Smart Working: aziende più flessibili per la crescita e il futuro del business

Smart Working, è da qualche hanno che se ne parla ma mai come nell’ultimo periodo.

Se fino a poco tempo fa erano in pochi a conoscere il suo significato, dopo questo 2020 buona parte del mondo si è interfacciata con questa nuova modalità di lavoro.

Il decreto legge 23 febbraio 2020, n. 6 ha previsto “la sospensione delle attività lavorative per le imprese […] ad esclusione di quelle che possono essere svolte in modalità domiciliare ovvero in modalità a distanza”.

Tuttavia, comprendere il significato di Smart Working non è così immediato come potrebbe sembrare. Rischia infatti di essere spesso confuso con il telelavoro o con altre tipologie di lavoro a distanza.

Io amo sfruttare le tecnologie per rendere più felice il lavoro di tutto il mio team e anche noi ci siamo dedicati per diversi mesi allo Smart Working. Anzi, stiamo lavorando ancora con questa modalità.

Questo tuffo nel lavoro agile mi ha permesso di capire come è possibile realizzarlo al meglio e quali sono i vantaggi che procura alle aziende che intendono sceglierlo. Così come le sfide quotidiane che pone ai lavoratori e agli imprenditori alle prese con la digital transformation.

Ma cos’è esattamente lo Smart Working? Cosa significa lavorare da remoto? Qual è la situazione dello Smart Working in Italia? Rappresenta davvero il futuro?

Mi sono posto queste domane, ne ho parlato con colleghi e altri imprenditori, mi sono documentato e ho fatto esperienza.

Adesso voglio analizzare insieme a te questa modalità di lavoro, non solo affascinante e in voga, ma che si è rivelata indispensabile per il progredire di moltissime attività in Italia e nel mondo.

Che cos’è lo Smart Working?

Lo Smart Working è un modello di lavoro che utilizza le nuove tecnologie per aumentare la flessibilità del lavoro e del lavoratore.

L’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano definisce questa modalità lavorativa come:

“Una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati”.

Cosa significa in poche parole?

Quando è in Smart Working il lavoratore ha un obiettivo ben preciso da raggiungere, che rappresenta il suo scopo. Dopodiché può scegliere liberamente se lavorare da casa o da un bar, se seguire gli orari da ufficio oppure se lavorare alla sera e nel weekend.

Si parla di lavoro intelligente perché ha portato a riconsiderare il modello tradizionale. Ovvero quello in cui il lavoratore deve necessariamente recarsi in un luogo apposito per un numero prestabilito di ore, qualunque sia il suo carico di lavoro e qualunque sia il tempo che gli occorre per ultimarlo.

I sostenitori dello Smart Working e del concetto di work life balance sfruttano le nuove tecnologie, che permettono di gestire il lavoro a distanza ottimizzando le ore impiegate per portare a termine un compito, ottenere un risultato migliore e innalzare la qualità della vita del lavoratore stesso.

Durante lo stato di emergenza lo Smart Working è stato confuso con il telelavoro, nonostante esista una netta differenza tra questi due modelli.

Lo Smart Working è strutturato sulla pianificazione di obiettivi e lascia libero il lavoratore sulla scelta delle modalità. Il telelavoro, invece, è basato sulle classiche 8 ore di lavoro, pur non essendo svolto fisicamente in ufficio.

Quello che è certo è che il lavoro da remoto ha permesso a moltissime realtà di continuare ad essere produttive nonostante il particolare periodo storico che stiamo ancora vivendo.

Differenza tra Smart Working e Hard Working

Molte persone sono convinte che per avere successo sia necessario lavorare duramente. Pensano che lavorare davvero significhi sacrificare tutto il resto per trascorrere la maggior parte del proprio tempo in ufficio.

Ma ora ti faccio una domanda. Secondo te, lavorare sodo significa lavorare incessantemente per 8 ore al giorno oppure lavorare 6 ore e raggiungere ugualmente lo stesso obiettivo?

Esiste un fraintendimento di fondo per cui si pensa che la modalità di Smart Working non sia tanto efficace quanto il duro lavoro che si svolge per 8 ore in ufficio.

Ciò che penso io, invece, è che si dovrebbe arrivare ad unire il duro lavoro allo Smart Working. Questo significa lavorare in modo produttivo per il tempo necessario a raggiungere i risultati prefissati. Poi sfruttare il rimanente tempo per curare i propri interessi personali oppure per dedicarsi ad un nuovo progetto.

L’hard working guarda alla quantità del lavoro, richiede molto tempo e molta fatica, si tratta di seguire un metodo di lavoro tradizionale senza introdurre cambiamenti di alcun genere e, dato ancora più importante, fa sentire i lavoratori sempre insoddisfatti.

Lo Smart Working, al contrario, guarda alla qualità del lavoro svolto, ottimizza i tempi, trova metodi anticonvenzionali per svolgere i compiti, trasforma i vecchi processi per raggiungere più velocemente il risultato e lascia più felici i lavoratori perché sentono di gestire al meglio il proprio tempo. Oltre a sviluppare le competenze digitali di cui hanno bisogno oggi e che anche la tua azienda necessita.

E si sa, se chi lavora è più felice lavorerà meglio, in modo più produttivo e sfruttando i propri livelli di energia per riuscire a dare sempre il massimo.

Vediamo nello specifico i vantaggi e anche gli svantaggi di fare Smart Working.

Quali sono i vantaggi per le aziende?

Come dicevo, anch’io mi sono confrontato direttamente con la modalità di Smart Working nella mia azienda ed ecco i benefici che ho potuto testare personalmente:

• Aumento della produttività: nel momento in cui il lavoro è strutturato al meglio, anche il risultato finale viene incrementato;
• Indipendenza del lavoratore: il collaboratore è maggiormente responsabilizzato perché può decidere in totale autonomia come gestire il proprio lavoro;
• Risparmio di denaro: l’azienda ha un risparmio economico sull’uso dei locali, delle attrezzature e delle utenze come elettricità, riscaldamento, ecc.;
• Soddisfazione personale del lavoratore: il collaboratore riesce a conciliare meglio la sfera lavorativa con quella personale e questo innalza la qualità complessiva della sua vita;
• Coesione aziendale: il lavoratore apprezza di più l’ambiente nel quale lavora e, di conseguenza, l’azienda stessa per la quale presta la sua attività.

All’inizio ci è voluta un po’ di organizzazione per affrontare il nuovo modo di lavorare. Ma tutto il processo è stato sicuramente avvantaggiato dalla definizione di obiettivi specifici e condivisi e dalla strumentazione tecnologica a nostra disposizione.

Quali gli svantaggi?

Lo Smart Working porta con sé innumerevoli benefici, ma come sempre esiste anche l’altro lato della medaglia. Ecco alcuni svantaggi che può portare lo Smart Working:

• Vita personale e vita lavorativa confuse: queste due aree non sono più nettamente separate;
• Produttività ridotta: senza controllo alcuni lavoratori potrebbero ridurre la loro attività giornaliera e non raggiungere appieno gli obiettivi;
• Problemi di comunicazione: non trovarsi fisicamente nello stesso ufficio o nello stesso edificio può creare problemi o ritardi nella comunicazione;
• Isolamento del lavoratore: nel momento in cui manca il contatto diretto con i colleghi, il singolo potrebbe sentirsi isolato e non riconoscersi più con l’azienda per la quale lavora;
• Informazioni incomplete: ridotta capacità di trasferimento delle informazioni.

Tanti sono i vantaggi ma altrettanti possono essere gli svantaggi, se non sai come impostare al meglio il lavoro in Smart Working.

Esiste un modo per risolverli! Utilizzando le ultime tecnologie in commercio puoi contenere tutti gli aspetti negativi fino ad eliminarli, soprattutto per quanto riguarda la comunicazione e il trasferimento delle informazioni.

Lo Smart Working è una grande opportunità sia per i lavoratori che per l’azienda stessa. Inoltre, è una modalità sempre più in voga che sta vedendo proprio in questi anni il suo sviluppo. È una caratteristica aziendale sempre più ricercata dai lavoratori anche in Italia e renderà la tua impresa innovativa e competitiva sul mercato.

Lo Smart Working è davvero una necessità?

Per molti lavoratori la possibilità di lavorare fuori ufficio è un punto cruciale per bilanciare al meglio la vita professionale con quella personale. Ma anche per riuscire a dare il meglio di sé nel lavoro. Infatti, la libertà che lascia lo Smart Working agevola il fluire della creatività e della produttività.

Già prima dell’arrivo della pandemia la situazione in Italia era in crescita. In base ai dati raccolti dall’Osservatorio Smart Working, gli smart worker erano arrivati a 570.000, ossia 20% in più rispetto ai dati registrati nel 2018.

Secondo quando attestato dall’Osservatorio sia le Pubbliche Amministrazioni che le aziende di diverse dimensioni avevano già iniziato ad introdurre lo Smart Working a differenti livelli.

I lavoratori con un alto engagement risultavano essere il 33% tra gli smart worker e il 21% tra i lavoratori tradizionali. Allo stesso modo, un 31% degli smart worker si era dichiarato soddisfatto del rapporto con i colleghi (contro un 23% degli altri lavoratori) e il 25% aveva dichiarato di essere soddisfatto della relazione con il capo (contro un 19% degli altri lavoratori).

Il 78% delle grandi aziende interpellate aveva introdotto lo Smart Working per migliorare il work life balance, un 59% per incrementare engagement e attrazione dei talenti e un 43% per desiderio di introdurre una nuova cultura orientata al raggiungimento degli obiettivi.

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Così, i progetti che erano già stati introdotti nelle grandi aziende si dividevano tra un 50% di solo lavoro da remoto e un 50% di lavoro da remoto e revisione degli spazi.

Cos’è accaduto durante il periodo pandemico? L’Osservatorio Smart Working attesta cheil 68% dei lavoratori è riuscito a svolgere il proprio lavoro da remoto.

Un dato più interessante è stato raccolto da FPA, secondo il quale il 93% dei lavoratori intervistati ha dichiarato di voler continuare il proprio lavoro in Smart Working.

Come ha dimostrato la crisi i cambiamenti possono essere improvvisi e le aziende devono essere pronte a fronteggiarli, nel benessere proprio e dei lavoratori.

Come aumentare la produttività del tuo team in Smart Working

L’idea di fondo su cui poggia lo Smart Working è l’utilizzo delle nuove tecnologie per rendere possibile il lavoro a distanza e per superare quei limiti che possono renderlo poco efficiente.

Gli strumenti di sostegno pensati appositamente per il lavoro da remoto permettono di limitare gli aspetti negativi incrementando la produttività e la soddisfazione dei dipendenti.

Ma oltre a questi validi aiuti, è utile impostare una strategia che permetta a te e al tuo team di lavorare al meglio.

Soprattutto quando non ci si trova tutti nello stesso ufficio è fondamentale aumentare la comunicazione, impostare un piano di lavoro che consenta a tutti di lavorare veramente in Smart Working e dare supporto a chi ha bisogno di un aiuto per sfruttare al meglio le tecnologie a disposizione.

Ecco ciò che ti consiglio di fare per permettere al tuo team di dare il massimo anche se lavorate tutti in luoghi diversi.

1. Mantieni la comunicazione

Quando lavori nell’ufficio accanto a quello del tuo collega la comunicazione è immediata. Se hai qualche informazione da scambiare o se hai bisogno di un consulto, basta che ti rivolgi ad una persona, più o meno vicina a te.

Ma cosa accade durante lo Smart Working? La comunicazione non è più così immediata ma passa attraverso altri strumenti.

È quindi compito tuo quello di spronare il tuo team a mantenere una comunicazione attiva durante le ore di lavoro.

Sul web puoi trovare tanti servizi di aziende terze che prevedono la possibilità di chattare, di utilizzare calendari condivisi e anche di lavorare a più mani sugli stessi progetti.

Come puoi fare per migliorare la comunicazione? Oltre ad incentivare l’utilizzo delle piattaforme più congrue all’attività che i tuoi collaboratori devono svolgere, impegnati per primo a fissare delle attività di allineamento tra le tue risorse.

Possono essere delle chiamate di gruppo per confrontarsi su un progetto, dei momenti di domanda e risposta per capire come incrementare la produttività oppure delle riunioni periodiche per fare il punto della situazione.   

Prendi parte personalmente ai canali di comunicazione e impegnati a mantenerli attivi affinché tutti i tuoi collaboratori possano trarre il giusto beneficio.

Io e il mio team, per esempio, abbiamo due call di allineamento fisse al giorno, una prima di iniziare la giornata di lavoro e una alla fine. Servono per creare spirito di gruppo e per avere dei momenti dedicati alla condivisione dei progetti della giornata o per parlare di eventuali problematiche.

2. Definisci processi e obiettivi

Ogni modello lavorativo dovrebbe essere basato sulla definizione degli obiettivi da raggiungere. Un lavoratore che non ha un punto fisso verso cui indirizzare la propria attività rischia di brancolare nel buio disperdendo tempo ed energie.

Ma questo principio acquista ancora più valore quando parliamo di Smart Working.

Un dipendente che si trova in ufficio può ricevere costantemente compiti da svolgere da parte del suo supervisore, ma cosa accade quando ognuno deve organizzarsi in autonomia? Gli obiettivi aiutano a dare una direzione al proprio lavoro e responsabilizzano il lavoratore nella gestione dei propri compiti.

Fissa una data per il raggiungimento degli obiettivi e fornisci al tuo team i giusti strumenti per riuscire a raggiungerli.

Questo ti permetterà di lasciare che i membri del tuo team si gestiscano in autonomia senza che tu debba controllare ogni minimo passaggio.

Vedrai che il lavoro sarà molto più fluido e tu potrai mettere le tue energie a disposizione di altri progetti che necessitano della tua attenzione. Se le persone che lavorano con te sono autonome tu puoi dedicarti alle attività cruciali per far crescere ancora di più la tua azienda.

3. Unifica i tuoi sistemi

Controllare il lavoro è più facile nel momento in cui dipendenti e sistemi si trovano tutti nello stesso luogo. Ma cosa accade quando gli elementi come i processi, i documenti, la gestione e le persone stesse si trovano in luoghi diversi?

Le aziende si affidano già da anni a sistemi di cloud per rendere reperibili tutte le informazioni ai propri dipendenti in qualsiasi momento e in ogni luogo. Ma lo Smart Working fa qualcosa in più.

Per riuscire a lavorare in modo ottimale da remoto hai bisogno di un numero ben preciso di strumenti da utilizzare, ognuno con una funzione determinata.

Unificare i sistemi significa scegliere quali piattaforme utilizzare e non spaziare su servizi di cui non hai realmente bisogno.

Aziende terze spesso creano dei sistemi in grado di svolgere più funzioni in un’unica piattaforma. Questo significa designare un solo luogo per porre in essere tante attività a livello aziendale.

In questo modo riuscirai a semplificare il lavoro dei tuoi dipendenti e renderai più immediata la collaborazione tra di loro.

Se le tue risorse sono valide e gratificate e se hanno a disposizione ciò che gli serve per lavorare, potresti sorprenderti di quando beneficio ne trarrai tu stesso dalle loro prestazione e performance.

4. Pensa alla formazione

I tuoi collaboratori sanno già utilizzare al meglio gli strumenti che metti loro a disposizione per lo Smart Working? Sono in grado di gestire i processi a distanza? Hanno le giuste competenze per potersi organizzare in autonomia?

Lo Smart Working chiama in causa una serie variegata di conoscenze e competenze che tutti i collaboratori devono possedere per riuscire a svolgere al meglio il proprio lavoro.

Un’azienda che vuole ottenere sempre il massimo dai propri dipendenti non solo deve essere sicura di scegliere le persone giuste al momento dell’assunzione, ma deve anche preoccuparsi di fornire una costante formazione per far sì che possano ampliare sempre di più il proprio potenziale ed essere sempre aggiornate.

Come si può fare tutto questo a distanza? Grazie all’E-learning.

Con questo termine intendiamo l’utilizzo delle tecnologie digitali, e dello stesso Internet, per creare corsi che possano essere seguiti da remoto e possano rendere più semplice l’apprendimento da parte dei partecipanti.

Oggi i corsi online sono sempre più diffusi, sia a livello scolastico, tanto più a livello professionale. Grazie a questa nuova formula di insegnamento, i lavoratori possono partecipare ai corsi nel momento in cui lo ritengono più opportuno ed essere seguiti dal docente come se si trovassero in un’aula fisica.

Inoltre, se scegli di avere una piattaforma di E-learning che appartiene alla tua azienda, avrai la possibilità di modificarla, insieme agli sviluppatori, quando vuoi e potrai adattarla di volta in volta alle tue esigenze specifiche.

Se vuoi approfondire questo argomento leggi l’articolo dedicato alla creazione di progetti di formazioni per le aziende. Ti farai un’idea più precisa dell’offerta e di tutte le possibilità a tua disposizione.

Caratteristiche delle aziende che fanno Smart Working

Lo Smart Working è sostanzialmente una questione di tecnologia e di mentalità. Le aziende non devono dotarsi solamente di servizi cloud o di business app, che probabilmente già utilizzano.

Ciò che contraddistingue le aziende che permettono lo Smart Working è il mindset volto alla crescita, all’innovazione, alla voglia di sperimentare e di fare parte del futuro, del lavoro e della vita.

Questo tipo di azienda è quindi all’avanguardia dal punto di vista dei dispositivi tecnologici e dell’attitudine. Fornisce la corretta formazione ai propri collaboratori e ha a cuore il benessere di ogni singola persona al suo interno.

Se ti ricordi, all’inizio abbiamo detto che gli smart worker sono più produttivi, sono più coinvolti nella vita aziendale e hanno un rapporto migliore con il capo.

Un’azienda che prevede lo Smart Working è attenta a tutti questi elementi e sa che una maggiore soddisfazione lavorativa del proprio dipendente si traduce in una maggiore produttività e in un più elevato profitto finale.

Situazione dello Smart Working in Italia

In Paesi come gli USA, il Giappone, la Finlandia, la Svezia e i Paesi Bassi, lo Smart Working è già molto diffuso e sfruttato dalla maggior parte degli impiegati. Sono questi i dati rilevati da uno studio condotto da Eurofound.

In base a questa ricerca, in Europa l’Italia si posiziona come l’ultimo Paese con la più bassa percentuale di impiegati nell’utilizzo di sistemi a distanza.

Tuttavia, anche il Bel Paese ha dato chiari segnali di voler portare lo Smart Working nelle proprie aziende. Il Jobs Act, ossia la legge 81/2017, ha riportato espressamente le “Misure per la tutela del lavoro autonomo non imprenditoriale e misure volte a favorire l’articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato”.

In poche parole, grazie a questo provvedimento è stato regolato il lavoro agile in Italia.

Il Capo II del Jobs Act ha previsto lo Smart Working come una nuova tipologia contrattuale basata su una maggiore flessibilità negli orari e nella sede, nonché in una maggiore utilizzazione di strumenti informatici e telematici.

Sempre secondo i dati raccolti dall’Osservatorio Smart Working, il 56% delle grandi aziende ha reagito con iniziative strutturate, mentre lo hanno fatto solamente un 12% delle piccole e medie imprese, nonché un 16% delle pubbliche amministrazioni.

Anno dopo anno, anche nel nostro Paese lo Smart Working sta avendo sempre più considerazione dal punto di vista sia normativo che umano.

Quindi, anche se l’Italia è leggermente indietro rispetto al resto dell’Europa, lo Smart Working riguarda anche noi italiani!

Lo Smart Working è davvero il futuro?

La pandemia ha dimostrato al mondo intero che basare tutto il nostro sistema professionale su un’impostazione aziendale tradizionale non ci permette di fronteggiare tutti gli eventi che la vita ci pone di fronte.

Io sono un grande sostenitore degli strumenti tecnologici che perfezionano il modello di lavoro e che permettono alle aziende di ottenere più profitti migliorando, al contempo, la qualità della vita lavorativa.

Il periodo pandemico ha chiarito quanto lo Smart Working non sia solamente un obiettivo a cui tendere nel futuro, ma quanto rappresenti una necessità nel periodo storico all’interno del quale ci troviamo.

Le aziende che sono riuscite ad integrare agevolmente questa metodologia di lavoro hanno potuto proseguire la propria attività anche mentre la sede fisica doveva rimanere chiusa. Questo approccio ha quindi consentito di mantenere la produzione e contenete le perdite.

È chiaro che lo Smart Working non può essere applicato a qualsiasi settore merceologico. Pensa solamente al lavoro svolto da un meccanico, il quale non potrebbe certamente assemblare un’auto virtualmente. O almeno non ancora.

Tuttavia, penso che lo Smart Working rappresenti un grande salto avanti per tutti i settori che hanno la possibilità di introdurlo e che sia la soluzione più adatta nel momento in cui i sistemi tradizionali si mostrano inadeguati.

Conclusione

In conclusione, le tecnologie sono un fattore chiave nello sviluppo dello Smart Working il quale, a sua volta, è il punto cardine di una rivoluzione professionale. Consente ad imprenditori e lavoratori di continuare a produrre attraverso un lavoro più intelligente.

Vengono così ad essere considerate maggiormente la soddisfazione del lavoratore, la sua produttività, la conciliazione della vita lavorativa con quella personale. Ogni dipendente diventa più responsabile, autonomo e importante nel ruolo che ricopre in azienda.

Stacchiamoci dal concetto delle 8 ore lavorative tradizionali, della sede aziendale, del controllo da parte del capo.

Incentiviamo piuttosto il raggiungimento degli obiettivi, la capacità organizzativa, l’attrazione dei talenti, il miglioramento dei processi aziendali e il benessere di tutti i lavoratori.

Alcuni parlano di futuro, io parlo di presente.

Nella mia azienda lo Smart Working è già una realtà che ci ha permesso di proseguire il lavoro in periodo pandemico, ma non solo. Consente a me e ai miei collaboratori di essere più creativi, motivati e felici.

Se vuoi approfondire il tema dello Smart Working e delle tecnologie che servono alla tua azienda per affrontarlo al meglio, contattami per una consulenza.

Se continui a seguire il mio blog troverai ogni giorno contenuti gratuiti in cui tratto i temi della Vendita, del Marketing e del Mindset espressamente dedicati agli imprenditori e ai professionisti di oggi.

Qual è il tuo pensiero rispetto allo Smart Working?