Mappatura dei processi aziendali: cos’è, esempi e tipologie

La mappatura dei processi aziendali ha un obiettivo molto chiaro: visualizzare i processi complessi per poterli analizzare nel modo più semplice possibile. Un esempio molto calzante è quello dello scalatore che affronta la montagna per raggiungere la cima. Se guarda direttamente al suo obiettivo, la prima reazione è lo sconcerto, la vetta è in alto e ci sono enormi difficoltà da affrontare. Ma, suddividendo idealmente il percorso in tappe, la difficoltà si riduce e l’obiettivo si avvicina. E questo è un po’ l’approccio che si ha con la mappatura dei processi aziendali: si suddivide il processo in varie componenti, in modo che tutto possa essere più chiaro e controllabile.

Prima di tutto, però, soffermiamoci un attimo sul processo aziendale: di cosa si tratta?

L’insieme delle attività necessarie per raggiungere un obiettivo costituisce il processo aziendale. All’interno del processo, le diverse azioni sono strettamente connesse le une con le altre. Solo con la corretta gestione delle singole attività, in primis, e dei processi di cui fanno parte è possibile massimizzare le attività e raggiungere in modo ottimale gli obiettivi di business.

Se vuoi approfondire l’argomento con un esperto di business, contattami per una consulenza. Ogni giorno aiuto gli imprenditori a valorizzare le proprie idee e a ottimizzare il lavoro all’interno delle organizzazioni. La mappatura dei processi aziendali è uno degli strumenti che utilizzo con grande successo perché può cambiare completamente le sorti di un’impresa. Visualizzare i processi aziendali, infatti, aiuta a identificare le possibili criticità e opportunità di miglioramento.

Cos’è la mappatura dei processi aziendali

Mappare i processi aziendali è un’attività fondamentale per vedere in modo chiaro il flusso di lavoro. La mappa di processo, in pratica, è una raffigurazione grafica degli eventi che formano il processo. In genere, ha l’aspetto di un diagramma di flusso, in cui le attività vengono indicate con colori o segni differenti.

Si tratta di uno strumento prezioso per i project manager ma, in realtà, risulta molto utile a ogni livello gerarchico. Visualizzare in modo chiaro il progetto, le varie fasi che lo compongono e le aree interessate, consente di lavorare su eventuali colli di bottiglia, di gestire meglio il flusso di lavoro e di capire qual è il proprio ruolo all’interno del processo.

Sulla mappa, vengono indicate le risorse o i team coinvolti e questo agevola la comunicazione interna e lo svolgimento dei compiti dei diversi comparti. Si configura come un sistema per documentare il lavoro e mettere in evidenza le criticità e i punti di forza. Grazie a una visione più chiara, i flussi aziendali scorrono meglio perché emergono le problematiche (ritardi, inefficienze, buchi di processo, sovrapposizioni). Questo permette di intervenire rapidamente e con molta consapevolezza su ciò che sta accadendo.

A seconda del processo da mappare, vengono presi in considerazione diversi fattori, tra cui: il team, il management aziendale, gli stakeholder, i dipendenti, le fonti. 

Utilizzando le metriche corrette, si può valutare lo stato di avanzamento del progetto e l’apporto dei diversi soggetti coinvolti, in team o in maniera autonoma.  

A cosa serve? 

La mappatura dei processi aziendali fornisce una visione chiara del processo in corso, a partire dalla fase di progettazione. Potrà sembrarti strano, ma la mappatura può essere fatta in anticipo rispetto alle fasi del progetto perché è il punto da cui partire per il raggiungimento degli obiettivi prefissati.

Grazie alla mappatura si semplifica la comprensione degli obiettivi e dei ruoli di ogni persona coinvolta. Tracciando il processo si individuano le criticità sulle quali è necessario intervenire. 

Dove si blocca il flusso di lavoro? Quali sono le aree che non performano come dovrebbero?

Con la mappa dei processi aziendali sotto controllo si lavora direttamente sugli aspetti critici e si aumenta l’efficienza del processo. Se il processo presenta una struttura poco efficace si corregge a dovere, laddove non garantisca le performance attese.

Per prima cosa, la mappatura dei processi aziendali fornisce una documentazione da consultare e utilizzare nelle riunioni aziendali. Aiuta ad attribuire i ruoli all’interno di diversi processi, migliorando il coordinamento delle figure impiegate. Ognuno sa chi è il suo referente e sa con chi deve interfacciarsi.

C’è un controllo diretto sulla mole di lavoro, in modo che non ci siano sovraccarichi per nessuno. È laddove si ferma il flusso che bisogna aumentare il numero di risorse e suddividere bene i compiti. 

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Se non si nota un aumento del fatturato o le vendite non decollano, è più facile rendersi conto delle problematiche in atto.  

Ciò che dovrebbe capire ogni imprenditore è che la mappatura dei processi è un intervento di valore, che porta enormi vantaggi dal punto di vista operativo.

I vantaggi di una buona mappatura dei processi? 

L’organizzazione dovrebbe essere uno degli obiettivi principali nella gestione delle aziende. Le realtà ben strutturate, infatti, sono quelle efficienti e che vanno dirette al risultato. Gli obiettivi sono chiari, definiti e, soprattutto, condivisi con tutti i membri dell’impresa.

A tutto ciò concorre la mappatura dei processi aziendali, grazie alla quale si ottengono vantaggi importanti:

• si visualizzano i processi in maniera particolareggiata;
• è possibile eliminare tutti i passaggi che non sono funzionali al processo stesso;
• la pianificazione viene ottimizzata;
• tutto il processo risulta comprensibile per i team di lavoro;
• si agevola il flusso di comunicazione;
• viene creato un modello standard per la gestione dei processi aziendali.

Purtroppo, uno dei limiti più radicati nelle piccole e medie imprese risiede proprio nella gestione dei flussi di lavoro. Ossia, i processi non sono mappati, ma vengono gestiti sul momento dai responsabili, in base alle consuetudini dell’azienda. Ciò non consente di avere standard di lavoro prefissati e confonde i dipendenti che si sentono sempre in balia del momento. Tutto questo, però, non è funzionale per nessuno e non fa che impedire la crescita dell’azienda e il raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Mappando i processi, invece, è possibile seguire uno standard, migliorare il flusso di lavoro e stabilire un modus operandi valido e comprensibile per tutti. Le singole risorse, i team di lavoro e i diversi comparti si allineano in maniera quasi naturale e ognuno apporta il proprio contributo al benessere dell’organizzazione.

L’ottimizzazione dei processi, chiaramente, favorisce il raggiungimento del singolo obiettivo  ma prepara anche il terreno per il futuro: insegna a lavorare con metodo, a riconoscere le problematiche e ad affrontarle, a snellire le procedure, a coinvolgere le risorse aziendali e gli stakeholder esterni, a raggiungere il successo. 

Quali sono i processi fondamentali in un’azienda? 

Per poter comprendere al meglio la mappatura dei processi aziendali facciamo un piccolo recap sulla definizione di processo aziendale. Puoi immaginare quest’ultimo come un contenitore in cui sono inserite tutte le attività che svolge l’azienda per trasformare le proprie risorse in un valore per il cliente. Il processo ha inizio con un input che, attraverso una serie di passaggi, viene trasformato in un output da fornire al destinatario dell’attività. Tutti gli step e le risorse coinvolte in questa trasformazione rientrano nel processo aziendale e, di conseguenza, possono essere mappate.

Ma quali sono i processi aziendali principali? Come sono organizzati?

I processi aziendali sono stati classificati in due diversi modi:

• il sistema di Porter;
• la piramide di R.N. Anthony.

In entrambi i casi si parte dal concetto di organizzazione aziendale, all’interno della quale vengono individuate le tipologie di processi aziendali.

Nel sistema di Porter vengono distinti i processi primari e i processi secondari. Alla prima categoria appartengono cinque tipologie di processi che descrivono le funzioni aziendali in relazione alla produzione, al marketing, alle attività di vendita, alla logistica e all’assistenza post-vendita.

I processi secondari, invece, sono quattro – approvvigionamento, risorse e sviluppo, gestione delle risorse umane, amministrazione – e riguardano le attività interne all’azienda funzionali alla realizzazione dei processi primari.   

Il secondo tipo di classificazione è quello di R.N. Anthony che suddivide i processi aziendali in base a due parametri, gli obiettivi e le tempistiche. In questo modo viene a crearsi una piramide, in cui si distinguono tre tipologie di processi:

• processi direzionali;
• processi gestionali;
• processi operativi.

I processi direzionali sono quelli che richiedono una pianificazione strategica a medio e lungo termine. Parlando di processi gestionali, invece, si fa riferimento ai processi di controllo funzionali al successo delle attività. Infine, ci sono i processi operativi, ossia quelli a breve termine.

Esempi di mappatura dei processi aziendali 

Per spiegarti in maniera concreta come organizzare la tua azienda, ti faccio alcuni esempi di mappatura dei processi aziendali. Vediamo, innanzitutto, come si esegue la mappatura dei processi aziendali. Lo strumento principale è il diagramma di flusso che può avere una struttura differente a seconda del processo da descrivere. 

Dall’aspetto simile a una piscina vista dall’alto, il diagramma swimlane è formato da una serie di righe che rappresentano i vari settori o reparti dell’azienda. Nelle varie “corsie” vengono annotate le attività e lo stato di avanzamento del processo. Il passaggio da uno stato all’altro viene descritto con delle frecce.

Questo schema viene utilizzato, in particolare, per visualizzare il lavoro delle risorse e dei team coinvolti nel processo analizzato.

Un secondo schema ampiamente utilizzato per eseguire la mappatura dei processi aziendali è il diagramma value chain o diagramma della catena del valore ideato da Porter. Grazie a questo diagramma si vanno a mappare le attività aziendali, considerando il flusso del valore. Il diagramma value chain è un esempio di mappatura dei processi aziendali ideale per ottimizzare e aumentare il valore del prodotto in ogni fase del processo. 

Come creare una mappatura dei processi aziendali? 

Vuoi dedicarti anche tu alla mappatura dei processi aziendali? Ti dico subito che sei sulla strada per il successo!

E in più, voglio darti alcuni consigli per creare le mappe dei tuoi processi aziendali. Si tratta di diversi passaggi, che vanno eseguiti man mano per ottenere un risultato efficace:

• crea un modello di mappa dei processi aziendali per visualizzare ogni elemento coinvolto nel processo;
• stabilisci il processo da mappare e gli obiettivi che vuoi raggiungere;
• coinvolgi i tuoi collaboratori nella descrizione del processo;
• individua i passaggi chiave;
• fai una legenda dei simboli che utilizzerai all’interno della mappa;
• analizza la qualità del processo e valuta le diverse componenti in gioco;
• invita il tuo team a controllare la mappatura dei processi aziendali;
• condividi la mappatura anche con stakeholder, clienti e fornitori;
• apporta le modifiche necessarie a migliorare la mappa;
• aggiorna regolarmente la tua mappatura dei processi aziendali a seconda delle evoluzioni del mercato, del cliente e degli obiettivi di business.

Spero non ti sia lasciato spaventare da tutti questi passaggi. Sicuramente si tratta di un lavoro complesso ma è estremamente funzionale per avere un’organizzazione vincente ed efficiente. 

Se vuoi un lavoro di valore, ti consiglio di affidarti a chi, come me, è continuamente impegnato nella creazione di strategie aziendali e sa come ottimizzare i processi aziendali grazie ad una mappatura efficace. Contattami ora per una consulenza di business, la tua impresa ha il diritto di decollare e di farlo velocemente!