Operation management: cos’è e perché è importante per la tua azienda

Hai già sentito parlare di Operation Management o di Operations Manager?

Sebbene si tratti di concetti meno conosciuti rispetto ad altri temi focali nella gestione aziendale, in realtà, l’operations management ha un ruolo fondamentale nel processo di produzione.

Sono certo che la maggior parte delle persone non si renda nemmeno conto dell’impegno che richiede la produzione di beni e servizi. Sembra quasi che la trasformazione degli output in input avvenga in modo misterioso, quasi automatico. Ma chi lavora a contatto con un’organizzazione – che sia un commerciale, un venditore o l’imprenditore stesso – sa bene quanto sia complesso e articolato partire dalle risorse e dalle materie prime per ottenere beni materiali o servizi.

La trasformazione delle materie prime in beni materiali, così come la creazione di un servizio, richiedono competenze specifiche, elasticità e capacità di valutare i diversi scenari così da massimizzare il processo di produzione. Compito che è proprio dell’operation management.

Evidentemente, l’operations management ha un ruolo strategico che incide fortemente non solo sul prodotto finito ma anche sulla pianificazione e sugli obiettivi di business. La tua azienda come se la cava in questo senso? Se vuoi possiamo fare un’analisi sull’andamento dei processi produttivi aziendali e capire se presentano delle criticità. Contattami per una consulenza di business e ti aiuterò a sviluppare una strategia giusta per rendere più efficiente il tuo flusso di lavoro.

Cos’è l’operation management? 

A questo punto è necessario che ti spieghi bene cosa vuol dire operations management. Il significato di questo termine è gestione operativa e fa riferimento a tutte quelle attività che consentono il corretto funzionamento dell’organizzazione.

In pratica, chi si occupa di gestione operativa ha l’obiettivo di ottimizzare i processi necessari alla produzione di beni e alla realizzazione dei servizi.

L’operations management interviene sulle quattro fasi del processo operativo:

• pianificazione;
• progettazione;
• attuazione;
• controllo. 

Dunque, si tratta di un comparto dell’azienda, o di una persona (l’operation manager), dedicato totalmente alla supervisione dei reparti produttivi e alla razionalizzazione dei processi. Questo allo scopo di bilanciare costi e ricavi con una strategia mirata a massimizzare l’intero processo produttivo.

In altre parole, l’operations management si occupa di rendere maggiormente efficiente la produzione e la trasformazione di materiali e manodopera in beni e servizi.

Quando si parla di ottimizzazione del processo si entra all’interno di un sistema molto complesso. Non si ha a che fare solo con la fabbricazione o con la scelta del materiale. Ma comprende la strategia operativa, la selezione delle materie prime, l’analisi delle capacità aziendali, un bilanciamento tra costi e ricavi, l’inventario, la catena di fornitura, la gestione e il controllo sulla qualità del prodotto.   

Chiaramente, di fronte a questo panel di attività, dovrebbe essere molto più comprensibile il ruolo dell’operation management.

A cosa serve l’operation management? 

Le parole chiave per l’operation management sono: efficienza, efficacia e massimizzazione dei processi. In pratica, chi si occupa del processo di produzione deve pianificare, organizzare e gestire le operazioni in modo che si utilizzino solo le risorse realmente necessarie. Un sistema di produzione ben ottimizzato deve portare alla soddisfazione dei bisogni del cliente senza che vi siano perdite in termini di qualità e risultato finale.

Per capire con esattezza cosa fa l’operations management pensa agli elementi e alle risorse coinvolte quotidianamente nel processo produttivo: dipendenti, materiale, strumenti di lavoro. E le scelte strategiche non finiscono certo qui. 

Bisogna considerare altri fattori, quali:

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• dove si sviluppa la produzione;
• quali sono i fornitori scegliere; 
• che tipo tecnologie utilizzare;
• come organizzare l’inventario;
• in che modo gestire il budget;
• come costruire le relazioni con fornitori e stakeholder.

Insomma, l’operations management ha responsabilità enormi sul fatturato dell’azienda. E queste vanno anche modulate a seconda delle dimensioni dell’organizzazione, dell’andamento del mercato e della tipologia di richieste da parte del cliente. 

In effetti, ogni attività è strettamente connessa all’altra e l’operation management ha il compito di gestire il tutto in maniera perfettamente coordinata e funzionale. Ad esempio, se l’inventario non è abbastanza vasto per rispondere alle richieste del mercato, bisogna intervenire prontamente per risolvere il problema. Oppure, se i costi di produzione sono troppo alti per generare i profitti previsti, è essenziale rivedere i rapporti con i fornitori o la tipologia di materie utilizzate.

Chi si occupa di operation management?

La figura che si occupa di ottimizzare i processi di produzione o l’erogazione dei servizi è l’operation manager. Il ruolo dell’operation management è impegnativo ed estremamente importante nel management aziendale perché permette all’organizzazione di raggiungere gli obiettivi stabiliti.

In genere, chi si occupa di operation management ha competenze trasversali e unisce le soft skills alle conoscenze digitali e a competenze di project management. Mentre, tra le caratteristiche decisive per chi ricopre una posizione nella gestione operativa c’è sicuramente l’attitudine alla leadership.

Una raccomandazione che voglio farti è di non confondere l’Operations Management con il Supply Chain Management. Sebbene abbiano degli aspetti comuni, infatti, le figure che ricoprono questi ruoli non svolgono le stesse attività. Entrambe sono finalizzate alla soddisfazione del cliente e interessano la catena di produzione, ma la gestione operativa dei processi di produzione riguarda le attività interne all’organizzazione, mentre la gestione della Supply Chain è inerente ai rapporti dell’azienda con l’esterno (forniture, negoziazione dei contratti). Dunque, l’una si occupa della creazione operativa dei prodotti, invece l’altra è funzionale alla realizzazione del prodotto.

Chi o cosa ne è coinvolto? 

Negli ultimi anni l’interesse verso le figure che si occupano di operation management è cresciuto molto. In effetti, le aziende hanno sempre di più il bisogno di curare i diversi aspetti della produttività poiché i volumi di fatturato non variano solo in relazione alle vendite, ma anche alla strategia operativa.

Nell’operation management, quindi, possono essere coinvolti professionisti dalla visione ampia, caratterizzati dalla capacità di problem solving, con una profonda conoscenza della logistica e del processo produttivo.

Inoltre, è importante che l’operation manager si districhi al meglio tra le dinamiche di mercato, sappia prevedere cambiamenti e tendenze, e riesca a intervenire in maniera tempestiva sulle criticità.

Nonostante venga spesso ritenuta secondaria, la normativa è uno dei punti di riferimento per chi si trova nella posizione di operation management. Immagina, ad esempio, di avere un ecommerce di cannabis legale e scoprire che è uscita una legge che vieta la vendita di alcuni tipi di prodotti. Oppure di occuparti della vendita di dispositivi medici senza conoscere le restrizioni a riguardo. Che conseguenze avrebbe secondo te?

In ultimo, chi è coinvolto nell’operation management dovrebbe essere profondamente attento alle innovazioni e ai cambiamenti. A volte, conoscere in anticipo nuove tecnologie o strumenti interessanti può dare un vantaggio e aumentare la competitività dell’azienda. 

Gli strumenti dell’operation management 

Quali sono gli strumenti dell’operations management? Questa è una delle domande più frequenti sulla gestione dell’operatività. 

In effetti, all’operation manager spettano una serie di compiti considerevoli e impegnativi che possono essere portati avanti in maniera più agevole grazie all’uso della tecnologia.

Un grandissimo aiuto arriva dalle soluzioni industriali come software, hardware e applicazioni, anche se sono in molti ad affidarsi ancora al caro e funzionale excel. 

Tuttavia, al di là delle tecnologie scelte, quello che più conta è la pianificazione del lavoro. Solo in questo modo puoi garantire il rispetto delle tempistiche, una suddivisione dei compiti corretta e la gestione ottimale dei progetti.

In particolare, gli strumenti dell operation management sono mirati alla:

• gestione automatizzata dei processi;
• riduzione i costi di manutenzione;
• controllo di qualità dei prodotti;
• pianificazione dei servizi;
• gestione dei flussi di lavoro.

La pianificazione delle attività permette di avere una visione più articolata della strategia e delle attività da portare avanti. Ma con la giusta organizzazione, il flusso di lavoro scorre e funziona correttamente. 

Attraverso la predictive maintenance si riescono a ridurre i costi non preventivati, mentre un efficiente controllo di qualità aiuta a intervenire su eventuali errori o difetti. Con la gestione automatizzata dei processi si abbassa il margine di errore, migliorando la produttività su tutti i fronti.

Come gestire le fasi di pianificazione, progettazione, attuazione, controllo

Gestire il processo di produzione è estremamente impegnativo. Come abbiamo visto, chi si occupa di operation management deve avere vision, soft skill e hard skill per ottimizzare ogni aspetto. 

Per garantire l’efficienza del processo produttivo è di grande aiuto la tecnologia, grazie alla quale vengono automatizzati i processi, migliora la qualità dei prodotti e si portano avanti più facilmente i flussi produttivi. Ma anche l’uso e la scelta degli strumenti di lavoro adeguati dipendono dalle competenze dell’operations management.

Ottimizzare il processo produttivo significa avere il pieno controllo di ogni fase a partire dalla pianificazione. Sebbene si tratti di un impegno notevole, è possibile ottenere prodotti e servizi soddisfacenti per il consumatore riducendo le spese, i costi di manutenzione, oppure rendendo più efficiente l’intera catena di produzione.

Se vuoi che la tua azienda sia più efficiente è importante che tu analizzi il tuo punto di partenza. A partire da quello, potrai anche stabilire degli obiettivi e iniziare a lavorare sodo per raggiungerli. È normale che ti senta spaesato o che pensi di non potercela fare con le tue forze. Ma questo non è un ostacolo insormontabile. Fissa la tua consulenza di business e ti spiegherò come implementare i processi produttivi della tua organizzazione.