapido del previsto, alterandone i bioritmi e aumentando la produzione di cortisolo, l’ormone dello stress».

6. Impara a delegare

Non vuoi delegare determinate mansioni perché hai paura di ricevere più lavoro extra? Sfatiamo tutti i miti che riguardano la delega.

Il fatto che un manager deleghi un lavoro ad un proprio collaboratore non significa che sia poco produttivo o che desideri altro da fare.

Nell’ambito professionale è molto importante delegare perché un’altra persona può essere in grado di occuparsi meglio di noi di un aspetto del lavoro. Inoltre, noi guadagniamo tempo per concentrarci al meglio sul lavoro che solo noi possiamo fare.

Qual è il segreto di una delega efficace? Riuscire ad individuare la persona giusta a cui affidare un compito.

In questo modo non solo recupererai tempo utile, ma otterrai un lavoro ben fatto. Forse addirittura meglio di quello che avresti fatto tu!

7. Automatizza alcune attività

Se gestisci autonomamente il tuo business, l’automazione può diventare la tua migliore alleata, permettendoti di trasformare i compiti ripetitivi in operazioni programmabili in anticipo; una volta impostati, non dovrai più pensarci. 

Ridurre il carico mentale è fondamentale per aumentare la produttività.

Meno pensieri in testa = libertà di concentrarsi sulle attività più importanti.

A questo punto ti chiederai quali sono le attività che possono essere automatizzate e io sono pronto a risponderti:

• Inizia con i social media: strumenti come Buffer e Hootsuite ti permettono di pianificare e gestire i tuoi canali social in anticipo, risparmiando tempo prezioso. Alcuni di questi strumenti hanno un costo, ma è preferibile investire piuttosto che abbandonare i social media per lunghi periodi;

• Passai alla digitalizzazione dei processi: anche se inizialmente può sembrare complesso, la maggior parte delle attività commerciali può funzionare quasi completamente senza carta. Ricevute, fatture e saldi bancari possono essere gestiti online. Convertire fatture dei fornitori e inventari in formato digitale significa non dover più cercare documenti in faldoni e cartelle.

Automazione e produttività sono strettamente legate e lavorano in sinergia per migliorare la gestione del tuo business.

8. Trova il tuo modo di ricaricare le energie

Ricordi quello che abbiamo detto all’inizio? Essere produttivi significa svolgere il proprio lavoro nel minor tempo possibile per avere a disposizione anche degli spazi in cui svagarti.

Se sei uno stacanovista probabilmente penserai che il tempo per lo svago è tempo tolto ai clienti o all’azienda. Ti capisco, anch’io a volte cado in questo loop.

Ma sai cosa ti dico? A lungo andare uno stile di vita perennemente concentrato sul lavoro rischia di causarti dei pericolosi crolli.

Perciò è molto importante trovare un equilibrio che ti aiuta anche a mantenere e continuare a trovare la motivazione.

Per farlo scegli qualcosa che ti consenta di staccare completamente. Pratica uno sport, fai una corsa all’aria aperta, leggi un libro, suona, canta, cucina. Non importa ciò che sceglierai, l’importante è che sia un modo efficace per te di staccare la spina e poter poi ricominciare completamente concentrato.

9. Integra i tuoi strumenti di lavoro

Spesso perdi tempo passando da uno strumento di lavoro all’altro?

Anche in questo caso ho una soluzione da proporti.

Utilizza una piattaforma centralizzata che integri tutti i tuoi strumenti di lavoro, evitando il continuo passaggio da un’app all’altra.

Normalmente, un dipendente, utilizza circa dieci strumenti diversi al giorno.

Quando il lavoro è frammentato e le informazioni sono difficili da trovare, si spreca tempo prezioso cercando di accedere ai dati necessari. 

Per risolvere questo problema, è importante trovare una piattaforma centralizzata in cui integrare tutti i tuoi strumenti di lavoro. Questo elimina i compartimenti stagni e migliora la produttività. 

Uno strumento di gestione del lavoro come Monday.com, ad esempio, può aiutare il team a coordinare e gestire le attività, integrando comunicazioni e operazioni in un unico posto. In questo modo, puoi trovare tutte le informazioni necessarie direttamente nel contesto in cui stai lavorando.

10. Impara anche a dire di no

Sei pieno di impegni, l’agenda è gremita di appuntamenti e tu, nonostante tutto, non riesci a dire di no a nuovi progetti, o a dare la tua disponibilità quando vengono proposte cose nuove.

Ehi! Il burnout è dietro l’angolo!

Le persone produttive sanno quali sono le loro priorità. Le persone produttive sanno che è meglio produrre qualità che quantità. Le persone produttive sanno che la quantità arriva solo dopo l’essere in grado di garantire qualità ai clienti.

Quando dici di no ad una collaborazione di troppo. In questo modo stai solo creando spazio per lavorare ad attività importanti in maniera migliore. 

Lo so, lo so. È difficile saper dire di no ed è per questo che voglio lasciarti qualche consiglio per imparare in fretta:

• Adotta strategie di gestione del controllo delle modifiche: implementa un processo strutturato in cui gli stakeholder possono inviare richieste di modifica, come variazioni all’ambito del progetto o aggiornamenti dei deliverable. In questo modo potrai delegare compiti ed evitare di dire di no a tante occasioni;
• Usa un modulo per le richieste di lavoro: crea un modulo per raccogliere dettagli importanti come la priorità della richiesta, la data di scadenza ideale e altre informazioni pertinenti. In questo modo otterrai tutte le informazioni necessarie per valutare le richieste e cominciare a dire di no in modo informato;
• Chiarisci le priorità spesso e in anticipo: assicurati che tutti comprendano la priorità relativa delle attività in corso. In questo modo, quando devi dire di no, gli altri saranno già consapevoli della tua situazione;
• Trasforma il “no” in “non adesso”: se dire di no ti risulta difficile, prova a posticipare le attività meno urgenti. Puoi dire “non adesso” e tenere queste attività in un elenco per momenti in cui hai meno carico di lavoro.

11. Utilizza un sistema di gestione del tempo

Applicazioni come Toggl, Focus booster, RescueTime e Timely sono perfette per chi vuole imparare a gestire il proprio tempo. Quando si opera nell’imprenditoria, è normale aver bisogno di supporto in questo.

Software e app possono aiutarti ad acquisire controllo e consapevolezza delle tue tempistiche. 

Questi supporti sono preziosi anche per chi desidera capire come smettere di procrastinare!

Gestire efficacemente il proprio tempo consente di mantenere alta la produttività e prevenire il passaggio continuo da un’attività all’altra, che può disperdere la concentrazione. 

Utilizzare sistemi di gestione del tempo, come il metodo Eisenhower, inoltre, può essere cruciale.

Il metodo Eisenhower è una tecnica di gestione del tempo che aiuta a prioritizzare le attività basandosi su due criteri: urgenza e importanza. Le attività sono classificate in una matrice a quattro quadranti, permettendo al lavoratore di concentrarsi su ciò che è realmente cruciale e di delegare o eliminare il resto.

12. Pianifica in anticipo

Fare le cose all’ultimo minuto non premia. Si sà.

Ecco perché pianificare il lavoro in anticipo è una strategia essenziale per aumentare la produttività. Iniziare la giornata sapendo esattamente cosa fare evita perdite di tempo e stress inutili. 

Qualche piccolo suggerimento per farlo in maniera facile?

Creare una lista di cose da fare! Questa lista dovrebbe essere ordinata per priorità, con i compiti più importanti e urgenti in cima. Ad esempio, se hai una scadenza importante per un progetto, mettilo come primo punto della tua lista. In questo caso ci allacciamo al concetto di “to do list” visto in precedenza.

Un altro metodo efficace è il time blocking. 

Questo implica suddividere la giornata in blocchi di tempo dedicati a specifiche attività. 

Inoltre, è utile fare una revisione settimanale dei propri progressi e pianificare la settimana successiva. Questo ti permette di avere una visione d’insieme e di adattare i tuoi piani in base alle nuove priorità o ai cambiamenti.

Mi raccomando: ricordati di includere pause regolari nella tua pianificazione, così da migliorare la concentrazione e prevenire l’affaticamento.

13. Focalizzati sul lavoro che stai facendo

Quanto è difficile rimanere focalizzati su un compito, una task o un argomento!

Lo abbiamo visto anche prima, quando abbiamo parlato del disturbo arrecato da notifiche, messaggini, etc…

Il focus è fondamentale per la produttività e il successo personale e professionale. Quando siamo concentrati, riusciamo a completare le attività più velocemente e con maggiore precisione, riducendo il rischio di errori e aumentando la qualità del nostro lavoro.

Quando ci concentriamo su un compito specifico senza distrazioni, possiamo entrare in uno stato di “flusso”, in cui siamo completamente immersi nell’attività. Questo stato aumenta la creatività e la produttività, permettendoci di fare di più in meno tempo.

Per migliorare il focus, è utile creare un ambiente di lavoro privo di distrazioni, come un’area di lavoro ordinata e silenziosa.

Possono essere di estremo aiuto anche rimedi naturali come gli oli essenziali.

Menta piperita, rosmarino e limone sono noti per migliorare la concentrazione e la chiarezza mentale. Diffondere questi oli nell’ambiente di lavoro o applicarne una piccola quantità sui polsi può aiutare a mantenere il focus anche nei momenti più delicati.

14. Se devi gestire un team imposta il lavoro

Sapere come impostare il lavoro di gruppo e come motivare il team è essenziale all’interno di un business.

Per gestire efficacemente un team di lavoro e aumentare la produttività, riduci in primis le attività superflue e migliora la chiarezza e la visibilità dei progetti. Molte attività vengono svolte in compartimenti stagni, privi di collegamenti efficaci, il che porta a perdite di tempo e risorse. 

Altro consiglio prezioso è quello di usare strumenti di gestione del lavoro per gestire i flussi di lavoro e fornire al team la chiarezza necessaria per raggiungere gli obiettivi rapidamente e senza intoppi. 

Un ottimo supporto è Asana, una piattaforma di gestione agile del lavoro, progettata per massimizzare la visibilità e minimizzare le attività superflue, permettendoti di concentrarti sul lavoro produttivo ad alto impatto. 

15. Comunica efficacemente con i tuoi collaboratori

Come si può produrre efficacemente se i comandi vengono dati in maniera non chiara?

Un flusso di comunicazione chiaro e aperto riduce incomprensioni e ritardi, permettendo ai membri del team di lavorare in modo più efficiente. 

Assicurati che tutti i membri del team comprendano chiaramente gli obiettivi del progetto e le loro specifiche responsabilità. 

Programma riunioni brevi e regolari per discutere i progressi, risolvere problemi e pianificare le attività future. All’interno di queste riunioni non far mancare feedback regolari e costruttivi. Questo aiuta i membri del team a migliorare le loro prestazioni e a sentirsi valorizzati, aumentando la motivazione e la produttività.

Altro aspetto importante: incoraggia l’ascolto attivo.

Quando tutti si sentono ascoltati, si riduce la frustrazione e si crea un ambiente di lavoro più collaborativo e produttivo.

Insomma, la comunicazione efficace è il pilastro di un team produttivo, capace di incentivare la collaborazione, ridurre gli errori e migliorare il morale complessivo.

5 cattive abitudini da evitare per essere più produttivi

Mirko è fantastico, ora non mi fermerà più nessuno!

Piano campione, finora mi sono concentrato sul dirti come impostare positivamente il tuo lavoro per essere produttivo al 100%.

Ma entrambi sappiamo che le abitudini consolidate in tanti anni di vita sono dure a morire e alcune di loro rischiano di minacciare anche un piano ben congegnato come quello che ti ho appena suggerito di seguire.

Ecco 5 abitudini che devi eliminare per essere produttivo ogni giorno.

1. Procrastinare

Il nemico numero 1 della produttività è la procrastinazione.

Cosa significa questa parola? Procrastinare vuol dire rimandare all’infinito un compito invece di affrontarlo subito.

Stai procrastinando quando dici la classica frase: “Lo farò domani”.

Se vuoi essere produttivo, questa è la prima cattiva abitudine da eliminare.

Come mai ti dico questo? Perché può darsi che un determinato compito tu lo possa svolgere anche il giorno dopo, ma se inizi a farlo con tutte le attività, in quel domani ti ritroverai sommerso di lavoro e non ti basterebbero le 24 ore che hai a disposizione.

Se invece affronti i problemi e le situazioni man mano che si presentano, non proverai mai quella sensazione di annaspare che invece ti suscita la procrastinazione.

Hai capito? Non rimandare a domani quello che puoi fare oggi.

2. Concentrarsi su troppi obiettivi

A volte capitano quei momenti della vita in cui si vuole eccellere su troppi fronti. Quando questo accade, ricordati ciò che ti ho detto sull’evitare il multitasking.

Se vuoi fare bene una cosa devi dare priorità a quella sopra al resto. Dopo aver raggiunto il primo obiettivo, potrai passare ai seguenti.

Non pensare di questo ti renda debole. È l’esatto opposto. Decidere di portare a termine nel migliore dei modi un obiettivo che ti sei prefissato esprime intelligenza e senso pratico.

Un obiettivo alla volta, fatto bene, sarà già sufficiente a darti del filo da torcere.

3. Agire senza riflettere

Ti hanno sempre detto che è meglio agire piuttosto che continuare a rimuginare sui pensieri? È vero, ma solo in parte.

L’azione è molto importante perché, se non agissimo mai, sarebbe impossibile portare a termine qualunque obiettivo.

Inoltre, se non pianifichi la strategia rischi di agire senza sapere che cosa vuoi ottenere, arrivando a perdite di tempo non di poco conto.

Allo stesso tempo, agire senza pensare diventa un suicidio.

Come sempre, anche in questo caso, devi trovare il giusto equilibrio. Questa via ideale si ottiene con la pianificazione di una strategia.

Grazie ad un piano ben congegnato, la tua azione sarà direzionata e non rischierai di disperdere tempo ed energie.

Ricapitolando, i passaggi sono: idea – strategia – azione.

4. Bloccarsi o ricadere negli stessi errori

“Sbagliando s’impara” – Te l’hanno detto almeno una volta nella vita, vero?

Quando cerchi di lavorare rapidamente, è facile commettere errori. Ma sono davvero una parte così negativa del processo?

Per un professionista è molto importante imparare dai successi, ma è ancora più importante imparare dagli insuccessi perché ti permettono di perfezionare una strategia che sta già dando dei buoni risultati.

Il fallimento non deve mai essere vissuto con vergogna.

Se il successo va studiato per cercare di ripeterlo, anche l’errore va analizzato per capire come poter migliorare senza rischiare di incappare di nuovo nello stesso stallo.

Perciò, se ti senti bloccato oppure hai commesso un errore, cerca di capire qual è stata la causa e far sì che non si ripeta più.

5. Concentrarsi sui problemi

Questa abitudine è tipica delle persone pessimiste ed è anche l’atteggiamento che ti impedisce di uscire da un blocco nel quale sei incappato.

Se continui a crogiolarti in mezzo ai problemi, non riuscirai mai a trovare il modo di saltarcene fuori.

Ti sei chiesto come mai le persone ottimiste riescono molto meglio in ciò che fanno? L’Università di Maastricht ha effettuato un test sulle prestazioni dei lavoratori ottimisti rispetto a quelli pessimisti, arrivando a provare che i primi riuscivano a concludere un numero maggiore di vendite e a fare carriera più velocemente in azienda.

Non sei un tipo ottimista per natura? Nessun problema, basta allenarsi un po’ per sradicare questa abitudine dannosa.

La prossima volta che si presenterà un problema, non concentrarti solo su di lui ma cerca di identificare tutte le possibili soluzioni per risolverlo. Noterai che sarà molto più semplice raggiungere gli obiettivi risparmiando tempo ed energie.

Per farti capire meglio il concetto ti pongo una domanda: quando guidi, guardi fisso l’ostacolo? E se non guidi, noti che chi pilota la macchina lo fa?

La risposta è NO, la strada giusta è sempre vicino ad un ostacolo, ma mai racchiuso in esso!

 Inizia a essere più produttivo da oggi 

Ho risposto alla tua domanda su come essere produttivi? 

Queste semplici strategie che abbiamo appena visto permettono davvero di aumentare le tue prestazioni durante tutto l’anno.

Inoltre, non pensare che dedicare del tempo a te significhi toglierlo ai tuoi doveri. Spesso, per dare il meglio anche nel lavoro, devi prenderti una pausa e fare un refresh.

Come business coach, conosco gli strumenti utili per aumentare la produttività ed evitare la procrastinazione sul posto di lavoro e nella vita di tutti i giorni. 

Se hai bisogno di ulteriori consigli o di un piano personalizzato per migliorare la tua produttività, sono qui per aiutarti a ottenere il massimo dal tuo tempo e dalle tue energie.

Per continuare a discutere con me delle tecniche per aumentare la produttività, contattami richiedendo una consulenza personalizzata.