Team Management efficace: consigli utili per la tua azienda

Un gruppo di lavoro ben gestito e con collaboratori intraprendenti è l’ingrediente segreto per sviluppare un’azienda destinata al successo.

Perché? Bene, se i tuoi collaboratori tirano avanti per inerzia e non sono affatto interessati alla crescita e allo sviluppo della tua attività, è inevitabile che non riusciranno a dare il meglio di loro stessi e finiranno per lavorare poco e male.

Gestire un team, e farlo bene, significa creare un ambiente di lavoro positivo e assicurarsi che tutte le persone coinvolte siano felici e messe nelle condizioni di poter essere produttive. Oggi su parla anche di work life balance.

Ricorda, senza persone motivate, farai davvero molta fatica ad avere risultati positivi.

Ma come si fa ad avere un team management efficace?

Innanzitutto, le persone vanno valorizzate al massimo, e un team management efficace prevede che ciascuna di loro sia messa nelle condizioni di lavorare bene. Inoltre, ti permette di migliorare tutte quelle qualità trasversali che trovi nella lista delle soft skills e che devono possedere dipendenti e collaboratori ad essere più produttivi e concentrati sul lavoro.

Cos’è il Team Management

Ci sono alcune attività che non possono essere svolte individualmente. I collaboratori hanno bisogno di incontrarsi, discutere tra di loro e lavorare insieme per la realizzazione di un obiettivo comune. Per capire verso dove sta andando la tua azienda e dove si trova, prima procedi con un Internal Audit, ovvero una verifica interna, e poi vai a migliorare gli aspetti necessari. Ma in generale, ti posso dire che uno dei punti di forza o a sfavore di un’azienda è il suo team e per avere un gruppo di lavoro forte c’è bisogno di un capo squadra eccezionale.

Ed è qui che entra in gioco il team management. Si riferisce alle varie attività che uniscono un team, che portano le persone a fare gruppo avvicinando i membri tra loro per raggiungere gli obiettivi prefissati. 

Ciò significa completare progetti insieme o eseguire attività quotidiane fianco a fianco. In ogni caso, il team manager deve delegare le attività alle persone giuste allo stesso modo, aiutare a stabilire le priorità e discutere eventuali problemi che potrebbero sorgere.

Per i membri di un team, la loro squadra deve essere la loro priorità, e tutto il resto dovrebbe passare in secondo piano. Tutti i collaboratori infatti dovrebbero essere molto concentrati sui loro obiettivi.

Se vuoi scoprire di più su come gestire con successo il tuo team sei nel posto giusto. Infatti, tratto anche questo tema così delicato e indispensabile nel mio percorso di Business Coaching.

Di cosa di tratta? Di lavorare fianco a fianco con un professionista del settore e imparare, attraverso la sua esperienza, le tecniche di gestione che funzionano meglio in azienda.

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Perché è diventato così importante in azienda

Uno dei vantaggi del team management, o del team coaching, è che promuove la costruzione di un legame tra colleghi sul posto di lavoro. Avere la persona giusta al proprio fianco, ricevere i task migliori in base alla personalità e al background educativo di ogni collaboratore è importante per tutto il team.

Sfruttando appieno le  capacità uniche dei singoli dipendenti, selezionati attentamente in un processo di talent scouting, il team manager è in grado di delegare facilmente i progetti ai membri del team per la massima efficienza. Il che porta al  completamento tempestivo del progetto e alla soddisfazione del cliente.

Ecco perché il team management è diventato così importante per le aziende: dà la possibilità di tirare fuori il meglio da ogni collaboratore, e lavorando insieme si riescono ad ottenere risultati sempre più alti.

È ovvio che un cervello singolo non può produrre gli stessi risultati che può ottenere una squadra forte, sia in termini di tempo che di qualità.

Quando ogni dipendente ha responsabilità e risultati chiari, è in grado di concentrarsi meglio sui propri compiti. Ciò è particolarmente vero quando tali responsabilità sono strettamente correlate alla loro specializzazione e al livello di interesse. Lavorare in team è un modo creativo per sfruttare al massimo le migliori qualità dei tuoi collaboratori. Un approccio interessante per la gestione aziendale è il Management by Objectives, MbO.

Un punto altrettanto significativo per comprendere l’importanza della gestione del team è la maggiore soddisfazione dei dipendenti. Quando le persone si uniscono per formare una squadra, imparano a fare affidamento l’una sull’altra.

Questo legame crea un’atmosfera positiva sul posto di lavoro, essenziale per la loro produttività e per il loro benessere psicologico.

Una buona gestione del team mira a ridurre  i conflitti inutili tra i membri del team. Il miglioramento delle relazioni con i dipendenti è un “effetto collaterale” effettivamente piacevole di un consolidato senso di fiducia tra di loro.

Il lavoro di squadra rende i dipendenti più felici!

Quali sono i tipi di manager

Ci sono vari modi per rispondere alla domanda su quali sono i tipi di manager.

Dal punto di vista dei ruoli all’interno di un’azienda, ci sono manager di alto livello, cioè i dirigenti, i quadri intermedi, con il potere di prendere decisioni all’interno della propria area. Poi ancora, i manager di reparto, professionisti che lavorano a stretto contatto con la propria squadra e i capi squadra che hanno la responsabilità di particolari progetti.

Ovviamente dipende dalla grandezza e dall’organizzazione interna dell’azienda e si possono avere più o meno figure che si occupano della gestione ai vari livelli.

Ma io ti voglio parlare anche di un altro modo per comprendere i diversi tipi di gestione, una modalità che ha a che fare con lo stile con cui si gestisce la propria squadra.

Ecco le diverse tipologie di manager:

• Visionario: si tratta di un manager carismatico il cui focus non è il controllo, ma la motivazione del team, attraverso la condivisione delle strategie e dimostrando fiducia nei confronti delle persone;
• Autoritario: questo tipo di manager ha le idee chiare sulla propria strategia e fa in modo che tutti gli altri la seguano e la eseguano. Si aspetta obbedienza dai dipendenti e tende ad accentrare il potere nelle proprie mani;
• Collaborativo: questo viene anche definito manager-coach, supporta i collaboratori ed è un vero leader per la squadra. Rafforza il rapporto tra lui e i dipendenti e anche tra gli stessi membri del team, concede fiducia e ha la capacità di delegare;
• Democratico: un manager che promuove il confronto e la condivisione di idee tra le persone con l’obiettivo di trovare spunti di miglioramento, soluzioni e nuove strategie di azione;
• Permissivo: questo è l’approccio più distante da quello autoritario, pone il focus soprattutto sulla libertà e l’auto-gestione dei proprio compiti. Si limita a dare delle linee guida e a tenere d’occhio che vengano rispettate.

Qual è la tipologia di gestione migliore?

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Dipende. Non è detto che tu debba essere sempre uguale nella gestione della squadra, ci possono essere volte in cui funziona meglio un tipo di management e altre in cui sono più proficui altri.

La bravura del manager sta anche nel capire con che tipo di persone ha a che fare e quale gestione è la più efficacie di volta in volta.

Come motivare il proprio team

Uno dei modi per ottenere il meglio dalle persone con cui si lavora è avendo la capacità di motivarle e farle sentire bene.

Non puoi scindere l’essere umano dal collaboratore, perché una persona dà il meglio di sé quando si sente gratificata, apprezzata e presa in considerazione.

Inoltre, più i tuoi collaboratori sono felici più si impegneranno nel proprio lavoro e più risultati di successo riusciranno a portare all’interno dell’azienda.

Quindi, adesso ti svelo 5 modi per motivare il tuo team:

1. Includi i tuoi collaboratori nei processi: il modo migliore per far sentire le persone partecipi, dunque responsabili, è includendole all’interno dei processi strategici. Anche se il tuo stile di management non prevede questa modalità di azione, prendi in considerazione di far sapere ai membri del tuo team quali decisioni devono essere prese e con quale scopo;
2. Riconosci un lavoro ben fatto: quando i tuoi dipendenti mostrano un particolare livello di impegno e una forte dedizione al lavoro e al raggiungimento degli obiettivi, fai sentire loro che questa attitudine è apprezzata e ben considerata. A nessuno piace fare sacrifici senza che vengano riconosciuti;
3. Facilita le comunicazioni: tieni informati i tuoi collaboratori sullo stato dei lavori, coinvolgili nei flussi, rendili consapevoli di quello che sta succedendo e degli obiettivi che devono essere raggiunti. Più sono informati e più riusciranno ad aiutarti nella gestione dei propri compiti e nel raggiungimento dei risultati;
4. Agevola l’autonomia: lascia ai tuoi dipendenti un po’ di autonomia e auto-gestione del lavoro. Non sono delle macchine e non funzionano tutti con gli stessi ritmi, quindi prova a dare maggiore flessibilità negli orari e nella modalità di portare a termine le attività assegnate, ovviamente nel rispetto delle scadenze;
5. Concedi la possibilità di sbagliare: la politica del terrore non aiuta mai a ottenere lavori ben fatti. Se le persona hanno troppa paura di sbagliare, allora sbaglieranno. Questo non vuol dire che il lavoro deve essere fatto con superficialità, ma gli errori capitano e mortificare le persone che li hanno fatti non porterà nulle di buono.

Per consentire ai dipendenti di diventare più autonomi comunica chiaramente le tue aspettative e delega i compiti. Dopodiché monitora il lavoro svolto e resta a disposizione per dare il tuo aiuto affinché sviluppino sempre maggiori capacità.

Problemi nella gestione del team

Quando si lavora in team non sempre è tutto rose e fiori, bisogna anche prepararsi ad affrontare problemi e risolverli nel miglior modo possibile.

Innanzitutto, il problema principale nella gestione di un team è quello di costruire un rapporto di fiducia tra i membri della squadra e il manager o l’imprenditore. La fiducia in una squadra è importante, è un elemento fondamentale di tutte le relazioni e soprattutto nei team di lavoro.

I manager infatti spesso non si rendono conto che la mancanza di fiducia può demotivare i membri del team, che finiranno per lavorare poco e male.

E da qui nasce un altro problema: la produttività.

I dipendenti possono trascorrere periodi di tempo in cui non sono produttivi come al solito. E in un gruppo di lavoro una diminuzione della produttività di un solo elemento a volte può influire sugli altri membri del team e sugli obiettivi generali.

I team leader che riesaminano costantemente i processi e le procedure all’interno dell’azienda possono aumentare l’efficienza di un team grazie ad analisi del flusso di lavoro per rivedere i sistemi attuali e ristrutturare le aree deboli. 

Un altro modo per affrontare questa sfida è porre domande e offrire soluzioni ai loro problemi. Le riunioni individuali offrono ai manager una grande opportunità per ristabilire le aspettative riguardo alla produttività del lavoro.

Inoltre una sfida comune che i manager devono affrontare per un team management efficace è l’assenza di una struttura, soprattutto quando supervisionano un nuovo team. A seconda dell’ambiente di lavoro, alcuni team potrebbero dover essere supervisionati più da vicino di altri per mantenere alti i livelli di produttività.

Prenditi del tempo per sviluppare una struttura organizzativa che aiuti i dipendenti a sapere cosa ti aspetti da loro. 

Come si gestisce un gruppo di lavoro

Michael Jordan una volta ha detto: “Il talento vince le partite, ma il lavoro di squadra e l’intelligenza vincono i campionati”.

Ha ragione: provare a farlo da solo raramente porta alla crescita dell’azienda, motivo per cui una gestione efficace del team è così importante.

Essere un team leader, o avere una persona addetta alla gestione di un team, è fondamentale perché aiuta il gruppo a lavorare meglio.

Ecco allora alcuni consigli per gestire un team di lavoro nel migliore dei modi.

Comunica in modo diretto e trasparente con il tuo team

Durante il 2019, l’80% dei lavoratori statunitensi intervistati ha dichiarato di aver sperimentato stress a causa di una comunicazione aziendale inefficace o scarsa .

Sono necessarie capacità di comunicazione efficaci per garantire chiarezza a livello di team su compiti, scadenze e obiettivi. Questa trasparenza consente a un team di concentrarsi sulla propria produttività e collaborazione.

D’altro canto, la scarsa comunicazione abbassa il morale e la produttività dei dipendenti. Ciò influisce negativamente sulla soddisfazione del cliente e sui profitti.

Incoraggia la collaborazione in team

I dipendenti che affermano di sentirsi parte di un team hanno 2,3 volte più probabilità di essere produttivi al lavoro. Quindi, se il lavoro di squadra porta a dipendenti produttivi, allora come si fa ad incoraggiare la collaborazione?

Una collaborazione efficace è fondamentale per i membri del team per garantire che i progetti vengano consegnati in tempo senza conflitti.

Le piattaforme con un modello di monitoraggio del progetto personalizzabile possono essere utilizzate dai manager per impostare un progetto. Tutte le persone coinvolte nel progetto possono quindi tenere traccia di attività, scadenze e modifiche rapidamente.

Software per la gestione del team aziendale

Ma quali sono allora i migliori software per la gestione di un gruppo di lavoro?

Una piattaforma che monitora i dipendenti, come monday.com, può aiutare i manager e i membri del team a comunicare meglio. Ad esempio, un manager può utilizzare un  piano di comunicazione del progetto per riunioni, attività e revisioni dei progressi.

Un altro tool molto diffuso invece è Asana, che da la possibilità di gestire e condividere documenti e progetti con colleghi, dipendenti e collaboratori grazie ad una struttura formata su più livelli.

Comunque, qualsiasi software tu utilizzi, il nostro consiglio è quello di gestire il tuo team in maniera produttiva e assegnare ad ognuno dei membri dei task in base alle loro skills più forti.

Libri di Team Management

Se il tema del team management ti appassiona, esistono tantissimi libri che coprono questo argomento e studiandoli potrai sicuramente approfondire le tue conoscenze e imparare qualcosa di nuovo.

Superare le Cinque Disfunzioni del Lavoro di Squadra

Il libro di Patrick Lencioni, “Superare le cinque disfunzioni del lavoro di squadra“, è una lettura obbligata per chiunque faccia parte o gestisca un team aziendale. È un libro in cui si racconta grazie ad esempi di storie di vita quotidiana, quali sono i principali errori e le cause che portano scarsi risultati quando si lavora in gruppo. E’ un libro molto utile da cui sono sicuro che potrai ricavare qualche spunto interessante.

Cultura d’azienda e leadership

Ho letto questo libro di Edgar Schein dall’inizio alla fine e consiglio di leggerlo a chiunque sia interessato alla gestione di un team o alla trasformazione culturale. Shein è un consulente di fama mondiale ed è anche un ex professore del MIT. Se stai cercando il capitolo migliore, ti consiglio il capitolo 16 intitolato “Un modello di gestione del cambiamento e il leader del cambiamento”. Questa è stata la prima volta che mi sono imbattuto nel concetto di ” ansia da apprendimento “. 

Shein delinea otto tattiche che i leader devono implementare per stabilire la “sicurezza psicologica”, qualcosa che è assolutamente fondamentale se si desidera una cultura del “fallimento veloce” e dell’apprendimento continuo.

HBR’s 10 Must Reads on Managing Yourself 

Anche se questo libro è presente soltanto in lingua inglese, te lo consiglio lo stesso perché è stato scritto dalla Harvard Business Review ed è una raccolta di 10 articoli famosi scritti da grandi del management. Trattano argomenti come la leadership, la gestione del tempo, l’autocoscienza e come essere un vero leader significa confondere i confini tra lavoro e vita domestica. Inizia con un articolo bonus di Clayton Christensen intitolato “Come misurerai la tua vita?”

Da buono a fantastico

Jim Collins in questo libro utilizza esempi di vita reale per mostrare come i grandi leader utilizzano la strategia, l’esecuzione e le capacità di leadership per portare al massimo le prestazioni della loro azienda. Non sorprende che le persone di cui i leader si circondano possano creare o distruggere un’azienda. 

Collins accenna alla sua famosa analogia di portare prima le persone giuste “sul bus” e poi lavorare con loro per progettare il loro ruolo ideale. Mette inoltre l’accento sulla leadership rimanendo umile e mettendo sempre ciò che è meglio per l’azienda prima delle proprie esigenze. Anche se basilare, è terribilmente impattante quando leggi esempio dopo esempio le grandi strategie e i leader che le hanno guidate.

Come essere un buon team manager

A questo punto avrai capito quanto è importante sviluppare un team management efficace ed imparare a gestire i tuoi collaboratori per farli diventare più produttivi, non è così?

Bene, se vuoi imparare a gestire il tuo team in maniera efficace, ho una buona notizia per te.

Per aiutare imprenditori e liberi professionisti, o chiunque altro abbia bisogno di un sapere come gestire un gruppo, ho realizzato un percorso di Coaching in cui ti guido passo passo nella realizzazione dei tuoi obiettivi.

E prima di iniziare questo percorso, hai la possibilità di richiedere una sessione. In questa telefonata scoprirai qual è il percorso di coaching più adatto a te e alla tua azienda, e insieme al nostro tutor valuterai se possiamo aiutarti a raggiungere gli obiettivi che hai in mente.

Non devi fare altro che compilare il modulo che trovi qui in basso e richiedere una telefonata con noi. Sarai ricontattato al più presto, ma fai attenzione.

La possibilità di richiedere una chiamata gratuita non sarà disponibile ancora per molto, perciò non perdere altro tempo e prenotala subito, altrimenti rischierai di non poterne più approfittare.