Organizzazione aziendale per una gestione d’impresa che funziona

Se stai notando un calo del fatturato, pensi che la tua azienda vada organizzata meglio, o hai un progetto da avviare, è indispensabile che tu abbia una nozione chiara del concetto di organizzazione aziendale.

Il punto chiave dell’organizzazione aziendale è l’ordine, ossia le risorse umane, la strumentazione e il know-how devono essere orientati verso obiettivi aziendali comuni, sfruttando ogni singola potenzialità dell’azienda al meglio. In particolare, l’organizzazione aziendale riguarda la suddivisione dei ruoli, la gestione del carico di lavoro, l’organizzazione dei flussi e la definizione dei processi.

Molte imprese risultano ancora inadeguate ad affrontare il mercato, poiché hanno una scarsa organizzazione interna. Come sapere a che punto sei con la tua azienda? Con una verifica interna, Internal Audit, che ti permette di valutare l’efficacia e apportare miglioramenti.

I dipendenti non hanno ruoli ben definiti, di conseguenza sono scontenti e non riescono ad esprimere al meglio le proprie potenzialità. 

I carichi di lavoro, assegnati in maniera scorretta, incidono sulla produttività e sulla qualità del risultato, minando anche la percezione positiva da parte del cliente. 

Una comunicazione poco scorrevole impedisce il flusso di lavoro, rallentando ogni fase del processo aziendale. 

La mancanza di processi definiti, soprattutto per quanto riguarda la vendita, delega il raggiungimento dei risultati alla fortuna. E nel business può essere molto controproducente.

E allora come potresti rivedere la tua organizzazione aziendale? Come si amministra un’azienda di successo?

Il momento migliore per fare organizzazione aziendale è adesso e nell’articolo ti spiego come fare. 

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Che cosa si intende per organizzazione aziendale? 

Immagina un’organizzazione con ruoli definiti precisamente, in cui ognuno svolge la propria mansione in autonomia, dove i flussi di comunicazione e di lavoro scorrono senza intoppi. Pensa ad un’azienda organizzata per reparti, con processi standardizzati e un referente che abbia la consapevolezza di ciò che accade in ogni momento. 

E ora inserisci te stesso in un’organizzazione strutturata in questo modo, in cui non devi essere onnipresente, dove il delegare non è un atto di speranza ma di routine. Come ti farebbe sentire?

Probabilmente il tuo ruolo di imprenditore cambierebbe e, soprattutto, migliorerebbero in maniera considerevole i processi aziendali. E le conseguenze sarebbero ovvie: imparando come gestire la propria azienda, crescerebbe la produttività complessiva e vedresti il tuo fatturato incrementarsi. 

Non pensare che tutto ciò sia irrealizzabile o possa essere applicato esclusivamente alle imprese di grandi dimensioni. Ti ho semplicemente parlato di organizzazione aziendale, un elemento fondamentale affinché l’impresa sia strutturata in maniera efficiente.

L’organizzazione aziendale e il management aziendale non sono concetti astratti. Fanno parte di uno schema organizzativo che permette di gestire al meglio le risorse dell’azienda – personale, competenze, tecnologia – e incrementare l’efficienza dei processi aziendali.

Alla base del corretto funzionamento dell’azienda c’è un concetto semplice: organizzazione. Ossia l’imprenditore smette di essere onnipresente ma delega, affida il lavoro alle risorse competenti; si sviluppa un flusso di comunicazione valido; ogni risorsa conosce bene i propri compiti e li svolge egregiamente; non si creano intoppi e il modello organizzativo si muove compatto verso gli obiettivi aziendali. Da dove si comincia? Dalla mappatura dei processi aziendali, che ti aiutano a visualizzare i processi per poi poterli analizzare e rendere più semplici e proficui.

Chi si occupa di organizzare l’azienda? 

Le imprese italiane sono cresciute ricalcando un modello familiare, in cui il management è affidato ai membri della famiglia, e l’imprenditore coincide con il capo famiglia. Sebbene la struttura di base sia stata superata, l’idea che una persona sola abbia le competenze per intervenire in qualsiasi ambito rimane. Ossia, l’imprenditore ama sporcarsi le mani nella produzione, nella comunicazione, nella vendita e nei processi di marketing. Evidentemente questo provoca enormi rallentamenti al flusso di lavoro, che non procede come dovrebbe.

Per organizzare l’azienda in maniera efficiente, bisognerebbe rivedere l’organigramma aziendale e strutturare l’azienda e le risorse con precisione. L’imprenditore, dunque, dovrebbe rivedere il proprio ruolo e occuparsi esclusivamente di organizzazione e programmazione, ovvero dovrebbe essere il vero e proprio stratega.

Un imprenditore formato a dovere nel management, che abbia la capacità di condurre e la volontà di strutturare la propria impresa in modo che produca sempre più velocemente e in modo efficace, con il minor dispendio di risorse, per esempio seguendo il Ciclo di Deming.

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Ma ora addentriamoci nei modelli organizzativi aziendali.

I principali 4 modelli organizzativi 

Prima di poter organizzare la tua impresa è importante che tu sappia quali sono i modelli organizzativi a cui potresti fare riferimento. Considera che in linea teorica parliamo di quattro modelli organizzativi aziendali, ma la realtà è che possono essere declinati a seconda delle risorse che hai e degli articoli che produci. Ossia esistono diversi modelli organizzativi ibridi, a cavallo tra i quattro modelli definiti. Le diverse organizzazioni non hanno l’obbligo di sposarne uno, ma possono indossare quello che è più adatto e apportare i correttivi necessari.

Ti spiego nel dettaglio i diversi modelli organizzativi:

• Modello gerarchico: nel modello gerarchico, la direzione è in mano a una cerchia ristretta di persone che controllano e gestiscono il lavoro dei reparti operativi. Si tratta di un modello molto basilare, adatto a organizzazioni di piccole dimensioni.
• Modello funzionale: si tratta della struttura organizzativa funzionale, leggermente più complessa rispetto alla precedente, poiché il coordinamento e la gestione di alcuni reparti viene affidata a dei responsabili. 
• Modello divisionale: in questo caso, l’organizzazione aziendale viene suddivisa tenendo conto dei flussi aziendali. I clienti sono una delle discriminanti principali. Quando si arriva in profondità, il modello coincide con il modello funzionale.
• Modello a matrice: le aziende complesse richiedono una gestione più articolata. L’organizzazione si basa in parte sul modello divisionale, ossia si tiene conto dei flussi e dei clienti, e in parte minore sul modello funzionale.

Dunque, puoi organizzare la tua azienda in diversi modi, senza dover prendere in considerazione una struttura fissa. La scelta va fatta tenendo conto dei bisogni della tua organizzazione. 

Che cosa bisogna organizzare all’interno di un’azienda

Capita spesso che alcune pratiche aziendali vengano date per scontate, pensando che un’azienda debba semplicemente arrivare all’obiettivo. È chiaro che l’obiettivo è primario, ma è il modo in cui si raggiunge che determina i costi, il fatturato, il benessere del personale, la soddisfazione dei clienti.

Dunque, per organizzare un’azienda, si parte dalle basi, stabilendo delle modalità molto precise per la gestione dei flussi interni, l’organizzazione dei dipendenti, l’allocazione delle risorse, la distribuzione del lavoro. 

Organizzazione dei flussi interni

Immagina che l’azienda sia un corpo umano. A meno che non ci sia qualche grave problematica, ogni area dell’organismo agisce in simbiosi. È proprio questa caratteristica a rendere il nostro organismo così perfetto. 

Lo stesso deve avvenire nell’azienda, qualsiasi sezione, dal singolo dipendente ai reparti interi, deve lavorare allo stesso obiettivo. 

Organizzare il flusso interno, quindi, comprende l’organizzazione di tutti gli aspetti della comunicazione aziendale. Se il flusso informativo funziona bene, ad ogni livello si avrà una profonda consapevolezza della mission, della reason why, della visione aziendale e degli obiettivi da raggiungere. 

Quando l’organizzazione è compatta e sana, si percepisce anche dall’esterno. E questo stimola l’interesse del cliente e, soprattutto, aumenta la sua fiducia nei confronti del brand.  

Gestione delle risorse 

In alcuni casi, gli imprenditori avvertono la necessità di essere presenti in ogni attività dell’azienda, poiché hanno la percezione di non poter controllare da vicino ogni aspetto. Tuttavia, a questo problema si può ovviare affidando ai dipendenti ruoli coerenti con il loro know how e valorizzando il loro operato. 

Assicurarsi di avere le figure professionali adeguate è indispensabile, ma fondamentale è anche riuscire a creare una rete tra le risorse di cui si dispone per rendere davvero efficace il lavoro di squadra, tanto vantaggioso per il business. L’imprenditore, a questo proposito, non è solamente una persona che detta le regole. Egli ricopre un ruolo strategico nel poter coordinare tutte le risorse di cui dispone: personale, tecnologie, attività e potenziale.  

Definire i processi di vendita

La fortuna è utile, senza dubbio, ma anche casuale, imprevedibile e sporadica. Per determinare il successo di un’organizzazione è necessario definire dei processi validi, sui quali contare costantemente.

Il processo di vendita, è uno di questi, e include tutte le fasi che costituiscono la vendita, ossia: la generazione di contatti (lead generation), la qualificazione dei clienti, la costruzione del rapporto, il superamento degli ostacoli, la vendita e il post vendita (cioè la fidelizzazione).

Ognuno dei passaggi che compone il processo di vendita concorre a determinare il successo del processo e, di conseguenza, il fatturato dell’azienda. Per ottenere risultati costanti, è necessario standardizzare il processo di vendita a priori, dopo averne validato ogni step. 

Questo non significa che ogni cliente sia uguale all’altro. Il processo di vendita andrà comunque personalizzato sul cliente, tenendo conto della sua necessità, del rapporto con l’azienda e degli obiettivi che ha la tua organizzazione.   

Organizzare i carichi di lavoro

La programmazione delle attività è indispensabile per valutare la mole di lavoro per ogni reparto, ufficio o singola risorsa. Grazie al dimensionamento del lavoro è possibile valutare il rendimento di ogni sezione dell’azienda e compararlo con le esigenze del cliente. Quando le prestazioni non rispondono adeguatamente alle esigenze del cliente, è necessario rivedere il carico di lavoro e distribuirlo diversamente. Ti stupirà saperlo, ma un ottimo modo per gestire tempo, lavoro e produttività è la tecnica del pomodoro, te la ricordi? Potrebbe sembrare un po’ retrò, ma con i nuovi strumenti digitali è più attuale che mai.

Chiarire ruoli, mansioni e referenti

Esattamente come in un’orchestra, ogni risorsa che opera in azienda ha competenze ben precise e un suo know-how. Lo scopo finale del lavoro di ognuno è quello di creare un percorso armonico e ottenere un risultato di ottima qualità. Tuttavia, è necessario che le figure professionali svolgano al meglio il proprio compito, senza che vi sia sovrapposizione. Chi si occupa delle risorse umane, quindi, deve riuscire a riconoscere le peculiarità del singolo, mantenendo sempre una visione d’insieme dell’azienda. Quali sono le sue competenze? Che ruolo ricopre? Che contributo potrebbe apportare per il raggiungimento degli obiettivi aziendali?

Solo assegnando il ruolo giusto, si possono effettivamente valorizzare le risorse e stimolare la buona riuscita di un progetto.  

Quanto è necessario pensare all’organizzazione aziendale?

Le cose non vanno come pensavo. 

Non riesco a raggiungere il mio obiettivo di business. 

Il fatturato è calato. 

Questi sono alcuni dei momenti in cui l’imprenditore si rende conto che l’azienda andrebbe assolutamente ripensata, poiché i problemi si sentono in modo più vivido. Ma l’organizzazione aziendale è un processo che può essere attivato in qualsiasi momento, a partire proprio dalla fase di start-up. Riorganizzare la propria azienda, infatti, non deve essere una manovra emergenziale.

Un’azienda sana e ben organizzata, infatti, riesce a prevenire i cambiamenti ed eventualmente ad affrontarli con più resilienza.

Il mio consiglio, quindi, è di non attendere di essere in prossimità del baratro, ma di riflettere sull’organizzazione aziendale in ogni fase della sua esistenza: nella fase di start-up, quando si cambia la struttura aziendale, nel momento in cui si ha un calo di fatturato o quando l’azienda si trova in una situazione di stallo. Non attendere assolutamente che le spese siano insostenibili o che l’azienda vada in crisi.

Periodicamente fai un check alla tua organizzazione, valuta le metriche e verifica l’efficienza di ogni area. Verifica la presenza di eventuali criticità ma, soprattutto, cerca di anticiparle.

Per non farti trovare impreparato, contattami per una consulenza. Insieme valuteremo la situazione della tua azienda e ti spiegherò come occuparti personalmente dell’organizzazione aziendale.